Как юристу организовать работу дома, если компания перевела на удаленку

Как юристу организовать работу дома, если компания перевела на удаленку

 Распространение коронавирусной инфекции и, как следствие этого, – введение режима карантина, нерабочих дней и иных ограничительных мер подтолкнули многих работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – одна из тех служб, деятельность которой вполне успешно может вестись дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить требования нормативных актов.

Чтобы после возвращения к привычному рабочему ритму не пришлось столкнуться с претензиями органов финконтроля или трудовой инспекции, при переходе на «удаленку» обратите внимание на несколько важных моментов:

  1. Переход на удаленный формат работы – дело добровольное!

    Прежде всего, следует помнить, что заставить сотрудника работать дистанционно работодатель не вправе. От сотрудника нужно получить заявление о переводе на дистанционную работу и лишь затем издать соответствующий приказ.

    Обязательным в этом случае является и заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, поскольку переход на дистанционную работу является изменением условий о характере работы.

    Важно, чтобы прописанные в допсоглашении изменения формата работы корреспондировали с новым регламентом взаимодействия структурных подразделений учреждения или отдельных должностных лиц, а также с порядком документооборота в дистанционном режиме.

    Об этом мы расскажем далее. А подробнее о том, как оформить удаленную работу, смотрите здесь.

  2. Сотрудник на «удаленке» должен быть обеспечен оргтехникой, и это нужно оформить

    Чтобы иметь возможность полноценно работать и взаимодействовать друг с другом, с руководителем, с контрагентами, сотрудник на дому должен быть обеспечен компьютером, иной оргтехникой, средствами коммуникации. Если нет возможности использовать личное имущество работника, обеспечить его необходимой техникой придется работодателю.

    Передача сотруднику имущества, принадлежащего учреждению, – факт хозяйственной жизни, а значит, должен быть оформлен первичным документом.

    Поскольку унифицированной формы для таких случаев не предусмотрено, учреждение вправе разработать ее самостоятельно или воспользоваться приведенной формой, разработанной специалистами Компании «Гарант».

    • Что касается порядка учета передаваемого сотруднику имущества, то здесь вполне достаточно предусмотреть внутреннее перемещение объекта между субконто счета учета основных средств или материальных запасов. Например, при передаче бухгалтеру его рабочего компьютера будет оформлена корреспонденция:
    • Дебет 0 101 24 310 субконто «Основные средства в пользовании сотрудников при дистанционной работе»
    • Кредит 0 101 24 310 субконто «Основные средства в эксплуатации».
    • Обратите внимание, что применение забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» в данном случае не вполне обосновано.
  3. Удаленный режим работы влечет необходимость изменений в учетной политике

    Конечно, работа бухгалтера на дому подразумевает во многом иной порядок взаимодействия с другими сотрудниками и службами учреждения, другие правила документооборота и сроки выполнения учетных процедур. Все это должно быть зафиксировано в учетной политике.

    Нужно определиться, с применением каких программных ресурсов и сервисов будет осуществляться передача электронных документов.

    Целесообразно ввести новый (временный) или скорректировать под ситуацию действующий график документооборота с указанием, в частности:

    • формы документа, принимаемого к учету, – электронный с ЭЦП, «бумажный», скан-копия и т.д.;
    • новых сроков оформления, согласования, подписания документов;
    • порядок передачи документов – по электронной почте, по специальной системе электронного документооборота, почтовой связью, курьерской службой и т.д.

    Важно выстроить документооборот так, чтобы исключить «потери» документов дома у кого-то из сотрудников или в пути, если возникает необходимость везти оригиналы.

  4. Кардинально меняется порядок согласования и подписания документов

    При дистанционной работе вряд ли удастся сохранить и действовавший до этого порядок согласования и подписания документов. На «удаленке» должен быть выстроен предельно четкий порядок взаимодействия с руководителем, его заместителями, иными должностными лицами, кто визирует те или иные документы.

    На первый план здесь выходит электронная подпись (ЭЦП), как основной инструмент удаленной работы. Кстати, в планах Минфина – повсеместное применение со следующего года электронных документов и регистров, подписанных электронной подписью. Подробнее об этом читайте здесь.

    Сейчас применению и хранению ключа ЭЦП стоит уделить особе внимание. Нередко ключ ЭЦП, например, руководителя хранится без соблюдения должных мер безопасности. А в удаленном режиме работы, когда роль ЭЦП возрастает, доступ к ключу подписи тем более должен быть ограничен во избежание злоупотреблений.

    В электронный формат возможно перевести и процедуру согласования документов. Вам поможет в этом сервис системы ГАРАНТ «Экспресс Согласование».

  5. Правильно организовать рабочий график с использованием специальных ресурсов

    Если учреждение продолжает работу, то даже на «удаленке» никуда не исчезает необходимость проведения совещаний, планёрок и тому подобных служебных мероприятий. Конечно, придется изменить и их формат.

    В рабочий график могут быть включены видеоконференции с применением таких инструментов, как Skype, Zoom и т.п.

    Такая организация совещания гораздо эффективнее множества перекрестных звонков по телефону и менее затратна по времени.

    Кстати, внутреннюю связь с рабочих телефонов целесообразно переадресовать на сотовые телефоны сотрудников – это позволит не пропустить важный звонок от вышестоящих органов, контрагентов и пр.

  6. Удаленная работа может повлечь ранее не предусмотренные расходы

    Переход на дистанционную работу неизбежно приводит к увеличению расходов сотрудника на сотовую связь и интернет. Возможно локальным актом установить компенсационные выплаты на возмещение части стоимости телефонных переговоров и потребленного интернет-трафика.

    Еще одна статья расходов может возникнуть в случае необходимости привлечения курьеров для передачи оригиналов документов в тех случаях, когда требуется документ с «живой» подписью и/или печатью. Убедитесь, что подобные расходы предусмотрены плановыми документами.

  7. Контроль в сети – элемент оценки эффективности работы сотрудника на «удаленке»

    Переход на дистанционный формат работы не позволяет как раньше оценивать работу сотрудников на предмет достижения показателей, являющихся основанием для выплаты премии, иных стимулирующих выплат. Но и безосновательно назначать премии тоже нельзя. Поэтому к процедурам контроля эффективности дистанционной работы сотрудников нужно отнестись особенно внимательно.

    Во-первых, сами критерии оценки эффективности работы стоит пересмотреть, ведь на «удаленке», как минимум, изменились временные затраты на обработку учетной информации. Во-вторых, стоит обратить внимание на специальные ресурсы – помощники в осуществлении контроля за использованием рабочего времени.

    Такие программы позволяют определять не только активность работника в сети, но и чем конкретно и в какое время он занимается.

  8. Безопасность и сохранность передачи данных придется усилить

    Периодичность создания резервных копий без данных, установленную в учреждении, при удаленной работе сотрудников следует строго соблюдать, а возможно, стоит резервировать данные даже чаще, чтобы избежать потери данных. Ведь архивировать теперь нужно и новые массивы информации – видеоконференции, совещания, электронные согласования, переписку и т.д.

    Особое внимание следует обратить и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного использования.

    Конечно, все это следует осуществлять во взаимодействии с IT-специалистами.

  9. Надомная работа не должна препятствовать повышению уровня квалификации!

    От бухгалтера всегда требуется высокий уровень профессионализма вне зависимости от того, работает ли он в офисе или на дому. Не зря ведь профессиональный стандарт «Бухгалтер» предусматривает регулярное повышение квалификации.

    В период надомной работы сделать это дистанционно позволит просмотр бесплатных интернет-семинаров и видеоуроков. Кроме того, быть в курсе всех самых важных новшеств поможет новостная лента портала ГАРАНТ.РУ и системы ГАРАНТ. 

  1. ОНЛАЙН-СЕМИНАРЫ
  2. 27 апреля 2020 года Учет резервов и долгосрочных договоров в 2020 году по новым федеральным стандартам Принять участие бесплатно 
  3. Учет по стандарту «Аренда»: новшества 2020 года, проблемные вопросы и пути их решения, опыт коллег Принять участие бесплатно
  4. Как выбрать счет учета для отражения задолженности в формах 0503169, 0503769: перенос на счет 209 30 и другие важные проблемы Принять участие бесплатно
  • Документы по теме:
  • Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 21 февраля 2019 г. № 103н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»
Читайте также:  8 интересных выводов арбитражных судов по спорам из договоров подряда в декабре 2021 года

Как управляющей организации организовать дистанционную работу для сотрудников

В условиях пандемии многие работодатели стараются перевести сотрудников на работу из дома. УО, являясь непрерывно работающим предприятием, не может прекратить деятельность, но в их силах дать части коллектива возможность трудиться дистанционно. Рассказываем, как современные технологии способствуют организации удалённой работы сотрудников УО.

Трудовой кодекс РФ предлагает несколько вариантов оформления перевода сотрудников на удалённую работу

Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, закрепляющих документально перевод работников на дистанционную работу, если для этого есть техническая и организационная возможность. В главе 49.

1 ТК РФ регламентированы особенности удалённой работы. Но оформление перехода сотрудника, уже работающего по трудовому договору, на «удалёнку» в период пандемии/эпидемии вызывает вопросы у работодателей.

Есть несколько способов это сделать:

  1. Согласно ст. 72 ТК РФ, которая разрешает изменение условий трудового договора по соглашению сторон. Изменения должны быть оформлены в письменном виде.

В таком случае с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописываются сроки и формат дистанционной работы, условия оплаты труда, порядок обмена документацией и информацией, а также порядок возмещения сотруднику расходов, которые он понёс дома для выполнения трудовых функций, например, электроэнергии для работы компьютера или телефонной связи и другие важные условия.

  1. Согласно ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ работодатель в условиях эпидемии для её предотвращения или устранения последствий имеет право без согласия сотрудника перевести его на не обусловленную трудовым договором работу на срок до одного месяца. После окончания этого срока работодатель либо переводит сотрудника на привычный режим труда, либо заключает с ним допсоглашение, указанное в п. 1.

В мае 2016 года на информационном портале Роструда специалисты дали разъяснения по частному случаю перевода сотрудника на дистанционную работу в связи с переездом.

В частности, они указали, что трудовое законодательство РФ не предусматривает изменение условий трудового договора на дистанционный характер и предложили расторгнуть существующий договор и заключить новый с условием удалённой работы.

Управляющие организации оформляют перевод сотрудников на дистанционную работу внутренними актами: приказами, служебными записками, допсоглашениями. Под статьей, в прикрепленных материалах вы найдёте шаблоны таких документов.

Используйте их для организации удалённого труда работников УО.

При этом следует отметить, что работодатель не вправе заставить своих сотрудников перейти на дистанционный режим работы, если в стране не введены обязательные меры по переводу работников на «удалёнку».

Как юристу организовать работу дома, если компания перевела на удаленкуЦифровая платформа «Умная управляющая организация» от РосКвартала

Сотрудники УО в условиях пандемии работают в штатном режиме и принимают меры для нераспространения вируса

Вне зависимости от того, как оформляется в компании/организации переход сотрудников на дистанционную работу, важным условием для изменения режима труда является наличие возможности у человека выполнять свои обязанности из дома: технической и организационной. Наиболее ярким примером в этой сфере являются управляющие многоквартирными домами организации.

Они подпадают под определение непрерывно работающих предприятий, отвечающих за жизнеобеспечение и поддержание условий жизни населения, и поэтому не могут остановить работу даже в условиях пандемии и отправить всех сотрудников на удалённую работу, прекратив полностью контакты с людьми.

Они должны в штатном режиме убирать подъезды и придомовые территории, выполнять аварийные и иные заявки жителей домов, вести расчёты за ЖКУ, круглосуточно вести аварийно-диспетчерское обслуживание. Это позволит людям, работающим из дома или находящимся на карантине/в самоизоляции, провести это время с максимальным комфортом и в безопасности.

УО в России уже предпринимают меры противодействия распространению вируса:

  1. Проводят дезинфекцию подъездов и придомовой территории МКД:

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы.

Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель.

О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее.

Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления.

Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

  • постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
  • временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
  • чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии;
  • пожара;
  • наводнения;
  • землетрясения;
  • эпидемии или эпизоотии;
  • любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
  • Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
  • Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
  • В нем следует прописать:
  • обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
  • список работников, временно переводимых на удаленную работу;
  • срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
  • порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
  • порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
  • иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.

Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя.

В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием.

Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ.

Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан.

Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет. 

Читайте также:  Положение о командировках, скачать бесплатно образец 2021 года о направлении работников в служебные командировки

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

  • трудового договора (доп. соглашения к нему);
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.

Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника.

Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами.

Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.

4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

  • режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
  • продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
  • порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Полный гид по «удалёнке»: как перейти, могут ли снизить зарплату и кто должен платить за домашний интернет

«Удалёнка» стала трендом 2020 года. С весны это слово, по понятным всем причинам, прочно вошло в нашу жизнь. О переводе на «удалёнку» говорили по телевизору и в интернете, об «удалёнке» снимали сериалы. Было интересно и весело, только закону это не соответствовало.

И вот наконец-то вышел закон о дистанционной работе, который вступит в действие с 1 января 2021 года. Этот документ устранит много несоответствий, с которыми мы сталкиваемся сейчас.

Что такое удалённая работа

На сегодняшний день понятия «удалённая работа» не существует. В Трудовом кодексе этот вид работы называется «дистанционным». Но с 1 января 2021 года эти два термина приравниваются друг к другу и  можно будет использовать любой из них. Хотя правильнее всё равно будет говорить «дистанционная работа».

Важно: для дистанционной работы это условие должно фигурировать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Работать дистанционно, просто договорившись с работодателем на словах, конечно, можно, однако никаких гарантий, что к работнику не предъявят претензий, никто не даст.

Ведь без этого условия в трудовом договоре работодатель вправе уволить человека, например, за прогул, и никакие разговоры о том, что «мы договорились, что я работаю из дома», без документального подтверждения не помогут.

Можно ли будет работать на «удалёнке» временно

С 2021 года работать дистанционно можно будет по-разному. Так, предусмотрено выполнение работы дистанционно на постоянной основе — этот вид работы не предполагает наличия какого-либо рабочего места у работника, и если работодатель захочет увидеть его в офисе, то ему нужно будет оформить сотруднику командировку. 

Читайте также:  Схема системы судов РФ в 2021 году

Такая форма работы выгодна, например, для торговых или медицинских представителей и других специалистов, которые трудятся в разных городах, а в головной офис компании приезжать и не должны.

Кроме постоянного выполнения дистанционной работы, можно работать в таком режиме и временно. И вот этот временный режим тоже разделяется на два «вида»:

  • непрерывная «дистанционка» сроком не более полугода;
  • чередование работы дистанционно и в офисе.

Все перечисленные случаи должны быть закреплены в трудовом договоре сотрудника (только с его согласия на такую занятость).

Какие условия работы будут в дистанционном формате

В трудовом договоре (или в локальном акте работодателя) должны быть прописаны следующие условия работы:

  • Режим рабочего времени. Если его не прописать, то работник будет иметь право на распределение рабочего времени по своему усмотрению, и наказать его за начало работы не в 9, а, например, в 11 утра, будет проблематично.
  • Порядок передачи сотрудником результатов своей работы и отчёт о ней по запросу руководства.
  • Условия и порядок вызова временного удалёнщика в офис или порядок его выхода на работу по собственной инициативе.
  • Порядок предоставления отпуска постоянному дистанционщику (при временной удалёнке работник будет отдыхать по общим правилам, то есть по графику отпусков). Количество дней для отпуска у дистанционных работников не отличается.
  • Заработная плата в трудовом договоре отражается также по общим правилам, так что она обязательно должна быть прописана. Снижать зарплату работника, если он перешёл на дистанционную работу, в одностороннем порядке работодатель не имеет права.

Когда работника могут перевести на «удалёнку» без его согласия

Компания сможет временно переводить работника на дистанционную работу без его согласия и внесения изменений в трудовой договор, но только в «исключительных случаях», при: 

  • катастрофе;
  • аварии; 
  • пожаре; 
  • или, например, эпидемии, что очень актуально в настоящее время.

Также временный перевод на дистанционную работу возможен без согласия работника, если решение принимается органом власти. Яркий пример — недавний указ мэра Москвы Сергея Собянина об обязанности компаний перевести на «дистанционку» минимум 30% своих сотрудников. 

В этих случаях оформлять дополнительные соглашения к трудовому договору не потребуется. Работодателю достаточно издать локальный акт (назовём его, например, Положение о временном переводе на дистанционную работу в исключительных обстоятельствах) и прописать в нём следующие пункты:

  • Обстоятельство, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу (например, указ мэра).
  • Список работников, временно переводимых на дистанционную работу (именно работников, а не конкретные должности).
  • Срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (например, до окончания ограничений, установленных мэрией Москвы).
  • Порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими и иными средствами, необходимыми для работы, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно.
  • Порядок организации труда работников (режим рабочего времени, порядок и способ взаимодействия работника с работодателем, порядок и сроки представления работниками отчётов о выполненной работе, иные положения).

С этим положением необходимо ознакомить всех работников, которых оно затрагивает, — и всё, перевод на дистанционную работу состоялся. Отказов от такого перевода законодательством не предусмотрено… К счастью, и зарплату работнику при таком переводе снижать нельзя — это будет незаконно. 

Но перевести на такую работу можно не каждого. Например, если сама работа не предполагает возможности выполнять её дистанционно. Нельзя же из дома быть официантом или точить детали на станке.

Для таких сотрудников в законе предусмотрена специальная норма: «Если специфика работы, выполняемой работником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя, то время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника». За простой работодатель обязан выплачивать не менее 2/3 от тарифной ставки или оклада.

Как подписывать документы на «удалёнке»

В законе выделено три документа, которые можно подписывать только в бумажном виде или с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей работодателя и работника (для работников можно также использовать усиленную неквалифицированную подпись):

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы;
  • ну и, конечно, дополнительные соглашения к этим документам (при необходимости).

А вот остальные документы можно подписывать и знакомиться с ними без этих сложностей.

Допускается использование простой электронной подписи (это может быть и просто электронная почта) и другие способы, позволяющие идентифицировать работника и работодателя (или его представителя).

Например, можно использовать мессенджеры или веб-сервисы, но при одном условии: все способы взаимодействия должны быть закреплены в локальном акте работодателя, с которым работник ознакомлен, или в самом трудовом договоре.

Всё это может очень сильно упростить документооборот.

Например, если в трудовом договоре будет указано, что требования, уведомления, информация о внесении изменений в локальные акты организации могут направляться работнику на адрес электронной почты или через мессенджер, то никаких подписей на листах ознакомления, которые так любят сотрудники отдела кадров, собирать не придётся. При этом конкретные адреса почты, номера WhatsApp и Telegram, другие пароли и явки должны быть закреплены в трудовом договоре.

Кстати, и суды стали гораздо более благосклонны к таким документам в электронном виде. Так, например, недавно суд признал правоту работодателя, который уволил сотрудника по собственному желанию на основании заявления, отправленного через WhatsApp.

Что интересно, первая инстанция заняла сторону работника, сказав, что документ должен быть только в письменной форме, а вот апелляция и кассация поддержали работодателя, заявив, что дело не только в форме документа, а ещё и в намерениях, которые могут быть выражены разными способами.

Что должен компенсировать работодатель

В текущей редакции Трудового кодекса крайне скользко прописан порядок обеспечения работника оборудованием или выплаты ему компенсации за использование своего. Выплата компенсации производится, только если это предусмотрено трудовым договором, а такие условия включают в него не всегда. Ну а суды говорят, что раз в договоре ничего нет, то и денег тоже не будет.

В новом же законе прописана обязанность работодателя по обеспечению работника оборудованием, программными средствами, антивирусами и так далее. То есть работодатель обязан предоставить ноутбук. Да и часть расходов за интернет тоже должны лежать на нём.

С другой стороны, полной компенсации за всё тоже никто не обещает. Работодатель вправе самостоятельно в своих положениях предусмотреть размеры и порядок выплаты этой компенсации. И это может быть и 200 ₽, и даже 100 ₽ в месяц. 

Как будут происходить увольнения

Уволить дистанционного работника сложно, потому что сложно зафиксировать нарушения. Именно для этого в законе вводят два новых основания для увольнения:

  • Работник без уважительной причины не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд (работодатель может установить более длительный срок). При этом, конечно, надо будет выяснять, по каким причинам это произошло. И если причины уважительные (болезнь и так далее), то никто никого не уволит.
  • «Постоянный удалёнщик» переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. Но чтобы уволить на этом основании, компания должна закрепить в договоре местность, в которой он должен работать.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *