Как юристы с шиком экономят на аренде офиса и становятся ближе к клиентам

Опытные брокеры коммерческой недвижимости Москвы рассказали о тонкостях подбора офисного помещения для молодых компаний

Как юристы с шиком экономят на аренде офиса и становятся ближе к клиентам

ТАСС/ Владимир Астапкович

Первый офис для молодой компании — важная стадия в бизнесе. Многие фирмы начинают выбор офиса в тот момент, когда перспективы дальнейшего развития еще не ясны: в такой ситуации легко ошибиться с подбором правильного помещения и заключить заведомо невыгодный договор.

«Очень важно понимать, готова ли компания к регулярным и продолжительным тратам на аренду офиса. Компания, которая впервые снимает офис, не всегда может корректно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько готова тратить на аренду», — предупредила директор отдела корпоративных клиентов департамента офисной недвижимости Knight Frank Мария Зимина.

Чтобы помочь начинающим бизнесменам выбрать по-настоящему подходящее помещение для офиса, редакция «РБК-Недвижимости» обратилась за советом к ведущим брокерам, работающим с коммерческой недвижимостью в Москве.

С чего начать?

Начинающим предпринимателям нужен небольшой офис, который не будет требовать слишком много денег на регулярную оплату аренды, уверены брокеры, к которым обратилась «РБК-Недвижимость».

«Во многих зданиях есть небольшие офисные блоки от 100 кв. м, которые достаточно ликвидны.

В основном небольшие блоки предлагаются в состоянии «с отделкой», — рассказала заместитель директора отдела офисных помещений CBRE Элина Степная.

Самое сложное в подборе помещения — определиться с размерами офиса, считает старший директор отдела корпоративных услуг компании Cushman & Wakefield Елена Колесникова.

«К сожалению, очень небольшое количество качественных офисных центров делит этажи на маленькие блоки, — констатировала эксперт.

— Можно нанять профессионального консультанта или собрать максимум информации из всех доступных источников».

Чтобы правильно сформулировать собственный запрос на аренду офиса, нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

Как понять, какой офис вам нужен?

Чек-лист для начинающей компании от директора департамента офисной недвижимости S.A. Ricci Дмитрия Жидкова:

  1. Каким бюджетом для аренды помещения располагает компания и какую арендную ставку вы сможете платить каждый месяц?
  2. Какая площадь вам на самом деле нужна? Речь идет о 150 кв. м или хватит 50 кв. м? Учитывайте, что, согласно санитарным нормам, при использовании жидкокристаллических мониторов в офисе на одно рабочее место должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Для начала можно просто умножить 4,5 на количество сотрудников, которые постоянно будут работать в офисе.
  3. Важен ли территориальный фактор? Является для вашего бизнеса необходимостью расположение в центре города (этот фактор важен, например, для юридических компаний) или вас устроит офис в районе МКАД?
  4. Каков предполагаемый срок аренды: месяц, два, полгода, год или больше?
  5. Готовы ли вы закладывать в бюджет расходы на ремонт, мебель и оргтехнику? Если ответ «нет», то логично рассмотреть вариант размещения в коворкинге. Помните, что затраты на ремонт не вернуть никогда, зато мебель и технику можно будет забрать с собой при переезде.

После получения ответов на все пять вопросов можно переходить к изучению рынка офисных помещений. «Получить представление о диапазоне арендных ставок в месте, которое вас интересует, помогут объявления на популярных сайтах-агрегаторах», — подсказал Дмитрий Жидков.

Куда заезжать?

Выбор территориального расположения офиса должен зависеть от того, на чем специализируется молодой бизнес, считают в Knight Frank. «Например, консультанты сидят в высококачественных зданиях в центре Москвы. К ним приезжают клиенты, и важно показать статус компании, подчеркнуть ее имидж.

А вот IT-индустрия ориентируется, в первую очередь, на бюджет и своих сотрудников. Для таких компаний важнее всего комфорт работников, их удовлетворенность рабочим местом — в этой сфере высокая конкуренция за кадры, — рассказала Мария Зимина.

— Компании из ретейл-сегмента занимают офисы не в премиальных локациях, так как бюджет на аренду у них, как правило, небольшой».

Самую большую сложность представляет сам поиск, так как маленькие качественные помещения пользуются большим спросом, и предложения, размещенные в интернете, не всегда актуальны, предупредила Елена Колесникова из Cushman & Wakefield.

«Сегодня несложно сэкономить на аренде офисного помещения, так как на рынке наблюдается кризис перепроизводства офисных квадратов — пустует около 20% офисных помещений.

Ставки на офисы находятся на дне, так что все зависит от требований арендатора к помещению и его вкуса», — считает Дмитрий Жидков.

«В центре Москвы можно снять офис в старом особняке: аренда здания площадью 2 тыс. кв. м целиком обойдется примерно в 25 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Часто такие помещения дробятся на несколько частей, например по 500 кв. м, и сдаются по 30 тыс. руб. за 1 кв. м в год.

Выгодно всем: и собственник в таком случае получает больше, и арендаторы получают офис в центре Москвы, — рассказали в компании S.A. Ricci. — Технологический стартап может арендовать помещение в одном из московских технопарков, однако для этого ему потребуется получить статус резидента.

Поэтому такой вариант подходит далеко не всем начинающим компаниям».

Наиболее логичный вариант для молодого бизнеса… это офис за МКАД, заключили брокеры. В этом случае арендатор может найти комфортное помещение по цене от 8 тыс. до 10 тыс. руб. за 1 кв. м в год, указали в компании CBRE. Очевидной сложностью такого сценария станет возможная удаленность офиса от метро.

Платить в долларах или в рублях?

Долларовые ставки почти исчезли с офисного рынка Московского региона, объявили брокеры, опрошенные «РБК-Недвижимостью».

«Долларовые ставки на сегодняшнем рынке — это редкое исключение, которое встречается в высокобюджетном сегменте, — заявил владелец компании «Экоофис» Андрей Ковалев.

— Рынок, интересный малому, среднему бизнесу и стартапам, полностью перешел на рубли. Если арендодатель предлагает долларовые ставки небольшому арендатору, с ним определенно что-то не так».

«Совершенно очевидно, что те арендодатели, которые предлагают доллары или евро, не готовы будут поменять свое видение для одного отдельно взятого небольшого арендатора, — отметила Елена Колесникова.

— Если речь идет о многих тысячах метров — думаю, есть возможность изменить точку зрения арендодателя.

Относительно спроса — он существует как на рублевые, так и на долларовые проекты, это зависит от бухгалтерии арендатора».

Сколько стоит?

Офисный рынок Московского региона принято делить на классы А, В и С. Класс А — это самые дорогие и престижные бизнес-центры в наиболее удобных локациях. Класс С — экономвариант в морально устаревших зданиях далеко от метро и основных магистралей. Класс В — промежуточное звено, которое часто дробят на условно доступный В- и более дорогостоящий В+.

«В офисах класса А самая низкая арендная ставка (с отделкой, НДС и расходами на эксплуатацию) составляет 11,8 тыс. руб. за 1 кв. м в год. В классе В+ речь идет о 8,5 тыс. руб. за 1 кв. м в год, в классе В- это 7 тыс. руб. за 1 кв. м в год, — перечислил Дмитрий Жидков.

— Все объекты, предлагающие офисные помещения по таким ставкам, находятся в районе МКАД либо за его пределами. Низкая ставка объясняется удаленностью объекта от центра города и от метро. Здесь наблюдается наибольшее количество вакантных площадей.

Спросом такие помещения пользуются у арендаторов, для которых локация не имеет значения».

На какой срок заключать договор?

Если говорить о небольших компаниях, то есть смысл заключать краткосрочные договоры — на месяц, два, полгода и год, считают в S.A. Ricci. «Такую возможность предоставляют коворкинги, которые, помимо этого, предлагают гибкие условия аренды, — подсказал Жидков.

— Если ваш бизнес быстро пойдет в гору и потребуется расширение штата и увеличение офисных площадей, коворкинг, как правило, всегда сможет предоставить такую возможность в отличие от бизнес-центра или многофункционального комплекса.

А вот когда вы поймете, что ваш бизнес чувствует себя уверенно и хорошо развивается, есть смысл подумать о долгосрочном договоре аренды: в этом случае условия, на которых договор был заключен, сохранятся».

Коворкинг против офиса: плюсы и минусы

Как снять офис

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Сергей Король

разобрался в коммерческой недвижимости

Профиль автора

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

  • в районе станции метро «Смоленская»;
  • не дольше 15 минут пешком до метро;
  • минимум 3 парковочных места;
  • собственный туалет;
  • не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
  • охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

  • парковка для велосипедов;
  • несколько кафе в пешей доступности;
  • не первый и не последний этажи;
  • кирпичное здание с высокими потолками;
  • можно покрасить стены;
  • отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Читайте также:  Свободное использование произведений, что это такое, виды, случаи свободного использования объектов авторского права, доктрина добросовестного использования без согласия автора, гк рф

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Стоимость аренды в петербургском офисном центре класса В на «Биз-цен»

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы.

Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников.

Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера.

На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке.

Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику.

Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить.

Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Документ на право собственности в Тверской области. Адрес помещения указан в разделе «Объект права»

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

  1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
  2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
  3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
  4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
  5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме.

В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный.

Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

  • «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
  • «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Виктор нашел офис мечты в здании дореволюционной постройки в Москве. Арендодатель обнял его, разрешил переезжать хоть завтра. «Ты пока освойся, наведи порядок. Выкинь всё барахло, делай что хочешь. Когда переедешь, я зайду с договором», — заявил арендодатель.

Виктор покрасил стены в белый цвет, выбросил сломанный холодильник и отодрал со стены коробку со старыми проводами. Вечером ему позвонил разъяренный арендодатель: «Ты мне всё здание оставил без телефона и интернета. Давай плати по пять тысяч рублей за каждый номер». Виктору пришлось заплатить больше 200 тысяч рублей — это годовая стоимость аренды его нового офиса.

По уму Виктору нужно было указать в договоре: «Обязуюсь сделать косметический ремонт согласно утвержденному плану». В плане следовало прописать: покрашу стены, выброшу холодильник, демонтирую ящик со стены. Если арендодатель подписал бы план, то не смог бы потребовать с Виктора оплату ремонта телефонной сети.

Нельзя делать ремонт до подписания договора.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Шаблон акта приемки коммерческого помещения

  1. Составьте список требований к будущему офису.
  2. Ищите сами или с помощью посредников. Заходите в понравившиеся офисы в районе, где ищете.
  3. На просмотре проверяйте всё. Свяжитесь с соседями и спросите у них про проблемы.
  4. Торгуйтесь за мелочи: парковку, уборку, коммунальные платежи.
  5. Не переезжайте без договора. Не подписывайте договор не читая.
  6. Попросите у арендодателя право на собственность или договор субаренды.
  7. Подпишите акт приема коммерческого помещения. Укажите в нем технику, ключи и проблемы офиса.

Как сэкономить на аренде офиса? — блоги риэлторов | ЦИАН

Тренд на оптимизацию стал одним из ключевых в этом году.

Читайте также:  Документы для заключения договора (поставки между юридическими лицами), какие документы нужны для заключения договора с юридическим лицом, перечень

Собственники бизнес-центров шли на уступки в индивидуальном порядке и предоставляли скидки или отсрочки по платежам, однако многие компании, сокращая расходы, все равно были вынуждены переезжать в другой офис или планируют это делать в скором времени. Что позволит сэкономить при смене офисного помещения, рассказали эксперты компании Bright Rich | CORFAC International.

Бэк- и фронт-офис

Одним из вариантов экономии затрат на офис может стать разделение команд на фронт-офис небольшой площади, но в центральной локации в проекте представительского класса и бэк-офис в локации с более низкими арендными ставками. Такой вариант для сотрудников, которым не нужно встречаться с клиентами, может оказаться даже удобнее: бизнес-центр в – условно – спальном районе позволит сократить время на дорогу до офиса.

Офис с отделкой

Арендовать помещение с уже готовым ремонтом, естественно, гораздо дешевле, чем арендовать помещение shell&core и выполнять ремонт под себя. Изюминку и дух компании вы сможете привнести с помощью декорирования.

Внимание к планировке

Удачная планировка помещения позволяет сократить затраты на аренду на 20-30%. Опен спэйс часто позволяет разместить большее количество сотрудников, чем кабинетно-коридорная планировка. А система незакреплённый рабочих мест, так называемых хот десков, создает у сотрудников ощущение более широкого пространства. В любом случае не лишним будет сделать тестовую рассадку.

Размер коммунальных платежей

Бизнес-центры, сертифицированные по зеленым стандартам типа LEED или BREEAM, как правило, относятся к классу А или B+, и имеют достаточно высокую ставку аренды.

Однако, если вам в целом важно арендовать офис представительского класса, следует учитывать, что ресурсосберегающие технологии позволяют арендатору серьезно экономить на коммунальных платежах.

Здесь речь может элементарно идти об использовании светодиодных ламп, регулируемых батарей отопления, применении аэраторов, позволяющих уменьшить расход воды, и т.д.

Политика выгод

Ключевым в ситуации поиска нового помещения и переезда является то, как пройдут переговоры с собственником бизнес-центра. Договор на какой срок лучше заключить, каким будет обеспечительный платеж, размер индексации и другие нюансы.

Чтобы не попасть впросак, лучше, конечно, обратиться за помощью в брокерскую компанию.

Консультанты по коммерческой недвижимости хорошо знают рынок, помогут выстроить с собственником политику выгод и, как правило, работают для арендаторов бесплатно.

Блоги профессионалов на «Ведомостях»

Оптимизация офисных издержек – один из основных трендов рынка последние пять лет. Экономят на аренде, расходных материалах, представительских расходах и даже услугах клининга. Но экономия экономии рознь.

За счет переезда из исторического центра на окраину можно сократить арендные расходы и даже получить более комфортное рабочее пространство – как минимум более вместительный паркинг, больше простора и зелени. По данным JLL, в 2018 г. доля сделок с офисами за ТТК выросла до 46% против 39% в 2017 г.

Несмотря на то, что большинство международных консультантов убеждены, что «центр никогда не выйдет из моды», компаний, готовых перебраться за пределы Садового кольца, становится все больше. Например, подразделение «Сбербанка» Sberbank CIB в целях оптимизации своих расходов покинуло офис в БЦ «Романов двор», перебравшись в головное здание компании на ул.

Вавилова, 19. По оценкам международных аналитиков, стоимость аренды в бизнес-центре «Романов двор» – без учета налогов и коммунальных платежей – на момент переезда компании составляла порядка $950 за кв. м в год, что было почти в два раза выше среднего уровня цен на офисы класса А в Москве.

Есть, впрочем, и обратные примеры: так, «Озон» переехал из БЦ класса В- на Соколе в «Башню на набережной» (класс А).

Показательно, что активно развивается и качественный С-класс, среди лотов которого, например, есть исторические здания в центре или престижных районах Москвы.

По оценкам Colliers International, рынок переживает бум реконструкций морально устаревших зданий этого класса с репозиционированием их до уровня В-.

Пользуются спросом среди компаний, желающих оптимизировать офисные издержки, и бывшие московские промзоны, превращенные в креативные кластеры, в которых ставки достигают полноценного B-класса.

Всё больше компаний предпочитает консолидацию бизнеса в одном здании, хотя еще год назад разные подразделения могли находиться в разных концах города.

С одной стороны, в век высокоскоростного интернета, скайп-совещаний и общения через мессенджеры кажется, что единое рабочее пространство для компании перестает иметь то значение, которое оно имело до технологической революции.

С другой, по нашим данным, если посадить все бизнесы одной компании в одно здание (или нескольких близлежащих), можно сократить затраты на офисные помещения до 30% и повысить эффективность работы всех подразделений.

Сокращение площадей – еще один ключевой тренд последних пяти лет. Одни оптимизируют квадратные метры, сдавая излишки в субаренду, другие возвращают арендодателю невостребованные площади, третьи делают перепланировку/реконструкцию, создавая дополнительные функциональные площади, зоны отдыха и т. д.

При грамотном проектировании размещение в гибком офисе позволит сократить арендуемую площадь на 15–30%. Мы убеждены, что стоит проанализировать эффективность использования квадратных метров в офисе, чтобы в итоге создать планировку, которая будет максимально адаптирована под специфику работы компании.

По данным Regus в России, к 2030 г. в развитых экономиках мира от 8 до 13% сотрудников будут связаны с гибкими рабочими пространствами.

До 90% сотрудников в России, по мнению экспертов Regus, из двух похожих вакансий выберут работу с гибким графиком, 24% респондентов предпочтут работать в удобном для себя месте, нежели добираться в офис более престижной, но неудобно для них расположенной компании, а еще 60% респондентов уверены, что гибкий график позволяет улучшить баланс между личной жизнью и работой.

По данным JLL, рынок гибких офисов (это коворкинги, сервисные офисы и гибридные пространства) в 2018 г. в Москве вырос на 84%. В I квартале 2019-го объем предложения гибких офисов в Москве был равен 127 000 кв. м.

Однако, несмотря на динамичный рост сектора, на гибкие офисы приходится всего 0,7% от объема офисного рынка столицы. Для сравнения: в Лондоне этот показатель достигает 5,1%, Амстердаме – 7%.

Аналитики JLL прогнозируют рост сектора гибких офисов Москвы на 30–40% в год в течение трех лет; таким образом, предложение в нем удвоится в ближайшие два-три года.

Да, в офис все труднее заманивать представителей нового поколения, но интересные решения становятся для соискателя одной из причин согласиться на фуллтайм в принципе.

Спальные места, душевые кабины, бесплатное питание, качественные кофе-пойнты, игровые зоны и лаунжи, офисные террасы с гамаками, скалодромы, комнаты для домашних питомцев, барные стойки – все это помогает создать тот самый город в городе, помогающий удержать сотрудника в офисе.

Работа в таком офисе с гибким графиком делает работу более продуктивной, а персонал – более результативным и лояльным к компании. Более того, организовав такой офис для своих сотрудников, компания частично может пересмотреть корпоративный соцпакет – например, отказаться от оплаты фитнес-клуба, компенсации транспортных расходов и т. д.

Да, еще семь лет назад бизнесмены боялись, что в таких офисах сотрудники просто перестанут работать, однако произошло обратное – эффективность выросла, а тренд «офис как дом» стал определяющим даже для суровых бизнесов со строгой корпоративной культурой, вроде банков и аудиторов. В домашних и не похожих на офисы БЦ специалисты готовы работать даже за меньшие деньги и, как правило, намного реже хотят менять работу.

Из-за определенного дефицита качественных офисных помещений (все мы помним, что последние несколько лет девелоперы избегали реализации офисных проектов, переключившись на другие сегменты рынка) ставки снова начинают расти, к концу года ожидается, что они прибавят от 5 до 15%.

Но еще можно успеть арендовать офис по хорошему соотношению «цена – качество». Даже сейчас собственники пока еще охотно предоставляют гибкие условия и практически идеальные ставки для бизнесов, которые за счет поглощения большого количества площадей, например, могут стать якорными арендаторами в их объектах.

Речь может идти о дисконте в 20–30%.

Вложиться в качественный ремонт – один из основных способов оптимизации расходов. Качество в данном случае предполагает и многофункциональность. Тогда не придется искать новое пространство, если нужно больше переговорных, например, – все решаемо, и в кратчайшие сроки.

Да, стандартная гипсокартонная стена будет стоить существенно дешевле, чем трансформируемая перегородка с хорошими акустическими характеристиками. Но для некоторых компаний трансформируемая стена оказывается решением более выгодным.

Представьте консалтинговую компанию, которой нужно организовать тренинги для сотрудников. Найти дополнительное пространство не всегда возможно, не в каждом БЦ есть и конференц-зал, где можно было бы провести тренинг.

А мобильные интерьерные решения позволяют быстро выделить площадь для конференций, мероприятий и обучающих встреч за счет других зон офиса. Это дешевле, чем вывозить сотрудников за пределы офиса, арендовать дополнительные метры и т. д.

Кроме того, не стоит забывать о том, что российский бизнес, вторя зарубежным трендам, постепенно уходит от жесткой привязки к возрасту, переставая воспринимать сотрудников старше пятидесяти лет «специалистами возраста дожития до пенсии».

Это значит, что удобство мебели, освещение, воздух, акустика в офисе будут играть еще более важную роль, а хорошо спроектированное офисное пространство будет повышать настроение и эффективность работы специалистов самого разного возраста.

По данным Swedish Social Insurance Agency, существует явная связь между дизайном и оснащением офиса и количеством дней, проведенных сотрудниками на больничном.

А значит, оптимизация в данном случае – это инвестиции, которые позволят обеспечить сотрудников компании удобным, стильным и эффективным рабочим пространством.

Читайте также:  Не время отдыхать. Как юристы проводят нерабочий месяц

5 способов сэкономить на услугах бэк-офиса | Rusbase

Пока фронт-офис продает, встречается с покупателями и договаривается об условиях сделок, сотрудники бэк-офиса (юристы, бухгалтеры и прочие) обеспечивают им надежный тыл. Тем не менее позволить себе такой тыл молодому бизнесу нелегко.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор сервиса бизнес-аутсорсинга QOOD, рассказала Rusbase, как сэкономить на услугах бэк-офиса. 

5 способов сэкономить на услугах бэк-офиса Виктория Кравченко

Нанимать сотрудников с непродуманным спектром обязанностей — это одна из частых болезней роста молодых и быстроразвивающихся компаний. С одной стороны, каждый сотрудник в компании должен заниматься своим делом. С другой — принимать «лишних» людей, а потом пытаться найти им занятие — это очень неблагодарное дело.

Чаще всего человек-монофункция не нужен в штате. Имеет смысл либо нагрузить его обязанностями штатных сотрудников, либо нанять специалиста на аутсорсинге.

Например, одна известная мне компания полностью отказалась от услуг штатного секретаря. Отдельные его функции оказалось выгоднее перераспределить между уже имеющимися сотрудниками и заменить продвинутыми облачными сервисами и «умной» телефонией.

Большинству компаний, независимо от размера и вида деятельности, чаще всего не нужен штатный:

  • IT-специалист (можно нанять компанию на удаленное обслуживание оборудования и подключить нужные для работы сервисы),
  • Бухгалтер (можно передать бухгалтерский учет на аутсорсинг),
  • Специалист по кадрам (рекрутинг нужен далеко не каждый день, а у тех, кто на нем специализируется, есть база кандидатов и профессиональный подход к подбору).

Небольшие функции, которые не доверишь постороннему человеку, можно пересмотреть и распределить между оставшимися сотрудниками — например, в некоторых компаниях менеджеры по продажам сами занимаются первичной документацией и сами контролируют подписание всех сопутствующих договоров и актов.

2. Правильно выберите систему налогообложения

Налоговое планирование — это целое искусство, и далеко не каждый бухгалтер может мастерски лавировать между разными налоговыми режимами.

Это функция финансового менеджмента, а не рядового бухгалтера: для налогового планирования требуется более глубокое погружение в финансовую стратегию.

Правильно выбранная система налогообложения должна отвечать всем параметрам ведения бизнеса и при этом не нести непосильную нагрузку.

В России несколько систем налогообложения. И каждое юридическое лицо должно подбирать систему налогообложения с пониманием того, как она будет работать на момент создания компании, в периоде инвестиций/развития и в текущей деятельности.

В идеале налоговый режим имеет смысл пересматривать и пересчитывать хотя бы раз в год. В России часто меняется налоговое законодательство, появляются льготные налоговые режимы, не говоря уже о том, что за календарный год ваша бизнес-среда может измениться до неузнаваемости.

Может случиться, что, например, изначально у компании было мало расходов и она применяла упрощенную систему налогообложения по доходам. Потом расходная часть увеличилась, но пересчитать целесообразность применения другого налогового режима (например, УСН «Доходы минус расходы» или общая система налогообложения с льготой по НДС) никому не пришло в голову. Это довольно частая история.

Конечно, если ваши клиенты — большие компании, уплачивающие НДС, то, вероятно, у вас немного вариантов. Они наверняка захотят работать с компаниями, которые тоже находятся на общей системе налогообложения, чтобы получить возврат налога. Но и при такой ситуации необходимо искать возможности оптимизации налогов.

В моей практике встречались случаи, когда при регистрации нового юридического лица компания в течение месяца попросту «не успевала донести» в налоговую заявление на применение упрощенной системы налогообложения.

В результате целый год компании пришлось применять общую систему налогообложения, то есть платить 20% налога на прибыль вместо 6% налога на доходы.

3. Заранее озаботьтесь юридическими вопросами

Российские компании порой попустительски относятся к исполнению некоторых требований закона. Причем очень часто это случается только лишь из-за того, что в компании нет специалиста, который хорошо знает законодательство и может учесть тонкие моменты бизнеса.

Ваша компания еще в самом начале должна составить матрицу возможных юридических рисков в своей деятельности, а лучше — нанять толкового юриста или компанию, разбирающихся в законодательстве вашей отрасли.

Создайте заранее шаблоны договоров

Если вы обычно заключаете стандартные договоры с клиентами, то каждый такой шаблон договора должен быть скрупулезно вычитан юристами несколько раз. Поверьте, это в будущем сохранит вам очень много денег, времени и сил.

Правильно составленный договор убережет вас от необоснованных претензий, недобросовестных поставщиков и клиентов, подстрахует в случае ненадлежащего оказания услуг, даст основания для требования пени за просрочку платежа и со всех сторон защитит, если дело дойдет до суда.

Установите правила игры

Представим, что вашей компании периодически приходится печатать, например, рекламные брошюры. Если сотрудник вашей компании скачал для этой брошюры первую попавшуюся фотографию в интернете, у автора есть все шансы подать на вас в суд и получить компенсацию.

Лучше занять по этому вопросу принципиальную позицию и проинструктировать задействованных сотрудников о том, что права на использование изображений должны быть оформлены официально.

Это могут быть бесплатные изображения из специальных фотостоков или покупные изображения из фотобанков.

Заранее найдите хорошего адвоката

Лучше сразу понять, кто вас будет представлять в суде — может оказаться, что даже квалифицированный корпоративный юрист не очень хорошо проявляет себя в качестве адвоката, и на защиту интересов придется нанимать отдельного человека или компанию.

4. Отдайте на аутсорсинг второстепенные функции

Аутсорсинг у нас в стране не так популярен, как в Европе и США, где отдавать сторонним компаниям непрофильные функции — давно уже общепринятая бизнес-практика.

По данным Coleman Services, в Европе услугами бухгалтеров-аутсорсеров пользуются больше 80% компаний малого и среднего бизнеса, в США и Израиле — около 95%. В России же этот показатель составляет около 10%, хотя он и растет.

По статистике бюро занятости, в США чаще всего на аутсорсинг отдают задачи по юридическим услугам, финансового и бухгалтерского сопровождения, по обслуживанию IT-инфраструктуры, услугам call-центра, охраны, HR и так далее.

Обычно даже компаниям среднего и большого бизнеса не нужны эти специалисты в штат на постоянной основе.

А качество работ, предоставляемых на аутсорсинге, как правило, гораздо выше того, что вы получили бы, наняв за эти же деньги штатного сотрудника.

В России аутсорсинг влечет за собой и другие скрытые выгоды

Например, если вы оплачиваете услуги подрядчика, то увеличиваете расходную базу и в итоге платите меньше налогов.

В случае если берете специалиста в штат, то вашей компании придется платить за него налоги, страховые взносы и нести дополнительные расходы на обеспечение рабочего процесса.

К тому же у нас не очень выгодное для работодателя законодательство: очень часто в трудовых спорах суд встает на защиту сотрудника. Поэтому уволить даже очень плохого сотрудника может быть сложно, если он не захочет уходить по соглашению сторон или по собственному желанию.

5. Задействуйте удаленную работу

Давайте посмотрим правде в глаза: многие функции современного офиса со спокойной душой можно позволить сотрудникам делать удаленно.

Если ваш дизайнер или программист работает в Москве, а живет даже в недалеком Подмосковье, на дорогу от дома до работы и обратно он тратит от двух до пяти часов в день. Это от 10 до 25 часов в неделю или от 40 до 100 часов в месяц.

А ведь это время он мог бы потратить на семью, хобби, саморазвитие или дополнительные несколько часов сна.

По данным исследования Staples Advantage, 37% сотрудников согласны на 10-процентное снижение зарплаты при условии, что они смогут работать из дома, а 80% сотрудников считают возможность работать удаленно существенным бонусом при выборе работодателя.

В удаленной работе есть как минимум три положительных момента для самой компании.

  1. Во-первых, вы снижаете издержки на обслуживание офиса в силу того, что там будет работать меньше людей — вплоть до того, что можно снять офис меньшей площади или вовсе обойтись без него.
  2. Во-вторых, более гибкие условия для работы увеличат лояльность ваших сотрудников к компании и у вас снизится текучка (и расходы на рекрутинг замещающего специалиста).
  3. В-третьих, вы сможете расширить географию исполнителей и нанять людей там, где качество работы такое же или выше, а расходы на зарплаты ниже.

Современные решения для бэк-офиса экономят деньги и время, увеличивают продуктивность работы сотрудников, но главное — помогают компании заниматься только той работой, которая у нее получается лучше всего.

Освобожденные ресурсы можно пустить, к примеру, на то, чтобы повысить профессиональный уровень своих сотрудников — например, отправить их на повышение квалификации или на стажировку за рубеж. В условиях постоянно растущей конкуренции это точно не будет лишним.

Материалы по теме:

6 лайфхаков: как распознать недобросовестного партнера

Почему никто не захочет вложиться в вашу игровую студию

Знакомьтесь – потенциальные экономические лидеры к 2030 году

Аналитика из Кремниевой долины: инвесторов интересует не только «технологическая мекка»

Проверено на практике: после 3 километров бега мозговой штурм прекращается

12 важных метрик, которые нужно знать, прежде чем искать инвестора

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *