Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Средняя оценка: 4.7

Количество голосов: 4

Чек-лист: что это такое, как его составить и правильно вести 4.7 5 4 4

16 января 2019

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Что такое чек-лист — известно каждому пилоту. Собственно, авиация — это и есть, как принято считать, та отрасль, которая дала миру чек-листы.

В своё время авиаторы поняли — процесс управления летательными аппаратами настолько усложнился, что для обеспечения безопасности полётов просто необходимо дополнительное средство контроля даже малейших процедур. Внимание: в конце статьи бонус для маркетологов.

До сих пор использование чек-листов или, на русский манер, контрольных карт — обязанность пилотов, в то время как подавляющее большинство специалистов может позволить себе роскошь пренебрегать ими.

Отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее — необходимое условие обеспечения сохранности человеческих жизней.

То же можно сказать и про хирургов, в работе которых приходится учитывать десятки критически важных факторов подготовки и проведения операций.

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Что такое чек-лист

Что это всё-таки за предмет, который отвечает за жизни людей? Чек-лист — это список пунктов, составленный в произвольном виде — в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно это, как выразились бы специалисты по базам данных, два поля — булева переменная и string. Хорошо, попроще — словесное описание процедуры и отметка «сделано».

Перед выполнением процедур, галочка ещё не проставлена, есть только список. По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.

Причём, как можно понять из уточнений, существует много различных видов чеклистов. В контексте сферы применения бывают бытовые и профессиональные списки дел. По типу пунктов можно выделить проверку условий и постановку задач для выполнения.

Один пункт — одна задача, так как именно в целях концентрации внимания используются подобные списки.

Чем он отличается от других списков

Чек-листы часто путают с гайдами, списками дел и пошаговым планом. Посмотрим, в чем отличие листов от этих способов планирования.

От гайда

Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности, например, гайд по выпечке или по использованию Фотошопа. У руководства могут быть различные варианты действий (разные ингредиенты или способы получения результата).

От списка дел

Список дел составляется для каждой конкретной задачи. Например, покупка продуктов, оборудования, мытье посуды в случае с приготовлением торта. Список дел характеризуется возможностью сосредоточиться на делах, которые нужно сделать здесь и сейчас. При этом порядок действий не имеет значения.

От пошагового плана

Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий.

Функции чек-листов

Главная функция чек-листов — наводить порядок в расписании. Они нужны для того, чтобы:

  • зафиксировать все бытовые и рабочие задачи;
  • выполнить их в срок;
  • отслеживать результат или прогресс в задаче.

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Область применения

Среди бытовых примеров легко подобрать несколько, только вспомнив себя и свою семью. Например, чек-листы сбора портфеля для ребёнка:

  • Дневник
  • Пенал
  • Папка с тетрадями
  • Учебники
  • Сменная обувь

Чек-лист выхода из квартиры для делового человека:

  • Кошелёк
  • Ключи
  • Паспорт
  • Ручка
  • Визитки
  • Гарнитура

Те, кто самостоятельно планирует свой отпуск, наверняка прекрасно знают процедуру получения шенгенской визы:

  • Анкета
  • Фото
  • Справка с работы
  • Копии трудовой книжки
  • Выписка с банковского счёта
  • Бронь жилья
  • Бронь транспорта

Такой подход помогает быть более организованным и собранным.

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Назначение

Чек-листы применяются в качестве:

Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать последовательность действий, может пригодиться план. Пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.

Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — «залить воду в кастрюлю», «томить в духовке полчаса» и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.

Команда инженеров на линии сборки сложной техники обязательно пользуется инструкцией, где прописана последовательность действий. Когда речь идёт о высокотехнологичных проектах, ошибки недопустимы.

  • Средства контроля параметров

Разница может быть едва уловимой, но всё же существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога, а, скорее, проверки состояния систем.

Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Веб-мастер может самостоятельно изготовить себе чек-лист по настройке новой рекламной кампании. Документ позволит проконтролировать, количество объявлений, группы объявлений, бюджеты и аудитории, все ли площадки запущены.

Следить за результатами рекламной кампании проще всего на одной платформе. Аналитическая платформа Calltouch с удобными и понятными отчетами по продажам и расходам помогает не только контролировать процесс, но и увеличить прибыль бизнеса.

Узнать подробнее

Немало людей чувствительных, да и вполне обычных знают на собственном опыте, как тяжело и временами страшно приступать к одной большой задаче. Тем не менее, как говорится, слона надо есть по кусочкам.

Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом.

Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.

Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.

Для более комплексного подхода к личной эффективности, обратите внимание на материал Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни.

Внедрение чек-листов часто встречает сопротивление со стороны исполнителей, которые не хотят чувствовать себя роботами. Идеально сначала «продать» им идею использования чек-листов.

Пояснить, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не принижает опыт, профессионализм и компетенции, а наоборот освобождает мозг исполнителя от рутинных действия, позволяя сконцентрироваться на более сложных или творческих задачах.

Ситуации

  • Выполнение задач. Самый распространённый вид чек-листов. Используются, чтобы описать порядок шагов, ведущих к достижению цели. Не годятся для экстренных ситуаций.
  • Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
  • Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
  • Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
  • Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.

Мы в Колтач создали умные чек-листы для интернет-маркетологов. С помощью интерактивного инструмента можно учесть все этапы запуска проекта и проконтролировать выполнение задач. Выбрать можно из 10 чек-листов под специфические ситуации:

  • Настройка обратного звонка для контекстной рекламы;

Попробуйте виджет обратного звонка Calltouch, у него простые и гибкие настройки. И много возможностей — вызов обратного звонка можно настроить на любую форму с полем телефона.

  • Проверка ключевых настроек рекламных кампаний в Яндекс;

Переводим сотрудников на удаленку

  • Чем отличается правовой статус надомника от лица, работающего дистанционно?
  • Как оформить перевод сотрудников на удаленку?
  • Какие нюансы необходимо учитывать при переводе сотрудников на удаленную работу?
  • Как понять, выгоден ли работодателю перевод на удаленную работу сотрудников?

Правовые вопросы, связанные с удаленной работой

Необходимость перевода сотрудника на удаленную работу может быть обусловлена различными причинами. Так, временный перевод на удаленку рекомендовался ведомствами в связи с коронавирусом. А желание работодателя перевести сотрудников на удаленную работу в принципе может быть обусловлено стремлением работодателя, например, сэкономить на арендной плате.

Чем отличается надомник от сотрудника, работающего дистанционно?

В Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ) есть две специальные главы, посвященные работникам, которые трудятся удаленно:

• глава 49 «Особенности регулирования труда надомников»;

• глава 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Чем отличаются надомники от лиц, которые трудятся дистанционно?

Во-первых, дистанционный работник, в отличие от надомника, может трудиться как дома, так и в другом месте.

Это отличие мы можем увидеть, сравнив содержание ч. 1 ст. 310 ТК РФ и ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ.

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Например, так может работать журналист. Он собирает информацию, посещая различные конференции, а сами же статьи он может писать как дома, так и сидя в кафе, и даже находясь в гостях.

Во-вторых, под дистанционной работой, как правило, подразумевается интеллектуальный труд, а под надомной — труд физический.

Например, надомную работу могут выполнять швея, мастер по пошиву обуви и т. д.

В-третьих, надомник может привлекать для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, членов своей семьи (ч. 1 ст. 310 ТК РФ).

Как оформить перевод на удаленную работу?

Минтруд России на официальном сайте ответил на вопрос, какие документы необходимо оформить для временного перевода сотрудников для работы на дому[1.

Читайте также:  Приказ о дезинфекции помещений (коронавирус), образец приказа на дезинфекцию в связи с коронавирусом

По мнению ведомства, для осуществления такого перевода необходимо:

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

Прежде чем переводить сотрудников на удаленную работу, нужно проанализировать производственные возможности и убедиться, что у сотрудника есть ресурсы, чтобы выполнять свою работу дома. Или работодатель может предоставить работнику необходимую технику/материалы.

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

  1. К сведению
  2. На том, что в такой ситуации необходимо заключать дополнительное соглашение с работником, обращает внимание и Федеральная служба по труду и занятости[2].
  3. Рассмотрим подробнее содержание дополнительного соглашения.
  4. Помимо того что дополнительное соглашение позволит изменить условия о месте и характере работы, оно понадобится для того, чтобы с помощью него урегулировать вопросы, связанные:

• с выплатами компенсаций работнику за использование и износ его имущества, обеспечением его оборудованием, материалами, сырьем для работы и т. д.;

• увольнением сотрудника.

Кроме того, важно не забыть указать в дополнительном соглашении будет ли перевод на удаленную работу носить временный или постоянный характер.

Выплата компенсаций, обеспечение оборудованием, сырьем, материалами

Не важно, занимается ваш сотрудник умственным или физическим трудом — как только его рабочим местом становится его дом или квартира, он, как правило, начинает использовать для работы свой компьютер, принтер, телефон, швейную машинку (если речь идет о портной или обувщике) и т. д.

Кроме того, если речь идет о присвоении сотруднику статуса надомника, работодатель сразу же должен решить, как он будет обеспечивать работника сырьем, материалами и пр.

Как работодатель должен компенсировать работнику понесенные затраты и решить вопросы, связанные с обеспечением его средствами для работы?

На всех работников распространяется общая норма ст.

188 ТК РФ, согласно которой при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, которое составляется в письменной форме.

 

[1] https://rosmintrud.ru/employment/employment/785.

[2] https://www.rostrud.ru/press_center/novosti/892313/.

Ю. А. Хачатурян, генеральный директор компании Nika, risk plan

Новые разъяснения по отчёту об удалённой работе — Контур.НДС+

Чек-лист: что учесть при переводе работников на удаленку

После появления у работодателей обязанности отчитываться об удалённой работе своих сотрудников (Cм. подробнее: Как заполнить и сдать отчёт об удалённой работе сотрудников), возникло множество вопросов о порядке оформления отчёта, его отправке и сроках сдачи. В статье собраны ответы на самые популярные и актуальные из них.

Сроки и периодичность сдачи отчёта об «удалёнке»

На днях мэр Москвы внёс окончательную ясность в вопрос о сроках подачи сведений, издав Указ от 15 октября 2020 года № 101-УМ, который вносит определённые поправки в Указ Мэра Москвы от 08.06.2020 N 68-УМ.

Срок подачи первого отчёта не изменился, т.е. сохранена дата 12 октября 2020 года.

Поправки коснулись периодичности предоставления сведений. Так, отменена еженедельная сдача.

Теперь следующий отчёт необходимо подать только после того, как сведения из первого перестанут быть актуальными, т.е. если изменились какие-либо сведения (ФИО, номер документа и прочее).

Отчёт направляется в момент принятия решения о внесении изменений и никак не связан с конкретным днём недели.

Порядок определения 30% сотрудников, которых нужно отправить на удалённую работу

  • В Указе № 101-УМ уточнён порядок расчёта процента сотрудников для перевода на «удалёнку».
  • В ранее действовавших положениях Указа № 68-УМ не было до конца ясно, входят ли в обязательные 30 % персонала на «удалёнке» сотрудники, которые старше 65 лет или имеют хронические заболевания, или данные категории нужно учитывать отдельно.
  • Новый Указ разъяснил, что сотрудники старше 65 лет или имеющие хронические заболевания, учитываются в составе 30 % сотрудников, которых необходимо перевести на удалённую работу.

Отдельно прописана ситуация, когда рабочее время сотрудника разбито на работу в офисе и дома. Такой персонал необходимо отражать в числе переведённых на удалённую работу. Аналогично следует поступить в отношении сотрудников со сменным графиком.

Однако, стоит учитывать тот момент, что одновременно на рабочих местах в офисе может находиться не более 70 % от общей численности персонала (в т.ч. исполнители по ГПХ).

Нет возможности перевести сотрудников на удалённую работу

У некоторых предприятий отсутствует возможность перевести 30 % сотрудников на удалённую работу из-за специфики деятельности, например, продуктовые магазины или станции технического обслуживания, поскольку такая мера нарушит порядок нормально функционирования.

Могут ли такие компании отказать от перехода на удалённую работу, а соответственно от предоставления отчёта в мэрию? Ответ достаточно однозначен – нет, не могут.

Существует ограниченный перечень компаний, которые освобождены от перевода сотрудников на «удалёнку», к таким, например, относятся предприятия оборонно-промышленного комплекса страны.

Предусмотрена и отдельная категория граждан, которым разрешено ходить на работу, невзирая на возвратные ограничения и наличие хронических заболеваний. Это те сотрудники, чьё присутствие на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования организации или ИП. Подобная норма закреплена в п. 1.11 Указа 68-УМ.

На официальном сайте мэра Москвы разъяснено, что под данную категорию критически важных сотрудников подпадают граждане, чьё отсутствие на рабочем месте может вызвать угрозу жизни и здоровья остального населения страны, принести вред имуществу государства или привести к нарушению нормального функционирования непрерывно действующих или опасных производств.

Если предприятие не подпадает под вышеуказанные исключения, то у руководства нет возможности отказаться от перевода 30% сотрудников на удалённый режим работы.

Нарушается ли закон о персональных данных

В одном из разделов отчёта существует поле «Телефонные номера сотрудников», которое является обязательным к заполнению. Остальная информация с номерами карт «Тройка» и «Стрелка», социальных карт и месячных проездных билетов заполняется только при наличии соответствующей информации.

У многих возникает вопрос: не нарушается ли подобным отчётом закон о защите персональных данных?

Многие специалисты полагают, что закон всё-таки нарушается. Поскольку сбор и обработка персональных данных возможны только с согласия гражданина. А сотрудники не всегда согласны делиться подобной информацией.

  1. Если работник откажется предоставлять необходимые для отчёта сведения, то, скорее всего, это приведёт к конфликту интересов сотрудника и работодателя.
  2. Гражданин имеет право подать иск на работодателя за разглашение персональных данных.
  3. При этом работодателя тоже можно расценивать как пострадавшую сторону, поскольку данные он передаёт не по своей инициативе.
  4. Если конфликт неизбежен, то в свою защиту организация может привести следующие аргументы:
  1. Среди предоставляемых сведений отсутствуют данные ФИО сотрудника, следовательно, сопоставить информацию о номере автомобиля, картах и проездных с их фактическим владельцем не представляется возможным.
  2. В п. 11.3 Указа № 68-УМ указано, что все требуемые сведения предоставляются без отражения персональной информации.
  3. В соответствии с п. 2 ч. 1ст. 6 Закона № 152-ФЗ допускается не брать у сотрудника согласие на обработку персональных данных, если подобные сведения необходимы для исполнения полномочий государственных органов. В обязанности мэра входит защита населения города от вируса COVID-19. Именно с этой целью осуществляется сбор информации, следовательно, можно обойтись без согласия на обработку персональных данных.

Можно ли сдать пустой отчёт

Если вторую страницу отчёта оставить незаполненной, то он не пройдёт проверку технического контроля и будет считаться непредставленным. Однако, работодателю достаточно заполнить обязательное поле с указанием номера телефона сотрудника, а остальные он может оставить пустыми. Такой отчёт сможет пройти стадию контроля и будет засчитан системой.

Кто освобождается от уплаты налогов и взносов за II квартал 2020 года

Перевод сотрудников на удаленную работу: чек-лист и документы для перехода на «удаленку»

В ситуации эпидемии перевод сотрудников на удаленную работу уже не выбор, а острая необходимость. Некоторых специалистов — водителей, курьеров, ремонтников, официантов, продавцов перевести на «удаленку» не получится при всем желании. Но вот с офисными сотрудниками — менеджерами, программистами, рекламщиками — сработает. Расскажем, как перевести работников на удаленную работу и сделать это правильно: добавить бизнесу мобильности и при этом не потерять продуктивности.

Власти продлевают «коронавирусные» ограничения.

Кто не организовал работу «удаленщиков», объявляет «простой по независящим от работодателя причинам». Во время простоя работодатель обязан платить сидящим дома работникам зарплату в размере 2/3 оклада (ч.2 ст.157 ТК РФ).

Перевод организации на дистанционную работу — это способ избежать простоя.

С 1 января 2021 года в Трудовой кодекс внесены изменения и теперь организовать удаленную работу проще. Что изменилось в законе об удаленной работе.

Введены 3 вида удаленной работы:

  • постоянная, с момента приема на работу;
  • временная, на срок до 6 месяцев;
  • периодическая. То в офисе, то «на удаленке», но не больше 6 месяцев.

Для перевода на «удаленку» по требованию властей не нужно согласие работников. Просто издайте ЛНА о временном переводе на дистанционную работу и ознакомьте с ним сотрудников «способом, позволяющим подтвердить получение». Электронно в СБИС, на бумаге под роспись или по почте.

Укажите в ЛНА условия, предусмотренные ст. 312.9 ТК РФ:

  • реквизиты решения властей, из-за которого вводите «удаленку»;
  • список тех, кого переводите;
  • срок дистанционной работы;Не может быть больше 6 месяцев и срока, указанного в решении властей.
  • про оборудование для работы дома;Опишите порядок выдачи офисных компьютеров домой или установите размер компенсации за использование домашнего компьютера работника, его ПО и средств связи. Напишите хотя бы 100 рублей, чтобы выполнить требования закона.
  • режим работы и отдыха;По умолчанию сотрудник работает «по своему усмотрению». А время звонков, онлайн-совещаний, переписки с работодателем включается в рабочее. Если укажете конкретный график, то работник обязан трудиться по нему.
  • порядок обмена документами, сроки предоставления отчетов о проделанной работе.

В трудовую книжку не нужно вносить запись об удаленной работе. Запись вносят только, если работник попросит и предоставит трудовую книжку. Но в любом случае придется заполнять форму СЗВ-ТД. Чтобы не тратить время заполняйте и отправляйте СЗВ-ТД в СБИС.

Читайте также:  Аренда земельного участка

На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии, что и на прочих работников. Удаленная занятость оплачивается точно так же, как стандартная работа в офисе. Даже не думайте урезать зарплату по случаю переезда.

  1. Удаленный режим — это такая же работа, как в офисе. Попросите сотрудников организовать рабочее место — стол, стул и не использовать диван или кровать.
  2. Проверьте, что у сотрудников дома есть:

    • ноутбук или персональный компьютер;
    • высокоскоростная стабильная интернет-линия;
    • вебкамера;
    • микрофон;
    • наушники или колонки.
  3. Вместе с системным администратором составьте список минимальных требований к системе и оборудованию:

    • количество ядер процессора;
    • размер оперативной памяти;
    • версия операционной системы и браузера;
    • скорость интернет-соединения.

Тем, у кого компьютер не соответствует требованиям или чего-то не хватает, нужно помочь. Разрешите забрать рабочий компьютер домой, закупите ноутбуки или выдайте со склада.

  1. Если сотруднику требуется постоянный доступ к корпоративной локальной сети, специфическим программам (графическим редакторам, редакторам кода, учетным системам) настройте удаленный доступ через VPN-соединение. Офисный компьютер при этом должен быть включен или находиться в спящем режиме.
  2. Озвучьте номер телефона, по которому сотрудник сможет связаться с сисадмином, если у него возникли проблемы с работой оборудования.

Программное обеспечение — краеугольный камень успешного переезда на «удаленку».

Важно, чтобы у сотрудника на руках оказался полноценный набор инструментов, который позволит выполнять все задачи дома, ничего не откладывая и не замораживая процесс.

Главное правило здесь — дистанционная работа возможна только в онлайн-приложениях. Их не нужно устанавливать и настраивать. Вводите логин и пароль — и вы уже в программе.

Мы составили минимальный список приложений, которые требуются для запуска дистанционной работы. Если какого-то из этих жизненно необходимых элементов нет в наличии, это негативно отразится на работе. Перед тем, как отправить сотрудников по домам, сверьтесь с этим чек-листом и докупите то, чего вам не хватает.

Онлайн CRM

Например, СБИС CRM. Для дистанционных продаж подходит только онлайн система, в которой вся история общения с клиентами будет доступна 24/7 с любого устройства, подключенного к интернету.

Облачная телефония

Например, СБИС Облачная телефония. Представьте, что будет твориться в офисе, когда его покинут сотрудники.

Перевод сотрудников на удаленную работу в СБИС

С 9 до 18 телефоны будут разрываться от звонков. Виртуальная АТС перенаправит звонки на мобильные сотрудников.

Онлайн task-менеджер — постановщик задач

Например, СБИС Управление бизнес-процессами. На «удаленке» ставить задачи сотрудникам придется не по e-mail и не в мессенджере, а только через task-менеджер. Он сам «прогонит» задачу по исполнителям, проследит за ходом выполнения и сроками.

Приложение для коммуникаций: мессенджер с видеосвязью

Например, СБИС Корпоративный портал. Использовать множество каналов связи — Viber, Skype, Telegram, E-mail — ошибка. Работа на удаленке предполагает, что переписка будет вестись в одном мессенджере, которое объединит в себе текстовые сообщения, видеозвонки, демонстрацию экрана, обмен файлами и где сразу будут записаны номера всех сотрудников.

Приложение для контроля за дисциплиной

Например, СБИС Учет и контроль рабочего времени.

Кто дает гарантию, что люди правда займутся делами, а не засядут за просмотр сериалов? Установите программу, которая будет фиксировать рабочий день сотрудников: во сколько человек включил компьютер, на какие сайты заходил, кому звонил. Но будьте осторожны в выборе — проверьте, что софт не нарушает законодательство и не собирает личные данные сотрудников.

Не устанавливайте сотню разных программ — их придется долго и тяжело интегрировать друг с другом. СБИС — это облачная платформа, которая объединяет все инструменты для работы вне офиса.

Организуйте продажи, принимайте звонки, управляйте задачами, проводите совещания, контролируйте дисциплину онлайн. Вы сами выберите тот набор инструментов, который лучше подходит под ваши задачи.

  • Как быть, если сотрудник не согласен работать удаленно?В 2020 году сотрудника пришлось бы оставить в офисе. А с 1 января 2021 разрешили «принудительную» удаленку, без согласия работников. Но только в исключительных случаях – в связи с ограничительными решениями властей.
  • Как заполнять табель на удаленного сотрудника?
  • Сотрудник требует компенсацию за использование на «удаленке» домашнего компьютера и интернета. Обязаны ли мы оплачивать? выдать работнику оборудование для работы на «удаленке» или компенсировать ему использование личного компьютера, Windows, антивируса. Интернет и телефонную связь тоже надо компенсировать, если они нужны для работы. Иначе работник имеет право приостановить работу. Чтобы избежать споров — определите в ЛНА порядок компенсации, установите размер выплат. А для экономии на телефонной связи, используйте СБИС — телефонию.
  • Сотрудник «на удаленке» пьет алкоголь в течение рабочего дня. Как уволить?Увольняйте по другим основаниям. Чтобы уволить за работу в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения (по подп.б) п.6 ст.81 ТК РФ) надо доказать факт опьянения. Это сложно при дистанционной работе. Аудио-, видеозаписи оспоримы в суде. А в квартиру работник вправе никого не пускать, у него есть конституционное право на неприкосновенность жилища.На удаленке проще уволить за качество работы. Ставьте задачи и увольняйте за невыполнение. Если создавать задачи в СБИС, тогда сможете видеть в календарях работников время работы над конкретными задачами, количество звонков менеджера.С 2021 ввели новое основание для увольнения на удаленке – невыход на связь 2 дня подряд. Чтобы доказать «невыход», назначайте видеосовещания, учитывайте время работы по времени нахождения в корпоративной системе.

Нерабочий месяц: как перевести работников на «удаленку»

Ограничения, введенные из-за коронавируса, заставили бизнес задуматься о переводе сотрудников на «удаленку».

Этот режим позволит работать, не нарушая карантина, а значит, выполнять обязательства перед контрагентами и сохранить источники доходов.

Благо современная техника и средства связи уже давно достигли такого уровня, что множество бизнес-задач вполне можно решать дистанционно. Какие документы надо оформить работодателю для перевода работников «на удаленку»? Давайте разбираться.

В обычной ситуации перевод сотрудников на работу из дома оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании такого «допника» трудовой договор становится соглашением о дистанционной работе.

Особенности регулирования труда «дистанционщиков», в том числе возможность использования для взаимодействия между сторонами договора документов, заверенных электронными подписями, установлены в главе 49.1 Трудового кодекса.

При этом предполагается, что дистанционная работа носит постоянный характер, то есть сотрудник, согласившийся на такие трудовые отношения, в дальнейшем в офисе компании работать не будет.

Составить и распечатать трудовой договор

Специального механизма для оформления временной «удаленки» в Трудовом кодексе не предусмотрено. Поэтому правила о дистанционной работе можно использовать и для временного перевода «самоизолированных» сотрудников на работу из дома. Чтобы работник мог трудиться во время карантина в удаленном режиме, нужно составить дополнительное соглашение к его трудовому договору.

Что прописать в допсоглашении

В допсоглашении следует установить, что в связи с неблагополучной эпидемиологической ситуацией для сотрудника вводится дистанционный режим работы в соответствии со статьей 312.1 ТК РФ.

Это, в частности, означает, что работник будет выполнять определенные трудовым договором функции вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения), а также вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. При этом сотрудник будет использовать интернет для выполнения трудовых обязанностей и для взаимодействия с работодателем.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Трудовой кодекс не требует обозначать в дополнительном соглашении конкретный адрес, по которому работник «на удаленке» будет находиться во время выполнения трудовых обязанностей.

Отдельно в дополнительном соглашении нужно указать, что оно носит временный характер. При этом можно установить четкий срок окончания действия соглашения, совпадающий с введенными государством «карантинными» сроками: например, 1 мая или 1 июня.

Либо допустимо определить срок завершения действия «допника» указанием на конкретное событие: улучшение санитарно-эпидемиологической ситуации или отмена режима повышенной готовности в соответствующей местности.

После того, как наступит указанная дата или состоится обозначенное событие, снова начнет применяться та редакция трудового договора, которая действовала до момента заключения допсоглашения.

ВАЖНО. Перевод «на удаленку» не предполагает автоматического сокращения заработной платы. Но при подписании дополнительного соглашения стороны могут договориться об уменьшении оплаты труда в связи с изменением списка трудовых обязанностей человека, который будет работать из дома (если какую-то часть трудовых функций нельзя выполнять «на удаленке»).

Рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Кроме этого, в дополнительном соглашении нужно прописать порядок снабжения сотрудника необходимыми ресурсами. Допустимо установить, что работник сам обеспечивает себя компьютером, принтером и т.д. В этом случае нужно определить размер компенсации за использование техники работника и сумму возмещения расходов на оплату телефона и интернета (подробнее см. в следующей статье).

Наконец, в допсоглашении оговариваются сроки и порядок сдачи работы, а также способы и периодичность коммуникаций с работодателем (ст. 312.3 ТК РФ).

Как подписать допсоглашения

Перевод на удаленную работу в 10 шагов | Инструкция и чек-лист

COVID-19 заставил многих руководителей наконец серьезно задуматься о том, как перевести сотрудников на удаленную работу. При этом действовать нужно быстро и не допустить больших потерь в бизнесе.

Как организовать перевод на удаленку так, чтобы рабочие процессы не прекращались и бизнес продолжал создавать ценности? Мы в ТелекомДом подготовили для вас подробную инструкцию о том, как организовать процесс перевода максимально легко, комфортно и быстро.

О чем пойдет речь:

  1. Кого и каким образом переводить на удаленную работу. Какие сотрудники могут легко работать дистанционно и как организовать их сотрудничество с теми, кто остался в офисе.
  2. Технологии и инструменты для полноценного перехода. Где их взять, как их настроить и как обучить сотрудников использовать их. Как предоставить дистанционный доступ к информации и какие облачные технологии использовать.
  3. Как организовать совместную работу сотрудников, оставшихся в офисе и перешедших на удаленку. Какие для этого нужны инструменты, правила и навыки.
  4. Как добиться высокой эффективности работы сотрудников и не допустить, чтобы они расслаблялись в домашних условиях. Предоставим инструкцию о том, как удаленный сотрудник может организовать свою работу и оставаться продуктивным, находясь среди домашних в комфортном окружении.
  5. Как это все оформить юридически. Какие есть риски с точки зрения Трудового Кодекса и как их снять.
  6. Как обезопасить компанию экономически и информационно. Что поможет снизить ущерб от резкой смены режима работы.
  7. На что придется потратить деньги. Кажется, что удаленка снижает затраты. Но при этом нужно сделать несколько важных инвестиций.
  8. Чек-лист по переводу офиса на удаленный режим работы.
  9. Образец регламента
  10. Инструкция по организации рабочего места в домашних условиях.
Читайте также:  Ставка рефинансирования ЦБ РФ в 2021 году, таблица ставок Центрального банка России

Мы хотим помочь вам минимизировать убытки, которые неизбежно связаны с переходом на новый формат работы и с вложениями, которые необходимо сделать для обеспечения бесперебойного рабочего процесса.

Поделитесь этим материалом со всеми своими коллегами! Они будут благодарны за это практическое руководство и ваше внимание.

Почему вам стоит внимательно изучить этот материал?

На это есть три веские причины.

Вы сможете помочь своим сотрудникам настроиться на новый режим работы. Многие из них психологически тяжело переносят необходимость перехода на удаленку. Ведь в домашних условиях понижается привычный для них уровень социализации. Здесь больше нет неформального общения с сотрудниками. Более того, дома люди часто отвлекаются и расслабляются.

Особенно, если работник никогда раньше не работал из дома. Без контроля со стороны начальства и коллег легко можно поддаться соблазну отвлечься на решение семейных и личных вопросов, которые долгое время откладывались на потом.

Если у сотрудника есть дети, возникают новые сложности. Нужно объяснять детям, что хоть папа и мама дома, они по прежнему работают. Но дети все равно будут просить покушать, включить мультики и помочь с домашкой.

И вы, как руководитель, должны помочь сотрудникам выстраивать работу так, чтобы они не пали жертвой бытовых соблазнов, а продолжали четко следовать рабочему графику. Из этой статьи вы узнаете, как организовать продуктивную работу команды в удаленном режиме.

Вы узнаете какие программы использовать и как их настроить. Все инструменты описаны в одном этом материале. Вам не придется блуждать по интернету и разбираться в хаосе технической информации. Все здесь для вас разложено по полочкам. И ничего не упущено.

Иногда кажется, что достаточно лишь создать чат в Телеграм, и этого будет достаточно. Но через два дня вы поймете, что в этом чатике начнется полный хаос. А при использовании Skype вы вдруг обнаружите, что одновременное общение с 15-ю коллегами — это не то же самое, что звонок бабушке на дачу.

Вам нужно подробное руководство и детальные инструкции. И мы вам их предоставим!

Вы узнаете о том, какие риски вас ждут и как их снизить. Резкий переход на новый для вас дистанционный формат работы влечет за собой расширение периметра организации. Раньше у вас был выстроен четкий механизм хранения коммерческой тайны. Например, определенные данные должны были храниться только на физических носителях.

Но теперь сотрудники вынуждены обмениваться этими данными в режиме онлайн.

Мы обсудим, как защитить конфиденциальность данных в дистанционном режиме работы.

Также будут обсуждаться юридические тонкости организации дистанционной работы. Придется заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Все эти нюансы и тонкости будут подробно обсуждаться.

Сохраняйте страницу в закладки и изучайте! И не забудьте поделиться статьей с коллегами. Они будут вам очень благодарны!

Пошаговая инструкция по переходу на удаленку

Кого оставить в офисе, а кого отправить домой

Во время карантина домой переводятся все сотрудники. Но так будет не всегда. Поэтому мы с запасом на будущее обсудим, каких специалистов нужно оставить на рабочем месте, а какие могут поработать из дома.

Возможно, вам понравится эта форма организации рабочего процесса и вы захотите навсегда оставить его для своих сотрудников.

Если говорить просто, то на удаленку можно смело переводить всех, кто может взять к себе домой свои рабочие инструменты. Это все офисные работники: юристы, программисты, финансисты, дизайнеры, маркетологи, HR и PR.

При этом даже среди них должен кто-то «дежурить» на случай неожиданных ситуаций. Что подразумевает это дежурство? Возможно три варианта:

  • Пребывание на рабочем месте. Системные администраторы и сотрудники, отвечающие за работоспособность производственных машин. Даже если весь штат работает удаленно, кто-то должен иметь физический доступ к железу и быть способным быстро решить возникающие технические проблемы, которые невозможно устранить дистанционно.
  • Удаленное присутствие в режиме online в корпоративном чате Телеграм или другом мессенджере. Этот формат «дежурства» подходит для сотрудников, к которым регулярно появляются срочные вопросы, решить которые можно в удаленном режиме.
  • Горячий резерв. Это значит, что работник находится дома, но в любой момент готов сорваться и приехать на рабочее место.

Не получится перевести на удаленную работу сотрудников физического труда, которые заняты в производстве или добыче, а также обслуживающий персонал (например, уборщики и кассиры). Что можно предпринять для них:

  • Организовать сменный график работы. Важно достичь того, чтобы на рабочем месте одновременно находилось как можно меньше людей. Создать график пересменки, при котором сменщики не будут пересекаться друг с другом. Например, пока одна пара сменщиков сдают и принимают смену, другие продолжают работу.
  • Оставить на рабочем месте ответственного за отдел. При необходимости он сам будет вызывать сотрудников из дома. При этом нужно позаботиться о том, чтобы внутри команды использовались инструменты коммуникации. Этот подход работает для тех отделов, где оперативной работой занимается один сотрудник, а остальные находятся на подхвате для крайних случаев.
  • Трансформировать рабочие места так, чтобы расстояние между сотрудниками было не менее 2 метров, и они не контактировали друг с другом. Например, можно развести кассиров на противоположные кассы, люди должны работать на станках через одного, давать задание разгружать разные машины или одну машину по очереди.
  • Проверять сотрудников на входе. Мерить им температуру, давать антисептик для рук или побуждать вымыть их с мылом.

Разработайте общие правила по отделениям, разбив их на три категории:

  1. Сотрудники, которые полностью перешли на удаленку и всегда находятся дома.
  2. Команды сотрудников с назначенным дежурным. Дежурные находятся на месте, остальные — дистанционно.
  3. Сотрудники, которые остаются на работе, но придерживаются определенных правил: использование антисептиков, регулярная проверка температуры, дистанция между рабочими местами, сменный график с бесконтактной приемкой-сдачей смены или с минимальными контактами.

Инструменты, программы и мобильные приложения

Теперь настало время разобраться, какие инструменты понадобятся, чтобы внедрить новый дистанционный формат работы и поддерживать его.

Обсудим инструменты, которые:

  • технически будут обеспечивать рабочий процесс;
  • помогут создать корпоративную среду коммуникаций;
  • организовать совещания и встречи;
  • работать с документами;
  • получить удаленный доступ к информационной системе компании;
  • управлять продуктивностью работы сотрудников;
  • обеспечат экономическую и информационную безопасность.

Оборудование

Это базовые инструменты, которые дают возможность работникам продолжать работать дистанционно. Например, нужно помочь сотрудникам приобрести хорошие ноутбуки.

Позаботьтесь о том, чтобы вести учет выданных устройств, организовать порядок их выноса, учесть вопросы информационной безопасности. Эти вопросы будут подробно обсуждаться далее в в инструкции.

Если сотрудники пользуются стационарными компьютерами, убедитесь, что у них есть микрофоны, наушники и камеры. Если у кого-то их нет, купите. Стоит это недорого.

Объясните коллегам, что им нужно изолировать свое рабочее пространство на компьютере. Например, нужно создать отдельную учетную запись.

Также предоставьте удаленный доступ к рабочим ПК, если сотрудники в этом нуждаются.

Коммуникации

Важно, чтобы работники имели возможность в любой момент общаться друг с другом. Поэтому вы должны позаботиться о создании базы контактов сотрудников компании. Также у каждого из них должна быть почта и аккаунт в мессенджере.

Если почты еще нет, заведите ящик в Яндексе (https://mail.yandex.ru/).

Номера телефонов связаны с аккаунтами в мессенджерах. Так что вы легко по телефону сможете найти любого сотрудника в Viber, Telegram, WhatsApp и других. Если их там нет, попросите установить и зарегистрироваться в одном из приложений. Удобно, когда все сотрудники пользуются каким-то одним инструментом.

Если у вас уже есть корпоративный портал или мессенджер, это прекрасно! Если же нет, можете установить Slack. Не обращайте внимание на английский язык. Для использования сервиса его совсем не обязательно знать.

Создайте в сервисе рабочее пространство и разошлите работникам инструкцию по его использованию. Побудите каждого из них настроить для себя профили.

В итоге у каждого сотрудника должно быть установлено приложение и настроен профиль. Это позволит всем связываться друг с другом, вы сможете всех информировать и организовывать рабочие группы.

Конечно, вам может быть привычнее использовать Телеграмм. Но Slack — это инструмент, заточенный под организацию коммуникаций между сотрудниками предприятий. Он учитывает особенности этой сферы общения. К тому же он бесплатный и легок в освоении.

Инструменты дистанционного хранения документов

Если вы уже пользуетесь корпоративным хранилищем, то нужно просто обеспечить безопасный к нему доступ по VPN. Если же до сих пор у вас этого хранилища, то наступило время его создать. Это поможет повысить эффективность работы и сэкономит немало времени.

Совместно хранить, редактировать документы и ссылаться на них можно в корпоративном мессенджере (если он у вас есть). Но очень удобны следующие инструменты:

  • Яндекс.Диск для бизнеса
  • Microsoft OneDrive

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *