Руководители предприятий нередко отправляют своих подчиненных лиц в различные командировки для решения служебных задач, согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ. Однако, иногда запланированную командировку, руководитель вынужден отменить из-за различных обстоятельств.
Для безукоризненного проведения процесса отмены вояжа, потребуется опубликовать соответствующий приказ. О том, как грамотно составить такое распоряжение будет рассмотрено ниже.
Формат документа
Распоряжение, отменяющее служебную поездку, не обладает утвержденной формой, и может формироваться в произвольном стиле. Тем не менее, каждое предприятие вправе самостоятельно разработать собственную форму, утвержденную руководством, для дальнейшего использования шаблона.
При этом, такой приказ можно заполнить вручную или распечатать на принтере, предварительно набрав на компьютере. Заполнять такое распоряжение можно на стандартном листе А4 или на бланке компании с обозначенными реквизитами и логотипом. Последний вариант более предпочтительный.
Структура приказа, отменяющего командировку, обязана быть соблюдена аналогично распоряжениям, применяемым в делопроизводстве. Приказ обязан состоять из следующих основных подразделов:
1) Вступительной части, где отображается:
- Наименование предприятия.
- Название документа с присвоенным номером.
- Место и время его формирования.
- Обоснование издания распоряжения с указанием причины.
2) Распорядительной части, с перечислением следующих пунктов:
- Распорядительных указаний по отмене служебной поездки.
- Отмене предыдущего приказа на отправку работника в командировку.
- Назначение лица, отвечающего за исполнение приказа.
3) Заключительной части, где отображены:
- Подписи директора, утверждающего распоряжение.
- Подписи лиц, которые обязаны ознакомиться с документом.
Примечание. При наличии документов, относящихся к отмене поездки, их список перечисляется в приложении, который размещается после распорядительной части приказа.
По каким причинам может быть отменена командировка?
Причин для отмены запланированного служебного поручения может быть множество. К самым распространенным относятся:
- Утрата актуальности командировки.
- Перенос сроков служебной поездки.
- Заболевание подчиненного лица, неожиданный отпуск или отгулы (к примеру, по семейным причинам).
- Прочие непредусмотренные ситуации.
Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки?
В любом публикуемом распоряжении требуется отобразить обоснование его оформления. Обычно, причина и основание оформляемого приказа, отменяющего служебный вояж, отображается в преамбуле распорядительного акта после обозначения названия бланка и даты его заполнения.
В данном варианте, в приказе, отменяющим командировку, отображение причины является обязательным условием. Кроме этого, здесь же требуется сослаться на законодательную норму РФ, или на внутриведомственную служебную докладную, или акт, относящийся к распоряжению.
Как составить приказ в 2021 году?
Осуществляемые внутри учреждения действия всегда фиксируются определенными документами. Командировки не являются исключением. Некоторые считают, что для отмены командировки достаточно устного указания директора. Однако – это не верно.
Для отправки специалиста в командировку руководитель фирмы обязан опубликовать приказ, в котором расписывается подчиненное лицо, планируя свои дальнейшие действия. Согласно приказу, бухгалтерия оформляет командировочный бланк, осуществляются кадровые и бухгалтерские проводки, а также прочие действия.
Поэтому для отмены служебной поездки требуется опубликовать новое распоряжение, на основании которого будут аннулированы ранее оформленные документы, а именно:
- Командировочный бланк.
- Возвращены деньги, выданные на служебную поездку.
- Сданы билеты, если они уже были закуплены, и т.д.
Процедура подготовки приказа, как и выполнение прочих действий, отменяющих служебное поручение, в большинстве своем, определяется внутриведомственными актами предприятия (К примеру, положением о командировках).
В таком положении может быть предусмотрено:
- Порядок подготовки и опубликования распорядительных документов на предприятии, в отношении командировок.
- Порядок отчетности при возврате из командировки.
- Действия персонала, несущего ответственность за подготовку документации при оформлении командировочных.
Важным моментом является, чтобы приказ, отменяющий командировку был обоснованным. Приказ, отменяющий командировку, заполняется произвольно и не является сложным документом. Форма и структура такого распоряжения должна соответствовать аналогичным распорядительным документам, принятым в делопроизводстве. Документ может быть заполнен, как на стандартном листе А4, так и на бланке предприятия.
Формирование такого распоряжения нужно осуществлять с заполнения вступительной части, а именно:
- Наименования предприятия и его реквизитов. Текст располагается вверху листа по центру строки. Если распоряжение оформляется на фирменном бланке, то такие данные уже отображены в нем.
- Названия документа с обозначением номера.
- Места и даты его заполнения.
- Преамбулы, где отображается причина отмены служебного вояжа и основание для опубликования приказа.
5.) Далее требуется перейти к заполнению распорядительной части распоряжения, начиная со слова «Приказываю:», с обозначением:
- Ф.И.О. должностного лица, по отношению к которому отменяется командировка, с указанием населенного пункта, куда должен быть выехать работник и даты выезда.
- Пункта об аннулировании предыдущего приказа на командировку.
- Ф.И.О. должностного лица, которому поручено проконтролировать исполнение распоряжения.
- При наличии материалов, на основании которых осуществляется отмена поездки, заполняется раздел «Приложение», где они перечисляются.
6) В завершающей части распоряжения нужно:
- Утвердить данный приказ директору, расписавшись под документом.
- Пригласить лиц, которые упомянутых в распоряжении, для ознакомления с приказом, чтобы они расписались в соответствующе графе.
При надобности, в данное распоряжение можно внести любые добавочные сведения, которые являются важными. При наличии документов, перечисленных в приложении, их нужно прикрепить к распоряжению.
Содержание
- Невзирая на то, что приказ, отменяющий командировку, может быть заполнен произвольно, он обязан содержать структуру, соответствующую подобным распоряжениям, используемых в делопроизводстве. Данный приказ обязан содержать следующие сведения:
- 1) Наименование и реквизиты предприятия.
- 2) Заглавие бланка и его номер.
- 3) Краткое содержание распорядительного акта.
- 4) Место и дату его подписания.
- 5) Преамбулу, где отображается причина и основание для опубликования документа.
- 6) Распоряжение с отображением:
- Ф.И.О. работника, которому отменяется служебный вояж.
- Отмены предшествующего распоряжения на поездку.
- Ф.И.О должностного лица, обеспечивающего контроль за выполнением распоряжения.
7) Перечисление материалов, прикрепленных к приказу для обоснования распоряжения.
8) Подписи:
- Директора предприятия.
- Лиц, отмеченных в распоряжении, с отображением времени ознакомления.
Образец заполнения приказа об отмене командировки
Скачать бланк и образец
Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?
Приказы, отменяющие служебные выездные поручения, считаются документами по персоналу. Поэтому, они обязаны храниться после опубликования и ознакомления с ними отмеченных лиц, в папке с аналогичными документами на протяжении периода, установленного во внутриведомственных положениях компании, или в течение времени, установленного законодательными нормами РФ.
При этом, обычное время хранения распоряжений по персоналу на предприятии равно 5-ти годам (ст. 434 списка Росархива). Документы, прикрепленные к приказу, отменяющему командировку, сохраняются в архиве учреждения столько же времени, сколько и сам приказ.
После утери актуальности такого приказа, допускается передача его в центральный архив или уничтожение, соблюдая процедуру, установленную законодательством РФ.
Отмена командировки из-за коронавируса: как быть с налогами
В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то — нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?
Приказ об отмене командировки
Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.
Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.
В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника.
После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки.
Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.
Некомпенсируемые расходы
При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу.
Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги.
Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно.
Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии?
С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств.
Приказ об отмене командировки в связи с коронавирусом: образец
В период коронавируса работодателям рекомендуется отменить все служебные командировки как за границу, так по территории РФ — об отмене поездки составляется приказ.
Правильное оформление данной процедуры позволит грамотно учесть расходы с точки зрения налогообложения.
Обязательно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?
Служебные поездки за пределы РФ прекращаются в связи с закрытием границ и запретом на въезд в большинство стран, поэтому отменить заграничные поездки в любом случае придется.
Что касается поездок по РФ между регионами, то организации не обязывают обязательно отменять их, но рекомендуют сократить до минимума подобные командировки.
Необходимо оформить отмену для все тех командировочных поездок, для которых это возможно сделать.
- Такие рекомендации дает работодателям Роспотребнадзор, Минтруд и Минздрав.
- Также работодатель обязан организовать измерение температуры тела и утвердить меры профилактики на предприятии в связи с коронавирусом.
- Процедура отмены зависит от того, оформлена командировка или нет, имеются ли расходы по ней — на билеты, бронь в отеле, выдача суточных работникам.
- Если расходов нет, и приказ о направлении в командировку не составлен, то никаких действий предпринимать не нужно, никакие документы дополнительно составлять не требуется.
- Если расходов нет, но составлен приказ о планируемой поездки, то нужно его просто аннулировать.
- Если оформлены документы и есть расходы (например, куплены билеты на самолет, поезд, оплачена гостиница или бронь в ней, выданы суточные работнику наличными или переведены деньги на карту), то для учета их во внереализационных расходах в целях налогообложения необходимо оформить приказ об отмене командировки, работнику следует составить авансовые отчет о полученных и потраченных деньгах.
Билеты подлежат возврату, бронь — отмене, а неистраченный остаток аванса — возврату работодателю.
Все расходы, которые возникли, могут быть учтены при расчете налога на прибыль в расходах.
Как составить приказ?
Приказ оформляется в свободном виде. Обязательны стандартные реквизиты в виде наименования компании, даты и места издания, номера документа, названия и заголовка. Рекомендуется оформление на фирменном бланке предприятия.
- Причина издания — необходимость обеспечения техники безопасности и охраны труда в период коронавируса и предотвращение заражения коронавирусом COVID-19.
- Основание — служебная записка о направлении в командировки, приказ о направлении.
- Распоряжения руководителя:
- отменить командировку (с указанием данных об этой поездке — ФИО и должность командируемого, место назначение, сроки);
- сдать купленные билеты, отменить бронь отеля;
- работнику сдать авансовые отчет о потраченных средствах и вернуть в кассу или на расчетные счет остатки аванса;
- назначить ответственное лицо за выполнение данных распоряжений.
Руководитель утверждает приказ, а все перечисленные работники в тексте распоряжения ставят свои подписи в знак ознакомления.
Скачать образец
Скачать образец приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом.
Может ли работник отказаться?
Если есть основания для отказа по ТК РФ, то сотрудник вправе отказаться от поездки. При их отсутствии — придется ехать.
Отказаться от командировки может:
- работница с ребенком младше 3 лет;
- работник, воспитывающий ребенка младше 5 лет в одиночку;
- сотрудник, у которого есть ребенок с инвалидностью;
- сотрудник, который должен ухаживать за членом семьи.
Также есть категории трудящихся, которых работодатель не имеет права направлять в служебные поездки:
- несовершеннолетние лица;
- беременные женщины;
- лица с инвалидностью.
Все прочие граждане могут отказаться от командировки только по согласованию с руководством. В своем отказе можно сослаться на страх заражения коронавирусом, особенно, если человека направляют в населенные пункты в РФ с наиболее опасной обстановкой.
Порядок отмены командировки в связи с коронавирусом + образец приказа — Как подать жалобу и претензию
Если компания до сих пор работает в среде с коронавирусом, к деловым поездкам нужно относиться особым образом, учитывая эпидемиологическую ситуацию в стране и в мире, в некоторых случаях желательно оформить отмену запланированной командировки. , также в России.
Поездка может быть отменена на основании приказа, утвержденного начальником.
Нужно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?
Роструд рекомендовал при отправке сотрудников в командировки учитывать текущую эпидемиологическую ситуацию на данный момент.
В большинстве случаев имеет смысл снизить риск заражения коронавирусом и на время отменить поездку.
Если командировка уже запланирована, билеты приобретены и понесены расходы, необходимо надлежащим образом оформить отставку в виде приказа. Это позволит правильно рассчитать расходы, понесенные организацией.
Сотрудник также должен понимать, что сам по себе факт эпидемии в стране с точки зрения ТК РФ не является поводом для отмены поездки.
Сотрудник может отказаться от командировки, если.
- женщина с детьми до 3 лет;
- одинокий родитель с ребенком до 5 лет;
- родитель ребенка-инвалида;
- ухаживает за больным родственником по медицинским показаниям.
- Если работница беременна, несовершеннолетняя или нетрудоспособна, то ее вообще нельзя отправить обратно.
- Итак, если выезд еще не оформлен и не оформлено соответствующее распоряжение, никаких действий по его отмене не требуется, так как документы еще не оформлены.
- Если заказ на поездку был оформлен, но на сегодняшний день расходы не понесены, просто отмените заказ на поездку, чтобы отменить его.
- Если заказ оформлен и понесены расходы (билеты, проживание, надбавки), необходимо оформить приказ об отмене командировки.
Понесенные расходы составляют убытки компании (включая возможные штрафы за отмену бронирования и отказ от билетов) и включаются в неоперационные расходы. Выданные работником пособия возвращаются в кассу или на расчетный счет.
Как оформить приказ об отмене поездки?
Чтобы отменить командировку, которая уже была организована и не состоялась из-за распространения коронавируса или закрытия заграничных границ (для выезда за границу), необходимо оформить приказ об отмене.
Заказ оформляется свободно и содержит следующие данные:
- реквизиты документа – номер, дата, заголовок, заголовок, данные организации;
- причина проблемы – например, из-за закрытия границ между странами, из-за угрозы распространения коронавируса, с учетом обязательств работодателя по обеспечению сотрудников безопасными условиями труда;
- административная часть включает приказ об отмене командировки, возврате билетов, отмене бронирования, возврате потраченных на сотрудника денежных средств вместе с авансовым отчетом;
- Для выполнения вышеуказанных указаний назначаются ответственные лица;
- предоставляется список проездных документов;
- подпись управляющего реализует это постановление.
- Все ответственные лица, в том числе сотрудник, командировка которого отменена из-за коронавируса, перед подписанием ознакомятся с утвержденным документом.
- При принятии решения руководитель должен учитывать текущую эпидемиологическую ситуацию в России, учитывать рекомендации ВОЗ, Роспотребнадзора, Минтруда и Минздрава России, а также не отправлять сотрудников в командировки без острой необходимости.
- Такие действия работодателей предотвратят массовое распространение коронавируса в России.
Скачать образец
Отмена командировки в связи с коронавирусом: образец приказа
Если предприятие продолжает работать в условиях коронавируса, то вопрос о командировках должен решаться в особом порядке с учетом эпидемиологической ситуации в стране и мире, в некоторых случаях целесообразно оформить отмену запланированной служебной поездки, в том числе в пределах России.
Отменить поездку можно на основании приказа, утвержденного руководителем.
Нужно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?
Роструд рекомендовал учитывать реальное положение дел с эпидемией на текущий момент времени при отправке работников в командировки.
В большинстве случае разумнее снизить риски заражения коронавирусом и отменить поездку на некоторое время.
Если командировка уже запланирована, билеты куплены, расходы понесены, то необходимо правильно оформить ее отмену с помощью приказа. Это позволит корректно учесть возникшие затраты организации.
Работник также должен понимать, что сам факт эпидемии в стране с точки зрения ТК РФ не является причиной для отказа от поездки.
Сотрудник может отказать от служебной поездки, если он:
- женщина с детьми до 3 лет;
- одинокий родитель с ребенком до 5 лет;
- родитель ребенка-инвалида;
- ухаживает за больным родственником по мед.показаниям.
- Если же работник — это беременная женщина, несовершеннолетний или инвалид, то его вовсе нельзя отправлять.
- Таким образом, если поездка еще не оформлена и приказ об этом не издан, то для ее отмены не нужно выполнять никаких действий, так как документы не оформлены.
- Если приказ о направлении в командировку оформлен, но расходов не было на текущий момент, то для отмены нужно просто аннулировать изданное распоряжение.
- Если оформлено распоряжение и понесены расходы (на билеты, оплату проживание, выданы суточные), то необходимо оформить приказ об отмене командировки.
Понесенные расходы — это убытки предприятия (включая возможные штрафы за отмену брони, сдачу билетов), относящиеся к внереализационным расходам. Выданные суточные работником возвращаются в кассу или на расчетный счет.
Рекомендуем статьи:
Как оформить приказ об отмене поездки?
Чтобы отменить уже оформленную командировку, которая не состоялась по причине распространения коронавируса или закрытия границ других государств (для зарубежных поездок), обязательно издается приказ об отмене.
Распоряжение составляется в свободном виде и должно содержать следующие данные:
- реквизиты документа — номер, дата, название, заголовок, данные об организации;
- причина издания — например, в связи с закрытием границ между странами, в связи с угрозой распространения коронавируса, с учетом обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий работы для сотрудников;
- распорядительная часть включает указание отменить командировку, сдать билеты, отменить бронь, вернуть выданные деньги работнику с оформлением авансового отчета;
- назначаются ответственные лица за выполнение указанных выше распоряжений;
- приводится перечень документов оснований, связанных с данной поездкой;
- подпись руководителя вводит данный приказ в действие.
- С утвержденным документом знакомятся под роспись все ответственные лица, в том числе и сам работник, командировка которого подверглась отмене в связи с коронавирусом.
- При принятии решения руководителю нужно учитывать эпидемиологическую обстановку в РФ на текущий момент, учитывать рекомендации ВОЗ, Роспотребнадзора, Минтруда, Минздрава РФ и не отправлять персонал в поездки без срочной необходимости.
- Такие действия работодателей позволят предотвратить массовое распространение коронавируса на территории России.
Скачать образец
Скачать образец приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом.
Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом
В условиях пандемии отмена командировок стала частым
явлением. В этой статье мы разберём, можно ли
отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что
должно быть в приказе об отмене командировки и как
правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всём
по порядку.
- Закон не ограничивает компанию в причинах отмены
командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки
могут быть разные: - — потеря актуальности поездки;
- — болезнь сотрудника;
- — семейные обстоятельства командированного;
— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии
и т.д.).
Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести
к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине
не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или
неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —
обосновать отмену поездки и по возможности сослаться
на официальные документы. Это нужно для того, чтобы
у инспекции не возникло лишних вопросов.
Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещё
не перечислили и билеты в поездку не купили,
достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.
Законодательно установленной формы для такого приказа нет.
Документ составляется в произвольной форме на стандартном
бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены
рабочей поездки — например, сослаться на официальные
источники:
- Рекомендации Роспотребнадзора;
- Распоряжение правительства РФ, которое
ограничивает передвижение через государственную границу; - Локальные нормативные документы, действующие в конкретном
регионе России или другом государстве, например, постановление
о режиме ЧС и обязательном карантине для
приезжих.
В документе необходимо написать имена и должности
работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте укажите
номер приказа, который аннулируется.
Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен
ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить
свою подпись.
Если же компания уже успела понести расходы
на командировку, потребуется предпринять ещё несколько
шагов.
2. Отменить бронирования
Даже если работник не поехал в командировку, компания
все равно несёт фактические расходы, которые чаще всего полностью
возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов обычно
возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы
и сборы за возврат. Если билеты невозвратные,
их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением
случаев, когда перевозчик сам отменил рейс).
Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем
больше денег вернётся. Пользователи Туту могут сдать ж/д
и авиабилеты в личном кабинете на сайте или
в приложении.
Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат
осуществляется из корпоративного аккаунта. После оформления
возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный
сбор) придут на эл.
почту, также их можно скачать
в личном кабинете.
Для авиабилетов срок возврата денег составляет
до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10
рабочих дней.
Также командированному нужно отменить бронирование отеля или
апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при
возврате удерживают сборы за свои услуги.
Все полученные электронные документы и чеки нужно
распечатать и сдать вместе с авансовым отчётом.
3. Заполнить авансовый отчёт
Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие
расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для
отчёта используют стандартную форму АО-1. Заполнять документ нужно
тогда, когда все отчётные документы уже на руках. Сдать отчёт
надо не позднее 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.
В документе напишите:
- размер перечисленного аванса;
- сумму потраченных средств;
- остаток или перерасход средств.
На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия
отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)
и сумму расходов по каждому из них.
Если билет возвращён, то нужно распечатать квитанцию
возврата с указанием удержаний и суммы к возврату.
Если билет невозвратный и его не удалось сдать,
то понадобится сделать скриншот уведомления
от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое
и с бронью отелей.
Подробнее про
заполнение авансового отчета
4. Произвести расчёты
Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные
документы и произвести перерасчеты.
Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,
ему нужно отчитаться о фактических понесённых расходах
в авансовом отчёте. Деньги, которые он позже получит
от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит
из его следующей зарплаты.
Если организация успела выплатить суточные работнику,
то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить
на расчётный счёт организации. Некоторые компании могут
удержать суточные из заработной платы по заявлению
сотрудника.
Расходы на командировку сотрудника — это затраты
организации, а не доходы сотрудника. При учёте
их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот
суточные к расходам причислять не нужно, поскольку
работник их не потратил.
Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильё
со своей карты и при возврате были удержаны сборы,
компания все равно должна возместить работнику полную сумму
расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ
и платить страховые взносы с сумм не нужно.
Если же билеты и гостиница оплачены
с корпоративного счёта (например в Туту Командировках), то деньги
возвращаются напрямую на счёт компании.
Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают
командировку невозможной именно сейчас, но необходимость
в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести
запланированную командировку на другое время.
Перенос командировки законом никак не регулируется,
но это не значит, что он невозможен. По логике,
процесс переноса служебной поездки, как и любой другой
процесс, должен быть задокументирован и обоснован.
Руководитель командированного должен составить служебную записку
и указать в ней причину переноса командировки. После согласования
служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий
приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник
должен ознакомиться с документом и подписать.
Примечание: если командировка переносится на небольшой срок
(например, несколько дней), возвращать суточные
необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику.
Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет
тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто
это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый.
Что
касается ж/д билетов, то их обменять
не получится — только купить другие.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Туту.ру — сервис для организации путешествий
и командировок.
Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок
удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой
или с баланса компании в корпоративном аккаунте. Все отчётные
документы о поездке приходят на эл. почту и доступны
в аккаунте. Подробнее про Туту Командировки
Отмена командировки: как правильно оформить
В некоторых случаях уже оформленную командировку можно отменить. При отмене служебной поездки важно подготовить необходимые документы и подключить бухгалтера к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить командировку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя.
Причины отмены командировки
Вот основные причины, по которым командировка может быть отменена:
- В ней больше нет необходимости.
Когда сотрудник получает возможность выполнить все задачи на своём рабочем месте, работодатель может разрешить ему не уезжать.
В этом случае работодатель описывает сложившуюся ситуацию в служебной записке и объясняет, зачем нужна была командировка и почему компания решила от неё отказаться.
Только на основании такого документа можно оформить приказ об отмене поездки с указанием компенсации расходов.
Обратите внимание, что действующий приказ о командировке менять нельзя, поэтому отмена прописывается в отдельном документе.
- Работнику нужно уйти на больничный.
Если работник заболевает перед командировкой или уже после отъезда, то работодатель также может отменить действующую поездку. Для этого тоже потребуется дополнительный приказ об отмене.Так как сотрудник во время болезни не в состоянии выполнять рабочие задачи и поручение для служебной поездки, он может рассчитывать на выплату больничного пособия.
- Сотрудник не может поехать в командировку по личным обстоятельствам.
Сотрудник может попасть в ситуацию, когда из-за личных или семейных обстоятельств он не может отправиться в командировку или продолжать её. В этом случае он обязан оповестить работодателя, чтобы тот мог оценить важность обстоятельств и при необходимости отменить командировку.
Командированный оповещает работодателя в виде служебной записки, где подробно описывает сложившуюся ситуацию и просит отменить поездку. Важно также прикрепить все документы, подтверждающие невозможность выполнять задачи в командировке, например, мед. справку о болезни родственника.
- Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.
На случай форс-мажора работодатель должен руководствоваться локальными актами. Поэтому полезно заранее закрепить во внутреннем положении компании ситуации, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы, и условия работы при них.
Порядок отмены командировки
Чтобы отменить командировку, нужно:
- определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
- составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
- выпустить и подписать приказ об отмене командировки;
- составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.
Возврат расходов
Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.
Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя.
Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов.
- Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой. Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось. Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, […]
- Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
- Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
Компании отменяют командировки из-за коронавируса
бизнес
04.03.202018:42
123rf/Legion-media
В пресс-службе Philip Morris отметили, руководство компании отменило все международные деловые поездки сотрудников, а также все крупные встречи внутри корпорации. Исключение сделано только для критически важных для бизнеса встреч.
«Для обеспечения бесперебойного общения и взаимодействия внутри компании мы активно используем современные технологии видео-конференций и связи. Также через отделы безопасности труда мы обеспечили консультационную помощь для снижения риска заражения — сказал «Ко» вице-президент по корпоративным вопросам аффилированных компаний Philip Morris International в России Сергей Слипченко
По его словам, в компании регулярно обновляют внутренние правила, также в PMI создана ситуационная группа, которая отслеживает обстановку, информирует и обеспечивает своевременную поддержку сотрудников.
Аналогичное решение принял также «Газпром», писал ранее РБК. По словам нескольких сотрудников компании, 2 марта они получили письмо за подписью зампредседателя правления «Газпрома» Сергея Хомякова, согласно которому были отменены все зарубежные командировки сотрудников компании. Причины отмены в письме не указывались.
«В частном порядке за границу ездить не запрещено, но надо уведомить, куда ты едешь», — сказал источник. По его словам, ограничение вводятся бессрочно, до нового распоряжения руководства компании.
В международной консалтинговой компании Knight Frank рассказали «Ко», что на глобальном уровне на прошлой неделе было принято решение не ехать на международную выставку недвижимости MIPIM в Каннах (10-13 марта). К такому же решению пришли и остальные участники мероприятия, отметил управляющий партнер Knight Frank Алексей Новиков.
«Как работодатели мы постоянно мониторим ситуацию, проводим с сотрудниками разъяснительные беседы. И это уже хорошо — все стали больше задумываться о здоровье.
Мы не думаем, что коронавирус станет началом черного лебедя, с другой стороны — даже наша компания потеряет какие-то потенциальные сделки. Возможно кто-то не полетит смотреть замок для покупки сегодня, но сделает это позже.
И к тому времени может быть цена немного скорректируется – сказал Алексей Новиков
Он добавил, что на данный момент ситуация плохо поддается прогнозированию. При этом в Knight Frank отметили, что последствия коронавируса во многом обусловлены «эмоциями, а не эпидемиологической ситуацией».
В IT-компании SAP отметили, что на фоне эпидемии предпочитают международным командировкам онлайн-встречи. А в российском офисе, по согласованию с руководителем, сотрудникам разрешается работать из дома.
В SAP есть ряд рекомендаций по минимизации рисков, связанных с командировками и посещением международных мероприятий.
В нашей компании существует много способов провести удаленную встречу и коллеги этим активно пользуются.
Мы можем организовывать конференц-звонки по телефону, а в некоторых переговорных есть оборудование для видеоконференций, в том числе и международных – сказала «Ко» директор по персоналу SAP CIS Вера Соломатина
В конце февраля решение ограничить зарубежные командировки сотрудников также приняли в РЖД. Об этом говорилось в телеграмме заместителя гендиректора Дмитрия Шаханова. Согласно документу, в исключительных случаях вопрос командирования сотрудников будет решаться в индивидуальном порядке.
Между тем в Сбербанке сообщили «Компании», что «в части командировок банк работает в штатном режиме». Однако банк принял ряд мер по предотвращению распространения вируса.
В частности, в офисах увеличена частота уборок мест общего пользования, закуплены защитные маски для сотрудников «в случае введения масочного режима», дополнительно проветриваются помещения, а также проводится дополнительная обработка дверных ручек, лифтовых кнопок, лестничных перил и поверхностей мебели.
Вспышка коронавируса произошла в декабре прошлого года в китайской провинции Ухань. По последним данным ВОЗ, общее число заразившихся в мире составило уже 90,9 тысячи человек, погибли 3,1 тысячи заразившихся. В России известно о шести случаях инфицирования.
Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business
Из-за пандемии коронавируса многие компании вынуждены чаще отменять или переносить командировки сотрудников.
Причины могут быть разными: внезапный ввод ограничительных мер в месте назначения, отмена мероприятия или болезнь командированного.
Соответственно, многие задаются вопросом, как в таком случае правильно оформить отмену служебной поездки. Об этом рассказываем в нашем новом материале.
Шаг 1. Выпустите приказ об отмене командировки
Отмена командировки в связи с коронавирусом начинается с издания соответствующего приказа. В его текст необходимо включить следующие сведения:
- основания для отмены поездки
- имена и должности сотрудников, которых затрагивает приказ
- номер приказа о командировке, который аннулируется
- порядок возврата авансовых средств
Внести в приказ об отмене командировки коронавирус в качестве основания для отмены недостаточно — необходимо уточнить конкретную причину (ввод ограничительных мер, приостановка авиасообщения и т. д.) и сослаться на официальные документы, например, рекомендации Роспотребнадзора или распоряжение правительства РФ.
Если же сотруднику еще не был выплачен аванс и суточные на предстоящую поездку, можно ограничиться аннулированием изданного ранее приказа о направлении в командировку.
Шаг 2. Отмените бронирования
После оформления приказа об отмене командировки необходимо отменить бронирование гостиницы и сдать билеты (если только они не были куплены по невозвратному тарифу).
В большинстве случаев за отмену брони предусмотрены штрафы или неустойки, а из стоимости билетов вычитаются различные сборы. Так что вернуть полную сумму вряд ли получится. Тем не менее, чем раньше вы отменяете бронирования, тем выше вероятность возврата средств.
Шаг 3. Произведите перерасчет средств
Затем сотрудник должен составить авансовый отчет, в котором следует указать, какая сумма была потрачена на покупку билетов и бронирование гостиницы и какую сумму удалось вернуть. К отчету необходимо приложить подтверждающие документы (квитанции о возврате средств, чеки и т. п.).
Также сотрудник должен будет вернуть выплаченные ему авансовые средства и суточные в кассу компании или перечислить их на расчетный счет. После этого бухгалтерия производит перерасчет средств. При этом штрафы и комиссии за отмену бронирования рассматриваются как внереализационные расходы и поэтому не требуют удержания НДФЛ и страховых взносов.