На ресурсе HR-Portal вышла статья Заместителя руководителя кадрового отдела КСК ГРУПП Аиды Ибрагимовой «Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста»
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов.
Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.
Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации.
Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Проверка наличия обязательных кадровых документов
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:
- документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
- документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации.
Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах.
Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.
Экспертиза документов
После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.
Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.
Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании.
Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись.
При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.
В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.
В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.
Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).
Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.
При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки.
Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.
Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.
Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.
Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.
Оформление итогов кадрового аудита
По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.
Отчет можно разделить на два блока.
В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).
Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).
Пример из практики
По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:
- Нет обязательных локальных нормативных актов.
- Нет документов по штатному расписанию.
- Нет графика отпусков.
- Отсутствуют табели учета рабочего времени.
- Нет обязательных кадровых журналов.
- Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
- Нет приказов по личному составу.
- Нет личных карточек работников.
- Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
- Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
- Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
- Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
- В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
- Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.
Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.
Нет сомнений в том, что кадровый аудит — важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки.
Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита.
Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.
Проверяем кадровую документацию своими силами — внутренний кадровый аудит
Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:
— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);
— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).
Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.
Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА
Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:
перед государственной проверкой;
при смене руководителя организации или кадровой службы;
в случае изменения законодательства и т.д.
- Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ
- Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ . В нем целесообразно установить:
- — задачи и цели проведения аудита;
- — сроки проведения аудита.
Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.
| Справочная информация. Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/. План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год. |
— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.
Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;
— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.
Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы.
Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке.
К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:
- правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
- штатное расписание;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- трудовые книжки;
- должностные и рабочие инструкции;
- личные дела работников;
- личные карточки (для военнообязанных) ;
- приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
- графики (отпусков, работ, сменности);
- табели использования рабочего времени и др.
Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ
Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) .
Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.
Проверка ЛНПА.
К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. . При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:
- — не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);
- — оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить ;
- — не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде и др.
При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними . Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.
- Проверка трудовых договоров (контрактов).
- Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:
- всех обязательных сведений и условий ;
- подписей обеих сторон (работника и нанимателя) .
- Проверка личных дел.
Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц ), .
- Анализируя личные дела, следует обратить внимание:
- — на последовательность включения в них документов;
- — наличие в них обязательных документов.
- Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.
- Внутренняя опись документов личного дела.
- Дополнение к личному листку по учету кадров.
- Личный листок по учету кадров.
- Автобиография.
- Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
- Заявление о приеме на работу.
- Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
| Обратите внимание! При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др. . |
В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) .
Проверка приказов по личному составу.
Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные .
Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:
— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;
— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.
Проверка трудовых книжек.
Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной .
Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству . Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.
- Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:
- несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;
- несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;
- неверное внесение исправлений;
отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.
Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета.
Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением.
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .
Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА
По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:
- порядок и срок проведения аудита;
- проверенные кадровые документы;
- выявленные в ходе проверки нарушения;
- рекомендации по устранению нарушений и др.
Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.
Кадровый аудит: польза, виды, процедура | «Правовест Аудит»
Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.
Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства.
Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.
Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.
Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.
Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.
Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения.
Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации.
К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.
ТОП-8 «трудовых» нарушений, выявляемых при проверках в 2021 году
Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).
Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.
По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.
Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны.
При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях.
Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.
Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства.
Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам.
Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.
Например, целесообразно провести кадровый аудит:
Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.
Во время этого этапа необходимо:
Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено.
Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.
В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
К обязательным документам относятся:
Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.
Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.
При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.
С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда).
Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д.
В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.
Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.
Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.
Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.
В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.
Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.
Как провести экспресс HR-аудит своими силами на новом месте – АКГ «Деловой профиль»
Главный секрет первичного аудита HR-среды – в грамотной последовательности действий и отсутствии резких решений. Постепенно разобраться с провалами и оптимизировать процессы вам поможет простой алгоритм, приведенный ниже.
Познакомьтесь со стейкхолдерами и главными игроками
Суть HR-стратегии заключается в положительном влиянии на результаты бизнеса, поэтому первое, что следует сделать на новом рабочем месте, чтобы оптимизировать HR-процессы с выгодой для бизнеса – это познакомиться с акционерами и первыми лицами компании.
Узнайте основные источники успеха организации, стратегию, цели, планы на 2021 год, корпоративную миссию и ценности. Сообщены ли они сотрудникам? В первые рабочие дни выясните, кто ваши основные клиенты, какие у них потребности.
Эта информация поможет понять портрет целевого сотрудника и грамотно назначить обучающие курсы.
Если вы перешли не только в новую компанию, но и в новую сферу, познакомьтесь и с ее главными ключевыми игроками. Именно с ними вам предстоит конкурировать в борьбе за таланты.
Сравните их карьерный сайт, лендинги, описание на работных сайтах и HR-странички в соцсетях с ресурсами вашего нового HR-бренда.
Занесите в план на ближайший месяц задачу по адаптации самой яркой «фишки», которой в новой компании еще нет — например, разместить во всех ресурсах HR-бренда видеоролик о жизни в компании.
Оцените вовлекающую среду в компании
Чтобы понять атмосферу в новом коллективе, выборочно поговорите с коллегами или проведите опрос. Узнайте, демонстрируют ли менеджеры лидерство, признают ли они достижения сотрудников, действительно ли организация живет ценностями, которые заявляет.
Выясните, развивает ли компания сотрудников: получают ли они ценностные предложения, проводят ли с ними карьерные консультации, намечен ли профессиональный план их дальнейшего развития. Также полезно будет выяснить, каким образом бизнес заботится о коллективе: устраивает ли людей зарплата и нематериальные мотиваторы.
Пересмотрите и результаты выходных интервью, чтобы определить главные причины, по которым люди уходят из компании.
Результаты экспресс-аудита вовлекающей среды удобно свести в SWOT-анализ по образцу ниже.
Выписать сильные и слабые стороны, предложить, как сильные стороны превратить в возможности, для слабых сторон укажите риски, которыми они чреваты.
Результаты такого анализа пригодятся, чтобы оптимизировать систему мотивации. Именно SWOT-анализ помогает эйчару установить прямую связь с бизнесом и решить основные проблемы.
Пример SWOT-анализа вовлекающей среды
| Сильные стороны | Возможности |
|
|
| Слабые стороны | Угрозы |
|
|
После знакомства с ключевыми фигурами, целями и бизнес-средой, переходите к аудиту HR-команды и ресурсов.
Поговорите со своей командой: выясните функционал, зоны ответственности членов команды, пробуксовывающие процессы и причины, по которым это происходит.
Далее требуется внимательно изучить ресурсы. Выясните, есть ли бюджет на HR-инструменты или отделу приходится воплощать любые задачи «на коленке» — через бесплатные сервисы с обрезанным функционалом.
А чтобы перенять финансы и убедиться, что ваш предшественник не намудрил с расходами, сверьтесь, насколько план бюджета отличается от факта на момент проверки.
Пересмотрите крупные грядущие расходы: какие рационально оптимизировать, какие добавить, исходя из условий новой реальности.
Проверьте главные HR-документы и процессы
Дальше переходите к экспресс-аудиту главных блоков по образцу ниже. Для начала убедитесь, что вам не придется создавать заново базовые документы. Если они есть, оцените их качество. Выясните, как организованы ключевые процессы.
Кроме направлений из примера отдельно проанализируйте автоматизацию и организационный дизайн. Соберите свежие результаты по всем цифровым HR-решениям на новом месте. Посчитайте разницу от выгоды и затрат.
В затратах не забудьте посчитать также оплату рабочего времени эйчаров, которые работают с сервисом. Узнайте у них, удобна ли программа, бывали ли сбои. Кроме того, проверьте, как автоматизация отразилась на обязанностях вашей команды.
Неграмотная автоматизации часто выливается в дублирование функций и задач.
Если ваш предшественник был идейно против цифры, и вам достался отдел, который почти не пользуется современными сервисами, заготовьте для разговора с генеральным директором факты ущерба от такого подхода. Скорее всего, в ходе аудита вы обнаружите отсутствие внешних связей, проектных команд и культуру отрицания инноваций. Все это повышает ФОТ отдела и затормаживает развитие.
Все ошибки, которые найдете в ходе HR-аудита, соберите в план работ на ближайший месяц и утвердите у руководства компании. Естественно, это только «вершина айсберга», но для эффективной работы на первый месяц этих сведений будет достаточно.
Чек-лист. Что директору по персоналу проверить в HR-блоках в первые недели работы
| Какие документы и блоки проверить | Готово | Какие процессы проверить | Готово |
| Блок № 1 — Рекрутинг | |||
| План найма на год | Публикация и описание вакансий | ||
| Образец заявки на подбор | Процесс согласования вакансий | ||
| Лист оценки кандидата | Внутренние рассылки вакансий | ||
| Джоб-оффер и письмо-отказ | Коммуникации с соискателями | ||
| Портрет целевого сотрудника | Организация стажировок | ||
| Политика внутренних переводов | Внутренние рассылки вакансий | ||
| Работа с ВУЗами | Организация практик, инициативных стажировок, дня открытых дверей в компании | ||
| Блок № 2 — Адаптация | |||
| Адаптационные материалы новичку на всех этапах (preboarding, onboarding, induction) | Взаимодействия линейных менеджеров и HR по адаптации | ||
| Планы адаптации | Встречи | ||
| План на первый месяц | Наличие и актуальность плана на первый месяц работ, формирование списка задач на период испытательного срока | ||
| Разработанная программа коучинга | Наличие в компании постоянных менторовнаставников | ||
| Блок № 3 — Оценка сотрудников | |||
| Результаты оценок за два года | Выбор системы оценки | ||
| Обзор рынка сервисов по оценке навыков | Назначение системы для оценки разным категориям сотрудников | ||
| Регулярные ассесмент центры для руководителей | Наличие и регулярность проведения: т.е. есть ли внешняя проверка руководителей на соответствие занимаемой должности и с какой периодичностью она проводится в компании Наличие плана мероприятий по итогам оценки | ||
| Блок № 4 — Развитие | |||
| Приказ о грейдинге — оценке должностей | Оценка потребностей развития компании | ||
| Скрипт карьерных консультаций | Обучение консультациям | ||
| Блок № 5 — Управление корпоративными знаниями, обучение | |||
| Оценки результатов обучения | Процесс сохранения знаний | ||
| Выполнение KPI обученными сотрудниками | Обновление корпоративной библиотеки | ||
| Политики внешнего и внутреннего обучения | Выбор целевых навыков и качеств | ||
| Блок №6 — Компенсации и льготы | |||
| Трудовые договора, результаты оценки и обзоры зарплат | Пересмотр компенсаций | ||
| Опросы удовлетворенности | Выбор нематериальных мотиваторов | ||
| Членство в профессиональных организациях | Оплата повышения квалификаций и переподготовок | ||
| Блок № 7 — Удержание талантов | |||
| Опросы удовлетворенности | Соблюдение баланса работы и личной жизни | ||
| Правила предоставления обратной связи | Работа с жалобами сотрудников | ||
| Планирование преемственности (30% вакансий закрываются внутренним наймом) | Как осуществляется формирование кадрового резерва, есть ли в аттестационных листах предложения о внесении в кадровый резерв на должность более высокого уровня | ||
| Блок № 8 — EVP и бренд работодателя | |||
| Сравнение EVP с рынком | Сформулированное EVP (не менее 20 пунктов) | ||
| Наличие стратегии продвижения бренда HRPR | Фокус на внутренних изменениях на основе внешних потребностей потенциальных кандидатов | ||
| Блок № 9 — корпоративная культура | |||
| Сформированная корпоративная культура. Миссия, видение ценности | У компании есть описание корпоративной культуры (корпоративный кодекс, книга новичка) | ||
| Отбор соискателей также проводится на основании корпоративных ценностей компании | Текущая корпоративная культура соответствует заявленнойжелаемой | ||
| Блок № 10 – кадровая безопасность | |||
| Выполнение законодательных норм | Безопасное хранение персональных данных сотрудников | ||
| Постоянный мониторинг изменений в законодательстве | Обновление форм документов согласно нововведениям, проведение инструктажей, обеспечение соответствия кадровой документации правовым нормам | ||
| Блок № 11 – организационное развитие | |||
| Курс на бирюзовые организации | Рост проектных команд | ||
| Аутсорсинг ненужных частей | Отказ от громоздкой структуры | ||
| Задвоение функций | Выявление дублирующих функций, отказ от ненужных должностей | ||
| Блок № 12 – метрики и аналитика | |||
| Риск ухода сотрудников | Уровень вовлеченности | ||
| Командная эффективность | Риск выгорания | ||
| Внутренний найм | % внутреннего найма | ||
| Блок № 13 — Well-being: счастье для сотрудников | |||
| Приказ о возможности работать в гибком графике | Нематериальная мотивация | ||
| Результаты оценки СОУТ | Эргономика рабочего места | ||
| Договор ДМС с сотрудником | Забота о здоровье | ||
| Политика безопасности и условий работы | Безопасность, отслеживание метрик происшествий |
В заключении можем сказать, что HR-аудит должен выявить наличие 6 главных факторов, определяющих эффективность работы службы персонала:
-
разработанная HR-стратегия;
-
выстроенные процессы;
-
управление изменениями;
-
эффективная HR-команда;
-
наличие инструментов для работы;
-
правильная организационная структура.
Источник: Пресс-центр Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», журнал «Директор по персоналу»