5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

Международные исследования свидетельствуют о том, что юристы очень загружены работой, из-за чего подолгу задерживаются в офисе, а некоторые задания вынуждены доделывать в выходные.

Частично решить эту проблему может грамотное расписание, которое сам же сотрудник и составит себе.

Как сдавать все проекты вовремя, делать работу качественно, правильно делегировать часть задач и находить время на допобразование – читайте в нашем материале.  

Осенью прошлого года британский интернет-портал Legal Cheek провел исследование о занятости начинающих иностранных юристов, которые работают в крупных компаниях (см. «Перегрузка как норма: сколько работают начинающие юристы»).

Участники опроса тогда жаловались на то, что необходимость задержаться на работе может возникнуть внезапно, а продолжительность рабочего дня в принципе сложно спрогнозировать. В хороший день можно отправиться домой в 7 вечера, в плохой – в 4 утра, говорят стажеры лондонских юрфирм.

Порой приходится и поработать на выходных – это обычная практика в периоды, когда объёмы работы растут. Хотя часто причина переработок – не столько в объёмах, сколько в плохой организации труда, признают юристы. К таким же выводам пришли и авторы доклада «Legal Trend 2017».

Исследователи установили, что продуктивность работы юриста часто не так высока, как хотелось бы. Основная проблема в том, что сотрудникам юрфирм приходится много отвлекаться.

25% опрошенных юристов заметили, что их отрывают от основной работы на сторонние задания более 10 раз в день, еще 30% – надо переключаться на разные задачи 6–10 раз. Более чем две трети респондентов согласились, что им просто не хватает времени, а 28% признали: с тайм-менеджментом и соблюдением дедлайнов у них серьезные проблемы.

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

Но умение управлять своим временем – очень важный навык, особенно для судебного юриста, в работе которого большинство дедлайнов зависит от суда, поясняет Максим Степанчук, партнер КА «Делькредере».

Юрист должен успеть подготовить позицию, согласовать ее с клиентом, своевременно направить процессуальный документ в суд и сторонам, говорит он.

Неправильное же распределение рабочего времени приводит к существенным переработкам, в том числе и в выходные дни, отмечает Алексей Костоваров, советник АБ «Линия права». По его словам, такой график типичен для консультантов и при надлежащем тайм-менеджменте.

Эксперт рассказывает, что часто план на день или на неделю многократно корректируется. Тем не менее навыки правильной организации работы позволяют гибко реагировать на любые изменения, уверен он.

Вот только проблема в том, что  тайм-менеджмент относится к тем навыкам, которые обычно не объясняются и не культивируются в ходе обучения на юрфаке, замечает Кирилл Саськов, партнер АБ «Качкин и партнеры». Многим специалистам приходится осваивать это качество самим уже на работе. «Право.ru» узнало у консультантов, инхауса и представителя госслужбы секреты правильного тайм-менеджмента для юристов.

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее времяСтарший партнер КА «Юков и партнёры» Марк Каретин объясняет, что особенности тайм-менеджмента в их специальности зависит от сферы деятельности. Если юрист занимается судебными спорами, то его планирование работы базируется на процессуальных сроках того или иного спора. А тому же консультанту надо фиксировать в специальной ведомости («таймшит») работу по времени и выставлять счета клиентам (так называемый «биллинг»). На выполнение этих задач следует оставлять отдельное время, поскольку для консалтинговых компаний – это основной документ, который определяет стоимость оказанных услуг в целом, а для конкретного юриста – его премию. Проблемным аспектом является точное определение категорий «срочности» и «важности», утверждает Каретин. Он приводит типичный пример: юристу надо подготовить отзыв на иск к судебному заседанию – задание важное, но до слушания еще достаточно времени, и с выполнением этой задачи не спешат. Однако при подготовке такого документа в дальнейшем, когда времени осталось мало, может выясниться, что для качественного написания отзыва требуется собрать очень много сведений. В итоге, документ выйдет некачественным и приведет к дополнительным правовым рискам для доверителя, замечает эксперт. 

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее времяМария Попова, начальник управления юридического сопровождения Touch Bank, считает особенностью тайм-менеджмента юристов то, что они должны всегда посвящать определенное время отслеживанию изменений законодательства, судебной практики и обучению. У нее самой в приоритете задачи, по которым есть установленный законом срок исполнения и ответственность за него – запросы, судебная работа и регуляторные проверки. Следующим критерием по важности дела Попова выделяет его бизнес-необходимость. По ее словам, в приоритете будут те проекты, выполнение которых помогает достичь KPIs для компании. Начальник управления юридического сопровождения Touch Bank считает, если какое-то подразделение постоянно присылает «очень срочные задачи», то это говорит лишь о неверном подходе работников к оценке сроков предыдущих этапов. В таком случае Попова просит руководителя этого отдела внимательно посмотреть на распределение рабочего времени. Она раскрывает главный секрет своего тайм-менеджмента: «После того, как определил свое расписание – придерживайся его. То есть не срывай сроки, не давай другим отвлечь тебя от того дела, которое ты наметил на это время». И в заключение юрист советует своим коллегам спать вовремя (ночью) и достаточное количество часов.

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее времяУ Михаила Кюрджева, партнера АБ «А2.Адвокаты», всегда много времени в рабочем графике занимает мониторинг новелл законодательства. Серьёзные особенности накладывает именно специфика работы консультанта, отмечает эксперт, который немало времени уделяет клиентской работе: «Сюда входят не только встречи с людьми, но и поиск информации о них». Для этой задачи партнер АБ «А2» обычно выделяет специальное нерабочее время. Для удобного поиска таких сведений он использует новостные агрегаторы, которые можно настроить по хэштегам, названиям компаний или фамилиям. Около полутора часов в неделю Кюрджев тратит на совещания с коллегами, в которых могут поучаствовать все юристы и сотрудники бюро. Кроме того, сейчас эксперт ведет один кейс pro bono: «Я тестирую на своем личном графике возможность и для других желающих сотрудников вести подобные проекты параллельно с основной работой». Кюрджев признается, что у него всегда возникали проблемы с делегированием задач: «Бывает простенькое дело, которое можно отдать юристам и спокойно ждать результата, но любопытство побеждает, и я сам начинаю искать решение по нему параллельно с коллегами». Он советует выделять время и на дальнейшее самообразование: «Обучение не заканчивается ни после магистратуры, ни после аспирантуры». И напоследок юрист предлагает в утренние часы выполнять небольшие задачи, потому что так легче втянуться в работу: «Приходите в офис за 15 минут до начала рабочего дня и начинайте день спокойно, например, с чашки кофе и утренних новостей».

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее времяАндрей Корельский, управляющий партнёр КИАП, сразу отмечает, что график юристов в консалтинге более непредсказуем, чем у коллег в инхаусе. У консультантов очень много проектной работы, и весь тайм-менеджмент юристов подстраивается именно под такой формат планирования, девиз которого «следуй за своим клиентом», поясняет эксперт. По его словам, юристы, кому не чуждо слово «биллинг», стараются очень чётко распределять своё время как рабочее, так и личное: «Ведь для большинства консультантов фраза «время – деньги» имеет прямое значение». Корельский считает, что самая большая задача для юриста научиться организовать самого себя: «Дисциплина работы со временем – очень важный навык, тем более в современном, постоянно ускоряющемся мире». В приоритете должно быть то, что невозможно отложить, подчеркивает эксперт: «Нельзя перенести истечение последних суток процессуального срока на подачу апелляционной жалобы или последний день действия опциона». Так что именно безвозвратностью времени и важностью самой задачи определяются приоритеты, говорит юрист. Он советует молодым коллегам заранее планировать свои проекты и задачи, а также не лениться и вести ежедневники-планинги: «Поток информации огромен, а время столь скоротечно, особенно когда истекает последний день исковой давности, и вы про это забыли».

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее времяЕкатерина Болдинова, партнер юрфирмы «Тиллинг Петерс», стала осваивать тайм-менеджмент еще в студенческие годы. Тогда она обучалась в двух университетах и работала в двух местах одновременно. Ей пришлось научиться распределять своё время, хотя ночным сном приходилось периодически жертвовать, признается юрист. В тот период она завела себе тетрадь, где записывала, сколько часов и на что ей приходится тратить: «Это очень быстро выявило, как много времени уходит на ерунду, которую надо убрать». Отделять важное от неважного ей удалось, в том числе благодаря чтению некоторых книг: «Но применять советы Стивена Кови или Глеба Архангельского надо с поправкой на реальность юриста, в которой есть место многочасовому ожиданию своего заседания в суде». Чтобы не сбиваться с рабочего ритма, Болдинова сделала у себя в кабинете доску с расписанием самых горящих задач и датами ближайших судебных заседаний. Она добавляет, что очень важно уметь делегировать задачи и качественно отдыхать: «Я не одобряю практику работы в выходные и стараюсь заранее спланировать их так, чтобы провести максимум времени с семьёй».

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее времяАдвокат, партнер КА «Барщевский и партнеры» Павел Хлюстов считает, что в работе юриста нет универсального эликсира, как правильно распределять свое время. Единственной аксиомой является необходимость решать поставленные задачи в зависимости от их важности, а не порядка поступления, говорит эксперт. У Хлюстова с каждым годом вопрос правильного распределения времени становится всё сложнее. На первых порах ему казалось, что полноценно совмещать работу и учебу сложно, а после окончания вуза будет проще. В студенческие годы юрист старался использовать каждую свободную минуту, чтобы получить новые знания: «До сих пор помню, как я на эскалаторе в метро читал книги, чтобы не терять даже несколько минут времени». Однако сразу после получения высшего образования на него свалился двойной объем работы и написание кандидатской диссертации, от чего психологическая напряжённость только росла. После получения научной степени легче не стало, признается Хлюстов. На сегодняшний день весь его тайм-менеджмент сводится лишь к трем обязательным направлениям: 1) работа с клиентами; 2) работа с его сотрудниками; 3) работа над повышением своей квалификации. Юрист может что-то планировать и задумывать, но динамика жизни чаще всего выворачивает его планы наизнанку. Уже несколько лет Хлюстов работает 7 дней в неделю и считает это разумной платой за сохранение качества своей работы и выполнением обязательств перед клиентами.

Читайте также:  Уведомление о сокращении штата работников образец 2021 год (уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата)

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее времяДаже среди юристов одной компании тайм-менеджмент может выстраиваться по разным моделям, уверяет Анна Сорокина, старший юрист Noerr, психолог. По ее словам, на это влияет множество факторов: позиция юриста, специфика проектов, пол и даже семейное положение. Юрист считает, что проблемы с распределением времени у работников возникают тогда, когда перед ними отсутствует цель или она нечеткая. Кроме того, мешает эффективной работе отсутствие приоритетов, добавляет Сорокина: «Иногда можно встретить партнёра, который «утопает» в проверке документов, подготовленных младшими юристами, и не занимается бизнес девелопментом из-за отсутствия физических сил и времени на это». У молодых сотрудников другая проблема с приоритетами. Они «ночуют» и «живут» на работе, так как берутся за все задания одновременно или отвлекаются на разговоры с коллегами и общение в соцсетях, говорит эксперт. Начинающим юристам могут мешать эффективно работать и внутренние страхи, объясняет Сорокина: «Они боятся не успеть, ошибиться, выглядеть хуже других, стать не нужным, исключённым из интересного проекта, потерять доверие руководства». Самому эксперту в расстановке приоритетов помогает такой инструмент, как «Матрица Эйзенхауэра». Согласно этому механизму ко всем делам можно применить 2 критерия: «срочность» и «важность». Всё, что срочно, Сорокина делает в первую очередь. Во вторую – что не срочно, но всё равно важно. То, что срочно, но не важно, она старается кому-то делегировать. Несрочные и неважные дела старается не выполнять вообще.

Наталья Колерова, руководитель проектов АБ «S&K Вертикаль»,отмечает, что для любого юриста не редкостью является ситуация, когда на вопрос о срочности задачи он получает ответ: «Должно быть готово еще вчера».

Эксперт акцентирует внимание на том, что к судебному заседанию надо готовиться заранее, решая технические вопросы. Она уверяет, если что-то неприятное может случиться, то оно обязательно произойдет: «Этот закон в первую очередь работает тогда, когда все изначально идет не идеально гладко».

По ее словам, чтобы ничего не забыть стоит использовать самые разные способы фиксации планов, начиная от большой магнитной доски, заканчивая тысячей разноцветных стикеров или специальным программным обеспечением.

 Чтобы держать много информации в голове, Колерова советует запоминать ключевые проблемы, теги и маркеры, которыми будут обозначаться проекты, вопросы, задачи, судебные процессы и даже фамилии доверителей с оппонентами: «Не нужно запоминать все, только главное».

А вот на госслужбе слово тайм-менеджмент не знают, уверяет Петр Яковлев, заместитель руководителя управления ФАС по Санкт-Петербургу.

Как правило, есть какие-то стабильные по времени мероприятия, планерки у руководителя раз в неделю или заседание коллегии ведомства раз в квартал, говорит он.

По его словам, проблемы в их сфере не сильно отличаются от любой другой деятельности: тоже бывают авралы, особые задачи и сезонность. Он подчеркивает, что в приоритете их работы всегда «сегодняшняя линия партии».

То есть, если сейчас идет политика импортозамещения, то поддержка малого бизнеса отходит на второй план. Яковлев поясняет, если не успеваешь все сделать в стандартный рабочий день, задерживаешься на работе и тебе приходится трудиться в выходные, то так жить нельзя: «Либо с такой работой что-то не то, либо с тобой».

Анастасия Бойцова, заместитель руководителя практики экологии и технического регулирования ЕПАМ, привыкла записывать все свои планы от руки. По ее словам, то, что прописала, наверняка отложится в памяти.

Она добавляет, что любая встреча или совещание должны проходить с ручкой и блокнотом. После проведенной беседы нужно прочитать заново и записать для себя и коллег, если вы проектная команда, сроки и задачи проекта, говорит юрист.

Эксперт утверждает, чтобы успевать все или даже работать на опережение, не выгорая при этом, надо делать что-то по проекту каждый день: «Хотя бы 1 минуту, за которую юрист успеет понять его статус».

Бойцова признается, что лично сталкивалась с пропущенными дедлайнами по нескольким проектам, что приводило к невыполненной работе. Она поясняет, что это все выступило следствием неправильного планирования и отсутствия постоянного контроля за решением задач.

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем | РБК Тренды

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять.

По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией.

Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией.

Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3].

При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение.

Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.

Читайте также:  Проект планировки территории, что это такое, разработка, утверждение, внесение изменений, 2021

Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время 5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать.

Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования».

Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8].

Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить.

Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так ( bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям.

По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели.

Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

5 методик, которые помогут юристам спланировать рабочее время

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
Читайте также:  Комплаенс, что это такое простыми словами, система, комплаенс-контроль в организации, меры

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Секреты правильного тайм-менеджмента для юристов | Legal IT

Юристу достаточно сложно охватить все: и ответить на звонки, и отследить изменения законодательства, и сделать текущие дела, и поработать на перспективу. Часто просто рук не хватает объять необъятное и все успеть.

Многие юристы пытаются соблюдать простые правила тайм-менеджмента:

  • вести ежедневники,
  • все записывать,
  • смотреть календари судебных заседаний
  • и вести собственные.

Но часто это не эффективно, поскольку много времени тратится на записывание тех дел, половину из которых не сделаешь. Поэтому в тайм-менеджменте очень важно соблюдать некоторые важные правила.

Определите стратегические цели

Часто юристы планируют свои дела не в стратегических целях, например, стать успешным адвокатом или выйти на международный уровень, а планируют только повседневные дела. Потом жалуются, что их жизнь превратилась в рутину и они не могут справиться со стрессом. Но любой юрист работает для того, чтобы состояться в  профессиональном плане прежде всего. Для этого нужно видеть конечную цель.

Хотите стать известным адвокатом как Плевако или Кони? Перенимайте их опыт, учитесь ораторскому искусству, не лишним будет и зарубежное образование. Вместо этого многие юристы просто сидят и мечтают о своей карьере, ничего не планируя в стратегических целях.

Любой тайм-менеджмент нужно начать с целепологания — выбрать одну или несколько глобальных целей, к которым вы хотите идти душой и сердцем, и написать те действия, которые нужно предпринять для того, чтобы этой цели достичь.

Чтобы идти вперед, а не увязнуть в повседневности, нужно понять, куда вы идете.

Многие российские юристы не воспринимают зарубежные корпоративные ценности, такие как стратегия и миссия компании.

Они кажутся чуждыми в работе с большим массивом документов и данных, но в целеполагании есть здравое зерно.

Любая корпорация, любая структура и любой отдельный юрист стремится к развитию, поэтому важно понять, каким образом она будет развиваться. Конечно, иногда развитие происходит спонтанно, но часто это следствие конкретных усилий.

Крупные задачи делите на мелкие подзадачи

Есть хорошая пословица «глаза боятся, а руки делают», а еще говорят, что веник лучше ломать по прутику. Чтобы справиться с каким-то большим заданием или осуществить большую сделку, важно разделить одну большую проблему на много мелких. Часто большие юридические проекты «пробуксовывают», поскольку нет детального алгоритма действий.

Например, вы хотите открыть юридическую компанию. Если подходить к этому формально, то достаточно заполнить заявление, подготовить устав, оплатить госпошлину, заверить документы у нотариуса и обратиться в налоговую.

Но при таком подходе, открыв юридическую компанию, вы не получите желаемого результата, он будет далек от того, что вы хотите. Вам важно мыслить более глобально и подумать, чем вы будете отличаться от других компаний на рынке, в чем ваша эксклюзивность, сколько юристов будет работать в компании и в каких направлениях будут оказывать консультации.

Для того, чтобы «побороть» большую задачу, нужно правильно ставить вопросы, которые могут возникнуть при ее реализации.

Секрет «дробления» больших задач на маленькие заключается также в том, что наш мозг запоминает легче простые действия, небольшие числа. Например, если вы сформулируете 120 вопросов, то вряд ли ответите на все. А вот если те дела, которые предстоит сделать, мы скомпонуем по три, то их запоминать будет легче.

Чтобы было легче выполнять задания сгруппируйте их по тематике или по степени сложности — от простого к сложному.

Например, в отношении судебных споров нам легко запомнить, что нужно:

  • составить исковое заявление,
  • уточнить основание для отказа в кассационной жалобе
  • и узнать срок проведения экспертизы.

В отношении договоров три важных дела будет:

  • регистрация договоров,
  • написание заключения по договору поставки
  • и проверка договора комиссии.
  • На практике многие срочные дела на день так и остаются не выполненными.
  • Почему так происходит?
  • Все очень просто, если вы не решили, что для вас наиболее важно, а что нет, то будете хвататься за все дела сразу или за те, которые можно сделать еще через месяц.

Нужно понять — что важно сделать именно сегодня.

Конечно, подсознательно мы пытаемся перенести неприятные обязанности и дела на более поздний период, мы не хотим неприятных ощущений, хотим делать то, что приносит нам радость, что у нас хорошо получается.

Но Брайан Трейси, известный специалист по тайм-менеджменту, советует сначала сделать самое неприятное и сложное дело — «съесть лягушку».

Также определить важные и второстепенные задачи позволяет метод, который можно назвать АБВГДейкой. Напишите список дел, а потом расставьте буквами (или цифрами) приоритеты. Дела могут быть как ежедневные рутинные, новые проекты, так и личные вопросы.

Дело в том, что иногда личные проблемы отнимают гораздо больше времени, и мы весь день думаем о них, но если их быстро решить, например, сделать один звонок педагогу или перенесли визит к врачу, то можно не отвлекаться на личные заботы и заниматься юридическими вопросами.

Если мы сначала выполняем самые трудные дела, то остальные вопросы будут решаться сами собой, а в конце дня останется заняться только приятными вещами. Поэтому многие зарубежные юристы заполняют вечера деловыми встречами в кафе и ресторанах, где за чашечкой кофе можно в непринужденной атмосфере и расслабиться и обсудить новые перспективные проекты.

Еще одним приемом является «Матрица Эйзенхауэра», она говорит нам о том, что нужно ранжировать дела на несколько частей. Это позволяет иметь четкое представление о том, какие дела являются важными, а какие нет.

Дела Срочные дела Несрочные дела
Важные дела Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты Планирование новых задач, налаживание отношений
Неважные дела Деловые телефонные звонки, письма, совещания Рутинная механическая работа, пожиратели времени

Используйте принцип Парето

Принцип Парето можно применить практически ко всем отраслям нашей жизни:

20% наших усилий приносит нам 80% результатов,
а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Часто же юристы выполняют и выгодные, и невыгодные заказы, и даже консультируют клиентов бесплатно. Но это не правильно, поскольку нужно сначала делать то, что приносит максимальную прибыль, браться за те дела, которые могут принести деньги и известность и лишь потом те, которые приносят меньше дохода.

Если брать конкретный пример, то если у юриста есть несколько заказов, один на 120 000 рублей, а 5 на 3 000 рублей, то со стратегической точки зрения нужно начать с того заказа, который мы оцениваем в 120 000 рублей, несмотря на то, что мелкие заказы нам сделать проще и быстрее.

Используйте системы автоматизации рутинных процессов

Конечно, бесконечные мессенджеры и социальные сети фактически тратят наше время, отрывая от нужных дел. И здесь важно полностью отказаться от социальных сетей до того момента, пока работа не будет выполнена.

Многие возразят и скажут, что очень удобно вести переписку с коллегами и запросить недостающий документ, но часто это только иллюзия, поскольку мы погружаемся в переписку на отвлеченные темы, переходим к поиску информации, которая никак не соотносится с нашей работой.

С другой стороны, существуют программы, созданные помочь в автоматизации рабочего дня. Например, с помощью Casebook и Caselook можно сократить время на поиск информации по судебным спорам, спланировать свои судебные заседания или быстро проверить компанию.

Не нужно тратить много времени как раньше на то, чтобы искать информацию, которая отсутствует в открытом доступе, такую как баланс компании, не нужно названивать клиентам и разговаривать со всеми сотрудниками, начиная от секретаря и заканчивая бухгалтером, достаточно воспользоваться простыми механизмами.

С точки зрения тайм-менеджмента интересна система автоматизации юридической деятельности Case.one.

В едином интерфейсе юрист может управлять делами и проектами, документами, задачами, отчетами и счетами.

Таймеры позволяют контролировать затраченное на работу время и правильно распределять свою нагрузку, а AI Ассистент автоматически анализирует работу в системе и сам предлагает вам следующие шаги.

Прямые и косвенные затраты по делу, а также рабочее время и ставка юристов автоматически учитываются при выставлении счетов клиенту. Благодаря автоматизации рутинных процессов специалисты юридических департаментов могут экономить до 60% своего времени.

Подводя итог, важно отметить, что нет единого универсального ответа на вопрос, каким образом строить планы на год, месяц или текущий день, насколько детально нужно заниматься тайм-менеджментом. Но безусловно, современный юрист сталкивается с таким колоссальным массивом информации, что совсем обойтись без тайм-менеджмента просто не может.

специалист по налоговым проверкам и налоговому планированию

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *