Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

  • Поделиться
  • Поделиться
  • Твитнуть
  • Отправить
  • Класснуть

Живые встречи для переговоров в настоящее время опасны для нашего здоровья и бизнесмены по всему миру перешли на проведение Zoom-встреч, Skype-звонков, Google Hangouts и других видов видеоконференций. В дополнение удаленным переговорам, видеоконференции одерживают преимущество перед живой встречей. Это снижение расходов на проезд, перелет и проживание, если встреча проходит в другом городе или другой стране.

Однако ведение переговоров по видеосвязи — это не то же самое, что вживую. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами ведения переговоров в эпоху COVID-19, рассмотрим следующие четыре ограничения.

1. Говорящие головы

Во время видеоконференций и переговоров по Skype, чаще всего мы видим «говорящие головы». Это когда на экране видна только голова нашего собеседника и не видно того, что происходит вне камеры. На что отвлекается наш собеседник или что он может скрывать.

Медленный интернет также влияет на качество изображения и затрудняет чтение выражений лица собеседника. Фоновый шум или книжная полка на фоне — часто отвлекает от разговора.

Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

Сложность установления зрительного контакта. Веб-камера находится в верхней части дисплея, а когда мы смотрим на экран, мы смотрим вниз, а не в глаза нашего собеседника. Отсутствие зрительного контакта мешает переговорщикам построить доверие и взаимопонимание.

На заметку

Чтобы решить эту проблему — купите штатив с держателем для мобильного телефона. Задача: установить камеру на прямом уровне глаз.

Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

Решение:

  • Жестикулируйте в кадре, чтобы собеседник мог видеть ваши руки.
  • Забудьте про встроенный в ноутбуке микрофон. Используйте петличный микрофон или наушники, чтобы избежать посторонний шум.
  • Выберете однотонный фон вместо книжной полки за спиной.
  • Оденьтетесь нейтрально. Например, однотонную рубашку.
  • Не занимайтесь посторонними делами вне экрана.

2. Технические трудности

Проблемы со звуком или видео во время видеоконференции — это норма.

Такие сбои прервут ход переговоров и заставят вас нервничать. Поэтому заранее потренируйтесь в использовании приложений для видеоконференций. Но не забывайте, что проблемы все равно могут возникнуть, поэтому заранее предупредите об этом собеседника.

«Всем привет! Напишите в чат, как меня слышно от 0 до 10? Сразу предупреждаю, что могут быть проблемы со интернет-соединением. Не пугайтесь, в этом случае я постараюсь быстро все восстановить»

Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

3. Проблемы конфиденциальности

Бывают случаи, когда конфиденциальность переговоров имеет особое значение. И есть большой риск, что ваш разговор может быть записан. Или когда другой человек подслушивает ваш разговор и консультирует вашего оппонента за пределами экрана.

Чтобы соблюдать полную конфиденциальность — дождитесь подходящего времени, чтобы сделать это при личной встрече.

4. Следующий шаг

После проведения переговоров в Skype отправьте вашему собеседнику письмо или сообщение в мессенджер, с коротким резюме вашего разговора, благодарностью за уделенное время и выражением надежды на дальнейшее сотрудничество. Помимо того, что это как минимум хороший тон, это поможет, если вы что-то недопоняли или упустили.

Заключение

  • 1
    Установите веб-камеру на уровне глаз
  • 2
    Жестикулируйте в кадре
  • 3
    Выберите однотонный и не отвлекающий внимания фон
  • 4
    Оденьтесь нейтрально
  • 5
    Не отвлекайтесь на посторонние дела
  • 6
    Будьте готовы к техническим неполадкам
  • 7
    Конфиденциальный разговор оставьте для живой встречи
  • 8
    Отправьте резюме встречи письмом или сообщением

P.S. Какие еще подводные камни вы заметили при переговорах по Skype и Zoom в режиме видеоконференции?

Как работать в Zoom: пошаговая настройка видеоконференции

Обучение, тренинги, вебинары, совещания, конференции — все это успешно проводится в онлайн–режиме. Как обеспечить качественную видеосвязь со своими клиентами, слушателями или коллегами? Как запланировать видеоконференцию на несколько десятков участников и дистанционно управлять процессом? Все это возможно с Zoom.

Мы расскажем, как работать с этим сервисом — пройдем весь путь от установки программы до проведения вашей первой видеоконференции. Также поделимся полезными фишками и секретами.

  • Что такое Zoom и зачем он нужен
  • Возможности Zoom
  • Конференции и вебинары в Zoom: какие бывают и чем отличаются
  • Начало работы
  • Как создать учетную запись в Zoom
  • Как установить Zoom на компьютер или смартфон
  • Как настроить Zoom для работы
  • Интерфейс десктопной версии
  • Предварительная настройка сервиса
  • Как настроить конференцию в Zoom
  • Вход в конференцию
  • Настройка аудиоконференции
  • Управление участниками конференции
  • Настройка сессионных залов
  • Настройка демонстрации экрана
  • Как запланировать конференцию
  • Как отредактировать конференцию
  • Тарифные планы Zoom: какой выбрать
  • Бесплатный пакет
  • Профессиональный пакет/a>
  • Бизнес-пакет
  • Пакет «Предприятие»

Что такое Zoom и зачем он нужен

Zoom — это сервис беспроводного взаимодействия для организации видеоконференций, вебинаров, групповых чатов. Платформа позволяет общаться посредством видео- и/или аудиосвязи. Устанавливается на компьютер, планшет или смартфон.

Zoom используется в финансовых организациях, IT-компаниях, органах здравоохранения, образовательных учреждениях — везде, где нужна связь с удаленными сотрудниками, клиентами, слушателями.

Возможности Zoom

  • Видео- и/или аудиосвязь. Реализуется посредством конференций или вебинаров.
  • Общий доступ к экрану. Поддержка общего доступа к рабочему столу для удаленной работы исполнителей над совместными проектами.
  • Коллективные чаты в группах. Обмен текстом, аудио и изображениями, сохранение данных на протяжении 10 лет.
  • Комнаты для совместной работы. Zoom Rooms — программное обеспечение для конференц–зала, обеспечивающее более высокое качество связи.
  • Рассылка приглашений по почте или по телефонным номерам.
  • Интеграция с ОС (Windows, Mac, IOS, Android, Linux, Blackberry) и конференц-системой H.323/SIP.

Конференции и вебинары в Zoom: какие бывают и чем отличаются

С помощью Zoom можно проводить конференции и вебинары.

Конференции

Это совместные интерактивные мероприятия, в которых все участники могут просматривать экран, включать свою камеру/звук, а также просматривать список участников.

Конференции в Zoom бывают двух типов:

  • Мгновенные. Подходят, когда нужно провести совещание на работе, обговорить проект с исполнителями или решить другие неотложные дела. Организатор входит в режим конференции, рассылает приглашения участникам, и они по ссылке получают доступ к мероприятию.
  • Запланированные. Подходят для проведения онлайн–уроков, мастер-классов, конференций. В этом случае организатор назначает дату и время конференции, указывает тему, проводит предварительные настройки видео и аудио, рассылает приглашения участникам по почте или в Zoom.

Вебинары (веб-семинары)

Это мероприятия, на которых выступает один или несколько докладчиков. На вебинарах участники могут только смотреть и слушать, а общение и обмен информацией происходит в чате.

Отличия вебинаров от конференций:

  • На вебинаре слушатель не может в визуальном режиме общаться с организатором.
  • В формате конференции максимальное количество участников — 1 000, в формате вебинара — 10 000.
  • Провести конференцию позволяет бесплатная подписка (до 100 участников + ограничение по времени), а вебинар доступен только в платном пакете.

Далее расскажем о том, как скачать и установить Zoom, как настроить программу, научиться создавать и планировать конференции.

Начало работы

Как создать учетную запись в Zoom

Перейдите на сайт zoom.us. Нажмите «Зарегистрируйтесь бесплатно».

  1. Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype
  2. Введите дату своего рождения — эти данные используются системой для проверки и не сохраняются.
  3. Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

Skype против Zoom: какой сервис видеочата лучше

1 звезда 2 звезды 3 звезды 4 звезды 5 звезд

Зум и Скайп служат для видеосвязи — создания видеоконференций, вебинаров и массовых чатов. Но в чем разница между этими программами и в каких случаях лучше использовать Zoom, а когда — Skype? Разбираемся в нашей статье.

Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

Уже более 15 лет Skype является одним из самых популярных сервисов для видеосвязи в мире. Он просто структурирован и работает на большинстве устройств. Но подходит ли эта программа для работы на удаленке и проведения крупных видеоконференций?

  • С помощью Skype вы можете общаться в чатах и звонить вашим контактам. Услуга бесплатная, но предлагает подписки и модели предоплаты для звонков на мобильные и стационарные телефоны.
  • Чтобы использовать Скайп, вам нужна учетная запись самого Skype или аккаунт в Microsoft со связанным адресом электронной почты или номером телефона. Контакты, с которыми вы хотите связаться, также должны пройти аналогичную регистрацию, чтобы вы могли совершить звонок.
  • В прошлом у программы была версия «Skype для бизнеса» — она предлагала расширенный набор инструментов для проведения видеоконференции и другие функции, которые позволяли участникам встречаться в видеочатах без регистрации через почту, телефон или аккаунт Microsoft. Это обновление было удалено из Skype — теперь вместо версии «для бизнеса» можно использовать приложение Microsoft Teams.
  • Тем не менее, через Skype все еще можно проводить видеоконференции — максимум на 50 участников. Для этого необходимо нажать кнопку «Собрание» в левой части интерфейса Skype и затем поделиться со своими контактами ссылкой на созданную встречу. Однако эту конференцию нельзя запланировать заранее, как в Microsoft Teams или Zoom.
Читайте также:  Банковская гарантия: что это такое и для чего она нужна, на обеспечение исполнения контракта, реестр, образец договора

Итого: Skype будет хорошим выбором в том случае, если вы регулярно общаетесь с одними и теми же людьми из своего списка контактов или используете инструмент в частном порядке — для личных целей, а не домашнего офиса.

Хотя Skype полезен для регулярных контактов с одними и теми же людьми, для профессиональных целей вам следует либо перейти на преемника «Skype для бизнеса» Microsoft Teams, либо использовать альтернативу: например, Zoom.

  • Что такое Zoom? Это инструмент, который специализируется на видеоконференцсвязи и онлайн-встречах и предназначен для того, чтобы вам было легко связаться сразу со многими коллегами. У него есть онлайн-версия, которая работает в браузере, и приложения для смартфонов и ПК.
  • Пока человек планирует и создает собрание, любой, кто получил ссылку на встречу, может присоединиться к ней — как говорится, без регистрации и смс. Никаких учетных записей, как в Скайпе, здесь не требуется — только если сами захотите. В основном достаточно просто ввести свое имя для отображения в общем чате и пароль от конференц-комнаты (если он есть).
  • В бесплатный пакет Zoom входит возможность создания конференций максимум на 100 участников и проведение видеочатов длительностью до 40 минут. На время пандемии коронавируса это ограничение было снято, поэтому многие компании начали использовать Zoom как бесплатный инструмент для проведения долгих видео-сессий. Zoom также предлагает дополнительные функции в платных подписках, такие как возможность посещения конференции с большим количеством пользователей или проведения вебинара.

Итого: Zoom лучше подходит для людей, которые хотят проводить видеоконференции одновременно с большим количеством человек. Даже если участники конференции регулярно меняются, удобно использовать Zoom Link, чтобы приглашать новых людей присоединиться к конференц-комнате без регистрации.

UPD: Skype безопаснее Zoom

Выяснилось, что в системе безопасности Zoom есть много уязвимостей, которые помогают злоумышленникам получать доступ к личным данным пользователей. Поэтому если вам необходимо собрать в одном видеочате до 50 человек, лучше использовать более надежный и безопасный Skype.

Была ли статья интересна?

Деловой этикет в Zoom и мессенджерах

Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

Chris Montgomery / Unsplash

Эксперты в области делового этикета рассказали «Городу», какие ошибки чаще всего допускают сотрудники в ходе рабочих конференций в Zoom и общения с коллегами в мессенджерах.

Как это ни банально, острой темой рабочих совещаний онлайн остается дресс-код. «Мы уже все начали понимать, как странно видеть свою коллегу в пижаме», – говорит эксперт в области делового этикета Светлана Грохотова. По ее словам, лучше все-таки не появляться в кадре в домашней одежде.

Педагог-консультант по этикету и деловому протоколу Татьяна Николаева подтверждает: больше всего нареканий вызывает именно внешний вид.

«Выходить на связь нужно в приличном виде. От того, что мы дома работаем, наше уважение к окружающим не должно падать. Может быть, не в пиджачной паре и при галстуке – но все-таки и не в махровом халате», – говорит она.

Эксперты отмечают, что важно также заранее проверять звук, не пропадать из кадра во время совещания и правильно выбрать аватарку.

«Помните, что вы представляете компанию. Это должно быть плюс-минус деловое фото – не в купальнике и не в спортзале. Оно должно соответствовать занимаемой вами должности. Если вы вынужденно все же пропадаете из кадра, оставляйте фото», – поясняет Светлана Грохотова.

Также важно заранее в настройках прописать свое имя. «Чтобы при появлении не высвечивалась подпись наподобие «iPhone 345». Так ведь невозможно идентифицировать участника», – отмечает Грохотова.

Эксперты также напоминают: важно выключать звук во время конференции, если вы не являетесь спикером, чтобы остальным не мешали посторонние звуки. И если нет объективной уважительной причины, вам следует, как и всем остальным, подключаться к конференции с видео. 

«Иначе нет смысла организовывать видеоконференцию. Если вопрос можно решить в формате мессенджера», – поясняет Светлана Грохотова. 

Эксперты в сфере этикета советуют заранее продумать, что окажется у вас на фоне, когда вы выйдете в Zoom. Ну и, конечно, не совершать совсем уж фатальных ошибок.

«Руководители сталкиваются еще с такой проблемой – когда сотрудники лежа выходят на связь. Это, конечно, просто убивает наповал. Мало того, иной раз и собеседования проходят вот так – лежа. С другой стороны, так работодателю легче принять решение. Сразу понятно, с кем он имеет дело: если сотрудник на собеседовании лежит, что же он на работе будет делать будет?» – говорит Татьяна Николаева.

Специалисты в области делового этикета напоминают: если рабочее общение проходит в WhatsApp, Telegram или любом другом мессенджере, это не значит, что нужно «переходить на телеграфный стиль» и забывать правила вежливости.

«Мы приветствуем своих коллег хотя бы раз в день. Говорим «спасибо» и «пожалуйста». Делаем это обязательно. Не экономьте на вежливости», – говорит Татьяна Николаева.

Светлана Грохотова советует помнить: в чатах не принято разбивать одну мысль на несколько сообщений. «Когда некоторые пишут: «Здравствуйте». Затем отправляют: «Меня зовут Мария». В следующем сообщении – суть вопроса. Потом еще и еще.

Правилом хорошего тона считается писать одно сообщение, в которое лучше уместить одну мысль. Это не должна быть, конечно, простыня. Но и не несколько сообщений.

Поскольку у кого-то из участников чата может оказаться не выключен звук», – поясняет эксперт.

Специалисты по деловому этикету также рекомендуют как можно реже пользоваться «войсами».

Простые правила цифрового этикета или как пройти собеседование по зуму? | Основа+

Шесть правил от австралийских юристов, как общаться с коллегами в Zoom и Skype

Рекрутинговые агентства и компании, ведущие поиск сотрудников, уже задолго до прихода коронавируса широко применяли практику видеоинтервью. Но пандемия 2020 года и активный переход на удалёнку сделали онлайн-собеседование нормой жизни.

Из программно-аппаратных средств интервью с большим отрывом лидирует молодой сервис Zoom.

Он появился в 2012 году, но уверенно потеснил Скайп и другие службы видеоконференций благодаря исключительной простоте интерфейса, качеству картинки и звука, обилию бесплатных опций для частных и корпоративных клиентов.

Далее специалисты агентства по подбору персонала «Основа» расскажут, как успешно пройти онлайн-собеседование соискателю. Надеемся, что наша консультация окажется полезной и рекрутерам, которые хотят найти менеджера удалённо.

Итак, о каких базовых правилах цифрового этикета следует помнить соискателю, которому потенциальный работодатель предложил встретиться в Зуме.

Прежде всего, у вас должен быть необходимый аппаратный комплекс для видеоконференции. Лучше, если это будет стационарный компьютер с вебкамерой и гарнитурой или ноутбук со встроенной камерой. Мобильные устройства (планшет, телефон) менее удобны, поскольку вы не сможете всё время держать их в одном положении, картинка на экране рекрутера будет все время «скакать».

Нужно заранее проверить работоспособность приложения, в котором вам назначена встреча.

Практика компаний по подбору персонала привела к неутешительным выводам: соискатели опаздывают к началу интервью в сети даже чаще, чем к очным собеседованиям.

И дело тут не в слабой организованности, а в элементарной неготовности программы. Соискатель надеется, что Зум загрузится как обычно, в считанные секунды, но неожиданно что-то идёт не так.

Если вам назначено интервью, подключитесь к сети за полчаса до начала и проведите тестовый сеанс связи с другом, убедившись, что все параметры конференции отвечают «мировым стандартам».

Если рекрутер прислал ссылку, по которой нужно перейти для начала диалога, сделайте это заранее, убедитесь, что линк рабочий. Работодатели – тоже люди, от ошибок никто не застрахован.

Проверьте настройки видео и звука, оцените свой внешний вид. Во время «тренировочного» сеанса связи со знакомым попросите оценить ваш имидж и попросите дать совет, что можно изменить и улучшить.

Если вы выходите в сеть через мобильное устройство (в том числе через USB-модем с компьютера), минимальная скорость трафика должна составлять не меньше 300 кбит/сек. Лучше все же проводить собеседование в сети 4G, через канал широкополосного доступа или через Wi-Fi.

Читайте также:  Залог ценных бумаг: документарных и бездокументарных, особенности по гк рф, порядок, образец договора

Работа с камерой

Качество картинки на экране собеседника и его впечатление от общения напрямую зависит от вашего умения работать с камерой. Распространенная ошибка – помещать камеру ниже уровня глаз. Это вполне объяснимо – гаджет стоит или лежит на столе, за которым вы сидите.

В результате на дисплее собеседника вы выглядите не очень естественно. В поле зрения рекрутера постоянно оказываются ваши, простите, ноздри.  Подбородок, особенно если он «двойной», выглядит непропорционально большим, а глаза и лоб далекими и маленькими.

Правильное расположение камеры – строго на уровне глаз или даже чуть выше. В случае с телефоном или планшетом можно положить на стол несколько книг или использовать специальную подставку.  Если вы работаете с десктопа, то вебкамера крепится на верхний край монитора, с изображением всё в порядке.

Еще одна распространенная ошибка  — блуждание взглядом по изображению на экране. Смотреть надо в камеру – так вы встретитесь глазами с собеседником и наладите визуальный контакт.

Будьте уверены в себе, спокойны и естественны, излучайте оптимизм и заинтересованность в беседе без заискивания и излишней эмоциональности, жестикуляции.

При видеоинтервью суетливость особенно раздражает, поскольку собеседник видит вас зеркально, телодвижения подчас кажутся не только лишними, но и неестественными.

Большую роль при прохождении собеседования в Zoom играет освещение. Лучше всего сидеть лицом к источнику рассеянного дневного света.

Не стоит уподобляться героям фильмов про подпольщиков и садиться напротив яркого солнца или лампы-рефлектора, направленной в лицо. Если свет в комнате электрический, то лучше выбрать тёплый оттенок.

Не забывайте, что если свет падает резко сверху или сбоку, на лице неизбежно образуются тени и даже синяки под глазами. Симпатии потенциального работодателя к вам они не прибавят.

В целом человек на светлом, позитивном фоне всегда воспринимается благоприятнее, чем «дитя подземелья», вещающее из полумрака.

Ещё о тонкостях имиджа

Разрешение вебкамер и фронтальных камер гаджетов сравнительно невысокое, поэтому ваше лицо может выглядеть плоским, уставшим, у собеседника создается впечатление, что вы только что встали с постели.

Чтобы минимизировать негативный эффект, девушкам необходимо уделить внимание макияжу, неброскому, но тщательному. Представителям сильного пола можно не краситься, но выходить в Зум следует, хорошенько выспавшись и позавтракав. Краснота глаз и их голодный блеск не относятся к достоинствам претендента.

Также соискателям обоего пола нужно уделить внимание прическе и растительности на лице. Если мужчина не относится к представителям принципиальных бородачей, необходимо тщательно и аккуратно побриться. Трёхдневная щетина, как и немытая голова, не украшает претендента.

И не думайте, что слабенькая камера скроет вашу неопрятность от глаз собеседника. Не скроет, а в некоторых случаях даже парадоксально акцентирует внимание на ваших недостатках!

Одежда для собеседования

Не думайте, что раз вы выступаете во время приема на работу в роли «говорящей головы», то одежде не следует уделять особое внимание. Еще как стоит! Деловой наряд дисциплинирует, погружает вас в нужную атмосферу.

Если наверху будет элегантная сорочка с галстуком или строгая блузка, а внизу трусы в горошек, вы подсознательно будете расслаблены во время интервью и не проявите нужных качеств для успешного трудоустройства. Одевайтесь на интервью по Зум также тщательно, как и для очной встречи с работодателем.

Кроме того, может сложиться ситуация, когда во время интервью вам придется встать на ноги. Оказаться в смешном виде перед потенциальным работодателем или сотрудником кадрового агентства — не самый лучший вариант.

Специалисты по видеосъемкам не рекомендуют надевать на собеседование чересчур строгие черные и белые наряды. Рубашка или блузка пастельных ненавязчивых тонов, однотонный галстук на мужчине, недорогой аксессуар на девушке прекрасно способствуют установлению контакта.

Поскольку интервью вы проходите дома, то галстук строго не обязателен, хотя стоит ориентироваться на собственные манеры одеваться и статус потенциального работодателя. Если в крупной компании предполагается дресс-код, лучше изначально соответствовать требованиям.

Фон за спиной

Общаясь из дома, продумайте картинку за вашей спиной. Оптимальный вариант – светлая однотонная стена с незначительным количеством декоративных элементов – цветами, книжными полками, картиной или фотографиями. Совсем голая стена или пестрый интерьер нежелательны, как и мрачные тусклые краски, навевающие ассоциацию со склепом или тюрьмой.

Звук при собеседовании

Поскольку вы – talking head, особое внимание нужно уделить качеству звука.

Сразу отметим, что у многих рекрутеров, занятых подбором персонала, гарнитура из громоздких наушников на голове и микрофона впереди вызывает стойкую ассоциацию с сотрудниками колл-центра.

Если вы претендуете на более респектабельную должность, лучше все-таки пользоваться громкой связью через встроенный микрофон и динамики. В крайнем случае, можно использовать небольшую, изящную гарнитуру, с которой вы ездите в транспорте и слушаете музыку.

Важно отключить внешний трафик  на телефоне и исключить на время интервью звуковые помехи дома. Если во время беседы вы станете отвечать на звонки или вопросы домочадцев, то в результате  интервью можно не сомневаться – на работу вас не возьмут.

Что касается рекрутеров, которые проводят собеседования через Зум, то рекомендации в целом такие же, особенно если работа ведется так же из дома. Возможно, представителю компании стоит быть более официальным в одежде. Помните, что вы занимаетесь отбором сотрудников не для себя, а для компании.

Даже если интервью проводит лицо, непосредственно принимающее решение, собственник бизнеса или генеральный директор, небрежность и расслабленность нежелательны. Всё идёт к тому, что собеседования через интернет скоро станут основной формой контакта рекрутеров и соискателей, даже в случае отмены карантинных ограничений.

10 советов по безопасности и приватности в Zoom

После введения мер социального дистанцирования и карантина люди по всему миру начали искать новые способы коммуникации. Удобный и доступный сервис Zoom быстро набрал популярность. Но довольно быстро выяснилось, что разработчики были не вполне готовы к тому, что их детище привлечет так много внимания.

При столь интенсивном использовании недочеты Zoom мгновенно всплыли на поверхность.

Надо отдать компании должное: в Zoom успешно справляются с резким ростом нагрузки и быстро реагируют на находки исследователей безопасности.

Однако решить все найденные проблемы с помощью обновлений невозможно — и некоторые из них следует иметь в виду. Ниже 10 советов, которые помогут обеспечить безопасность и приватность общения в Zoom.

1. Защитите свою учетную запись

В первую очередь учетная запись Zoom — это еще один ценный аккаунт, и его тоже нужно защищать. Используйте надежный уникальный пароль и включите двухфакторную аутентификацию: она защитит ваш аккаунт, даже если учетные данные утекут в Сеть (к счастью, пока этого не произошло, но полностью исключать такую неприятность нельзя).

У сервиса есть особенность: помимо логина и пароля пользователь получает идентификатор персональной конференции (Personal Meeting ID, или PMI).

Его довольно легко засветить — через PMI можно приглашать людей на публичные конференции в Zoom.

Будьте с ним осторожны: делитесь PMI только с доверенными лицами, поскольку каждый, кто знает ваш идентификатор, может подключиться к любой организованной вами онлайн-встрече.

2. Используйте для регистрации в Zoom рабочую почту

Из-за странного глюка, который на момент написания этой статьи не был исправлен, Zoom считает, что все электронные адреса в одном домене (если только это не очень популярный домен, такой как @gmail.com или @yahoo.com) принадлежат одной компании. Поэтому сервис объединяет все аккаунты с одним и тем же доменом в группу, участники которой могут просматривать контактную информацию друг друга.

Например, это произошло с пользователями из Казахстана, чьи адреса заканчивались на @yandex.kz. То же может случиться с клиентами других небольших (или малоизвестных на Западе) провайдеров электронной почты.

Поэтому для регистрации в Zoom мы рекомендуем использовать рабочую почту: не страшно, если вашу рабочую контактную информацию узнают коллеги. Если такой почты нет, заведите ящик в любом популярном публичном домене, чтобы сохранить личные данные в тайне.

3. Остерегайтесь поддельных приложений Zoom

Как выяснил исследователь «Лаборатории Касперского» Денис Паринов, в марте число вредоносных файлов, имена которых включают названия популярных сервисов для видеосвязи (Webex, GoToMeeting, Zoom и др.

Читайте также:  Налоговый агент: кто это такой, НК РФ, обязанности, права, ответственность

), увеличилось почти втрое по сравнению с прошлым годом.

Это значит, что злоумышленники активно эксплуатируют растущую популярность Zoom и похожих приложений, пытаясь замаскировать вредоносные программы под клиенты для видеосвязи.

Как улучшить рабочие онлайн-встречи в Zoom, Skype, MS Teams: 6 советов от Luxoft

  • С начала карантина многие украинские компании проводят рабочие встречи в Zoom и других сервисах видеосвязи.
  • Program manager Елена Кравченко из Luxoft написала статью о том, как улучшить Daily Scrum и общение рабочих команд по видеосвязи.
  • Эти советы можно использовать не только для метода Daily Scrum, но и в целом для рабочих встреч в онлайне (Daily Scrum — это один из методов проведения рабочих встреч в сжатые сроки, не больше 15 минут).

Можно ли сохранить Scrum эффективным, когда вокруг — карантин и «удаленка»? Из жизни команд в момент пропали кофе-посиделки, удобные митинг-румы, простота и доступность face-to-face коммуникации.

  1. И теперь место встречи — Zoom.
  2. Когда дело доходит до удаленной работы, коммуникация оказывается самым уязвимым звеном.
  3. Общаясь онлайн, мы находимся далеко друг друга, и огромная часть информации, которая обычно передается с помощью мимики, жестов, тональности, теряется.
  4. В результате некоторые важные вещи, такие как эмпатия, фокус и общий контекст, остаются «за кадром».

Что сделать, чтобы улучшить качество удаленной коммуникации — и начать с Daily Scrum?.

  • составили перечень.
  • советов, которые.
  • помогут сделать.
  • ваш онлайн Daily Scrum.
  • эффективнее и веселее.
  • Попросите всех включить камеры.
  • Устное общение — так мы передаем всего лишь 35% информации.
  • Невербальные знаки,.
  • такие как выражение лица, жесты, улыбка,.
  • зрительный контакт, являются ключом к.
  • формированию эмпатии и понимания.
  • Проще говоря, когда мы.
  • видим друг друга лично, наше вовлечение.
  • выше, а процесс и результаты общения.
  • более продуктивны.
  • Чтобы использовать все.
  • преимущества невербального общения,.
  • попросите команду всегда включать.
  • камеры во время общения.
  • Вначале вы наверняка услышите возражения: «нам комфортнее общаться без камеры», «моя квартира выглядит не очень, не хочу, чтобы все ее видели» или «мне не удобно, я поздно просыпаюсь и еще в кровати во время звонка».
  • Обсудите эти возражения с каждым из коллег лично.
  • Убедитесь, что вам удалось объяснить, почему включать камеры важно.
  • Не забывайте ограничивать время.
  • На Daily Scrum.
  • вас есть 15 минут.
  • Не важно, проходит он.
  • в офисе или удаленно.
  • Если все затянется,.
  • ваша команда попросту потеряет фокус.
  • Участники команды с самого начала.
  • возненавидят эти встречи и сделают все,.
  • чтобы пропускать или опаздывать на них.
  • Установите правило: тратить не более 15 минут на Daily Scrum.
  • Придерживайтесь его.
  • Ваша команда это оценит.
  • Если вам сложно заканчивать «Дейли» за 15 минут: советы о том, как с этим справиться.
  • Используйте Collaboration Cards, чтобы упростить обмен простыми сообщениями.
  • На онлайн-встречах часто бывает так, что все начинают говорить одновременно (поскольку не видят, кто собирается высказаться), или у кого-то проблемы с интернетом (и человек не замечает, что его звук и видео замерли).
  • структурировать общение и уменьшить.
  • количество случаев, когда участники.
  • перебивают друг друга, попробуйте.
  • Collaboration Cards.
  • Попросите участников встречи.
  • показывать карту перед камерой, чтобы.
  • выразить свою мысль, вместо того чтобы.
  • начинать обсуждение.
  • Такие карты как «Нет звука», «Пожалуйста, подождите секунду», «Отлично» и другие помогут вашей команде быстро обмениваться наиболее частыми репликами без суеты.
  • Здесь можно купить набор карт.
  • А можно создать дизайн собственной колоды.
  • Используйте «визуальные радиаторы» (Visual Radiators), чтобы упростить понимание.
  • Человеку легче усваивать информацию, когда она визуализирована.
  • Поэтому убедитесь, что у вас есть картинка, объясняющая содержание встречи.
  • Например, доска в Jira или любой другой системе отслеживания задач.
  • Это простой способ сделать ваши встречи структурированными и краткими.
  • Создайте настроение.
  • Как сделать Daily.
  • Scrum веселее, а еще узнать.
  • больше о настроении команды и повысить.

их вовлечение?.

  1. мы уже обсуждали важность ограничения.
  2. времени, спросите команду, готовы ли.
  3. они иметь одну более длинную версию.
  4. в неделю (например, 5-10 дополнительных.
  5. Используйте это время, чтобы.
  6. Используйте специальные вопросы, которые в шутливой форме помогут каждому участнику совещания включится в работу.

Как узнать, все ли ок с настроением у команды? Используйте приложение Mentimeter, которое позволяет делать онлайн-опросы в режиме реального времени.

  • Карта эмоций.
  • Еще один способ «померить температуру» команды.
  • Если вы используете Zoom, у вас есть возможность поделиться White Board и предоставить каждому участнику доступ для совместного редактирования.

Что делать и чего не делать во время совещаний в Zoom

19 мая 2020

Никто не любит зануд: ни в реальной жизни, ни в видеосвязи.

Автор колонки на FT Пилита Кларк начинает текст с простой рекомендации: не будьте Zoom-занудой.

Под этим термином она подразумевает сразу несколько типов личностей: одни стремятся заполнить собой всё время и виртуальное пространство (например, пока все собираются), другие только научились пользоваться видеочатом и теперь доказывают это, раздавая непрошенные советы из серии «выйди и зайди снова».

Кнопка отключения микрофона дарована не просто так.

Мьютить самого себя во время Zoom-конференции нужно не только когда на фоне закричит ребёнок или залает собака.

Отличие онлайн-митингов в том, что собеседник как будто подставляет вам своё ухо — а вы туда кашляете, дышите или хлюпаете чаем, не говоря уже о фоновом шипении микрофона и звуке печатания на клавиатуре (да, его тоже слышно!).

Если так начнут делать одновременно все участники созвона, можно сойти с ума — так что если вы не говорите, просто отключите микрофон.

В онлайн переходят и классические правила этикета: например, перебивать всё ещё невежливо.

Видеовстречи приковывают к стулу: в эпоху локдауна их стало очень много, при этом важность решаемых таким образом задач не снизилась, а технические заминки неизбежны.

Желательно всё-таки отслеживать, кто и что сказал — поэтому просто не перебивайте говорящего.

Это не только ускорит и упростит созвон, но и позволит избежать неприятных ситуаций, когда слова одного человека ошибочно приписывают другому. Просто дождитесь своей очереди говорить.

Наличие хорошего интернет-соединения — не повод гордиться и издеваться над другими.

«Широкополосный сноб» — так автор колонки называет людей, которые бахвалятся своим быстрым подключением во время онлайн-митингов.

Надо понимать, что сейчас сети перегружены трафиком, это сказывается на скорости, и у кого-то на созвоне будут возникать заминки.

Всё, что вам надо делать в таком случае — дождаться, пока у собеседника восстановится подключение, а не продолжать говорить, пока он переподключается. Ну и стебаться над зависшим в неудачном ракурсе изображением тоже не надо. 

Фон для созвона должен быть простым и чистым, а не поводом для хвастовства.

Если у вас за окном прекрасный пруд с уточками — это отличный фон для жизни, но никак не для рабочего созвона. То же касается дизайнерских предметов интерьера. Когда вы созваниваетесь с людьми, которые по каким-то причинам не могут себе такого позволить, попытайтесь найти что-то нейтральное: для фона, например, отлично подойдёт стена. 

Включенная камера — залог того, что вас услышат и примут во внимание.

Возможность видеть, кто пытается говорить — особенно в условиях, когда изложенные выше правила соблюдают не все, кто-то печатает во время созвона, а кто-то перебивает, — способна серьёзно улучшить качество видеоконференции. Поэтому оставляйте камеру включенной, и по возможности сами смотрите на коллег. Исключением может стать ситуация, когда транслировать видео не позволяет качество вашего интернет-соединения.

Чем меньше участников на онлайн-совещании, тем лучше оно пройдёт.

Это правило, которое нужно помнить, приглашая людей на Zoom-встречу: на созвоне не должно быть сотрудников, которых он напрямую не касается.

Потому что в лучшем случае они просто потратят своё рабочее время без пользы, а в худшем — будут мешать процессу, задавать дурацкие вопросы, потому что не в теме, и пытаться себя развлечь.

Так что постарайте ограничить созвон тем количеством людей, которое необходимо для полезного обсуждения.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *