Кто обязан использовать кассовую технику?
Все организации и ИП, проводящие финансовые операции с наличными, обязаны придерживаться положений кассовой дисциплины.
Подробнее о том, кто может не применять онлайн-кассы.
Правовое регулирование контрольно-кассовой дисциплины
Все правила эксплуатации кассовой техники и порядок оформления отчётности закреплены в федеральном законе №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22 мая 2003 года.
В законе содержатся:
- сведения о сферах применения ККТ;
- требования к комплектации ККТ;
- требования к кассовому чеку и бланку строгой отчётности;
- обязанности ответственных за ККТ лиц.
Санкции за нарушение контрольно-кассовой дисциплины
Нарушениями в статье № 15.1. КоАП РФ расцениваются следующие действия.
- Нарушение порядка прихода наличных денег в кассу, то есть недонесение денег в кассу, продажа мимо кассы или удержание средств от внесения в кассу.
- Нарушение порядка отчётности о кассовых операциях (незаполненная кассовая книга, отсутствие отчётных документов по движениям денег в кассе).
- Хранение наличных денежных средств в кассе сверх установленного лимита кассы.
- Расчёт с другими организациями или ИП сверх 100 тысяч рублей наличными.
Лимит 100 тысяч рублей актуален на 2021 год. Ограничение касается ИП, ООО и других типов организаций – при сделке на большую сумму придётся составлять несколько договоров (или оплачивать двумя разными способами, см. пример). Ограничиваются только расчёты наличными.
Какие изменения в 2021 году
Пример: есть сделка между ИП и организацией на 130 тысяч рублей, ИП может внести в кассу организации наличными только 100 тысяч. Остаток в 30 тысяч предприниматель должен будет внести на расчётный счёт организации.
Примечание: ограничение для расчётов наличными по одному договору для МФО и ломбардов отличается – оно составляет 50 тысяч рублей на договор.
За перечисленные нарушения следует административный штраф:
- от 4 до 5 тысяч рублей для сотрудников организаций или ИП, ответственных за ККТ;
- от 40 до 50 тысяч для руководителей юридических лиц.
То же наказание следует за нарушение порядка инкассации денег сверх установленного кассового лимита.
Упрощённая кассовая дисциплина
Право вести кассовую дисциплину в упрощённом порядке имеют индивидуальные предприниматели, микропредприятия и субъекты малого бизнеса.
Суть упрощёнки:
- Можно не определять лимит остатка кассы.
- Не нужно вести отчётность: РКО, ПКО, кассовую книгу.
Перейти на упрощённую кассовую дисциплину можно только если в организации или ИП ведётся налоговый учёт.
Операции с кассовым оборудованием
Выдача чеков за покупки
Существует два вида чеков: кассовый и товарный.
Кассовый чек – фискальный документ, необходимый для отчетности в налоговую инспекцию. Информация, зафиксированная в кассовом чеке, сохраняется на фискальном накопителе и передаётся по сети Интернет в налоговую службу.
Изменения в 2021 году
С 1 августа 2021 года изменился технический стандарт формирования фискальных документов и введен их новый формат — ФФД 1.2. Касается он в основном правил продажи маркированных товаров, но перейти на новый формат обязаны все предприниматели. Все о новых префиксах [M] и тегах в чеке читайте в нашей статье о ФФД 1.2.
Кассовый чек необходимо выдавать покупателю при продаже товара или услуги, за исключением ряда случаев, о которых мы подробно говорили в статье Когда ИП может принимать деньги на счет без онлайн-кассы .
Нужно помнить, что если организация получает на расчетный счет денежные средства от покупателей (клиентов) — физических лиц (не индивидуальных предпринимателей) за товары, работы и услуги, то эта организация обязана применять контрольно-кассовую технику и оформлять кассовые чеки. Сделать это необходимо не позднее момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.
За невыдачу чека статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрен штраф – 2 тысячи рублей для работника и 10 тысяч рублей для руководителя организации или ИП.
Штраф предусмотрен и за некорректное оформление чека, например отсутствие в нем требуемых реквизитов.
Нововведения в 2021 году
С февраля 2021 года все организации и предприниматели должны указывать в чеке детализированную информацию о проданных товарах или оказанных услугах – их названия и количество. Раньше можно было обойтись только общей суммой покупки в чеке.
Как заносить номенклатуру в чек, и какие обязательные реквизиты там должны быть читайте в нашем материале.
Товарный чек – документ, который выдается либо вместе с кассовым чеком, либо вместо него, если предприниматель имеет право не применять контрольно-кассовую технику.
Выписывается по требованию покупателя при необходимости конкретизировать характер услуги, или характеристики товара, проданного за наличные деньги. Товарный чек не является бланком строгой отчётности и выдаётся по требованию покупателя.
Пример оформления товарного чека
Все правила оформления и выдачи кассового и товарного чека читайте в нашем материале
Приход и расход наличных из кассы. Кассовые ордеры
Работает с кассой специально назначенный для этого работник. Он же несёт ответственность за соблюдение контрольно-кассовой дисциплины. Если такой работник отсутствует, то его роль берёт на себя ИП или руководитель юридического лица.
Любые поступающие наличные деньги, кроме платежей от клиентов, регистрируются с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Как приход расцениваются следующие случаи:
- приход денег в кассу от предпринимателя;
- дневной приход – сумма, полученная от клиентов за день;
- поступления денег от других предпринимателей;
- возврат остатка от выдачи под авансовый отчёт.
Для приходного кассового ордера используется форма 0310001. Формы можно заполнять от руки или с помощью специальных программ:
Скачать форму 0310001 приходного кассового ордера
Чтобы ордер считался действительным, необходимы подписи кассира, главного бухгалтера или доверенного лица.
В 2021 году выплаты наличными ограничиваются суммой, которая пришла в кассу с банковского счёта. Причём это ограничение затрагивает выплаты из кассы не только ИП и организациям, но и физическим лицам. Существует ряд исключений, на которые не действуют ограничения:
- выплаты заработной платы сотрудникам;
- выплаты за возвраты товаров.
Есть несколько особенностей выдачи заработной платы работникам из кассы
Выплаты зарплат проводятся по расчётно-платёжным ведомостям (или просто по платёжным ведомостям). В них указаны:
- срок выдачи;
- сумма выдачи;
- лицо, которому выдаётся заработная плата.
Образец расчетно-платежной ведомости
Эти ведомости составляются на всех работников, а затем отправляются к бухгалтеру, который производит сами выплаты. При этом составляется единый расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма всех выданных денежных средств.
Помимо этого, существует отдельный порядок выдачи наличных денег подотчётным лицам и выплат по доверенности.
Подотчётные лица получают из кассы деньги на нужды организации или ИП. Например:
- билеты для командировок;
- расходы на жильё в командировках;
- закупки расходных материалов для организации.
За полученные деньги работник должен отчитаться в течение трёх дней после наступления срока, на который были выданы деньги. Для этого составляется авансовый отчёт. К авансовому отчёту прикладываются чеки или бланки строгой отчётности, подтверждающие факт траты.
Обычно иностранную валюту вносить в кассу запрещено. Единственным исключением является внесение валюты в кассу для выдачи командировочных работнику, отправляющемуся за границу. Соответственно, и возврат излишков иностранной валюты в кассу после командировки наказываться не будет.
Выплаты по доверенности используются в случае невозможности принимающим лицом получить деньги самостоятельно. Принимающее лицо может послать вместо себя своего представителя, который заберёт выплату. Но для этого у представителя должна быть доверенность. После выплаты, эту доверенность прикладывают к отчётным документам (РКО, ведомость).
Примечание: Несмотря на то, что деньги являются собственностью предприятия, даже его владелец не может взять их просто так из кассы на собственные нужды. Для этого предприниматель должен сначала внести их на расчётный счёт и снять. Исключение составляют ИП на УСН – они могут брать средства на личные цели под расходный кассовый ордер.
На что же можно тратить деньги прямо из кассы?
| Предприниматели, организации |
|
| Финансовые организации и ломбарды. Потребительские кооперативы (кредитные и сельскохозяйственные) |
|
Какие деньги можно тратить прямо из кассы?
На указанные в таблице цели можно тратить наличные деньги от:
- деятельности предприятия;
- от страховых премий;
- для второй группы в таблице – выплат по займам, штрафов и пени по займам;
- от паевых взносов (для кооперативов).
Лимит остатка кассы
Организации и ИП имеют право не инкассировать всё содержимое кассы по окончанию рабочего дня, а оставлять некоторую сумму на следующий рабочий день. Это называется лимитом остатка кассы. Лимит нужен для того, чтобы у предпринимателя было чем выдавать сдачу с наличных клиентам и для разного рода расходов на нужды предприятия.
Лимит остатка рассчитывается главным бухгалтером и закрепляется в учетной политике компании.
В дальнейшем организации нужно будет придерживаться этого лимита, ведь за его превышение следует штраф.
Существуют следующие исключения для соблюдения кассового лимита:
- Можно оставлять больше наличности, если на следующий день будут производиться выплаты заработной платы;
- Кассовый лимит не обязательно соблюдать в выходные и праздничные дни, если предприятие в эти дни работает.
Представители малого и микробизнеса не должны назначать лимит остатка кассы и могут оставлять в кассе произвольное количество денег.
Примечание: микробизнесом считаются предприятия с численностью работников не более 15 человек и оборотом в год не более 120 млн рублей. Малый бизнес – от 16 до 100 сотрудников и оборот от 120 до 800 млн рублей.
- Обычно лимит кассы рассчитывается на год, однако для сезонного бизнеса может считаться и на квартал, так как доход сильно варьируется в зависимости от сезона.
- Хотя и можно устанавливать произвольный лимит кассы, советуем воспользоваться одним из распространённых и проверенных на практике способов расчёта лимита кассы.
- Первый способ – по выручке
Подходит для предпринимателей, работающих в первую очередь с наличными. Рассчитывается следующим образом: (Приход в кассу / Расчётный период) * Период между инкассациями.
- Приход в кассу это выручка, полученная за определённое время.
- Расчётный период – количество рабочих дней, за которые была получена выручка.
- Период между инкассациями – количество дней между сдачами денег в банк.
- Для ИП и организаций установлен крайний срок инкассации: 7 дней для тех, у кого есть отделение банка, а там где его нет – 14 дней.
Пример расчета
Приход в кассу мы возьмём 2 месяца: март и апрель. Допустим, в марте пришло 100000 рублей., а в апреле 80000 рублей.
Наши магазин в марте и апреле работал 44 дня. Период между инкассациями у нас будет 3 дня.
Теперь считаем лимит: (100 + 80) / (22 + 22) * 3 = 12,27 тысячи рублей., то есть 12270 рублей.
- Второй способ – по выдаче
- Данный способ будет эффективен для предпринимателей, которые часто выдают деньги под отчёт для покупок товаров или оплаты услуг.
- Считается так: (Сумма выдачи / Расчётный период) * Период между инкассациями.
Предположим, что за лето подотчётникам были выданы такие суммы:
- июнь –15 000 рублей;
- июль – 18 000 рублей;
- август – 10 000 рублей.
Период между инкассациями — 5 дней.
Считаем: (15 + 18 + 10) / (21 + 22 + 22) * 5 = 3,307 тысячи рублей, то есть 3 307 рублей.
Если предприниматель ещё не отработал достаточное количество времени, чтобы определить суммы выдачи или прихода в кассу, то можно их спрогнозировать на первое время, пока не появятся реальные данные.
Документация и отчётность об операциях
Кроме уже упомянутых документов (ПКО и РКО), отчётность по движениям финансов предприятия фиксируется в кассовой книге. Кассир заносит туда ордеры, остаток на начало дня и приход за день. В конце смены данные в книге сравниваются с фактическим наличием средств в кассе с помощью Z-отчёта.
- Отчёты делаются только на полученную сумму наличных денег, полученные с покупок безналичные средства (в том числе суммы переведенные по эквайрингу) в приходных ордерах и кассовой книге не отражаются.
- Кассир заполняет кассовую книгу и заверяет её после рабочей смены, а бухгалтер может проверять книгу за определённый промежуток времени, например – раз в неделю.
- Ответственность за кассовую книгу ложится на главного бухгалтера, или того, кто исполняет его роль.
Кассовая книга может вестись в бумажном или электронном виде. В первом случае все отчётные документы печатаются и подшиваются в кассовую книгу. Во втором случае, большинство отчётов формируются автоматически, а кассиру и бухгалтеру нужно будет заверить данные в книге с помощью электронной подписи.
Об особенностях ведения бухгалтерского учёта для ИП и ООО.
Оснащение кассы
Предприниматели при покупке кассового оборудования зачастую обращают внимание только на один параметр – стоимость устройства.
Такие приобретения впоследствии могут “радовать” своих владельцев невозможностью обновления под актуальное ПО или требуют дополнительных вложений для апгрейда. Что безусловно препятствует соблюдению кассовой дисциплины.
С кассами от МТС таких казусов точно не произойдёт. В Кассы МТС установлена бесплатная программа собственной разработки, которую разработчики регулярно обновляют под все изменения в законодательстве.
Наши кассы уже готовы к работе с новым форматом фискальных данных и отвечают всем требованиям закона.
Подробнее об МТС Кассе.
Инкассация
Остаток средств сверх установленного кассового лимита подлежит сдаче в банк. Это и называется инкассацией. У предпринимателей и организаций есть несколько опций для инкассации:
- Заключение договора об инкассации с банком. Обойдётся в 500-800 рублей за один выезд и от 0,1% до 2% от инкассированной суммы.
- Самоинкассация в отделении банка – внесение денег на расчётный счёт самостоятельно через отделение банка;
- Самоинкассация через банкомат
- Электронный инкассатор – специальный сейф, который находится в помещении организации. В него вносятся наличные деньги, которые в дальнейшем начисляются на расчётный счёт. Этот сейф также инкассирует банк, но с меньшей периодичностью.
Инкассация через отделение и банкомат обойдётся дешевле обычной инкассации банком: примерно в 0,3% от вносимой суммы. Столько же стоит содержание электронного инкассатора.
Самоинкассация не гарантирует безопасности, зато стоит дешевле и намного более гибкая по времени, что для предприятий с малым количеством сотрудников очень важно.
Кассовые чеки с 2021 года: новые требования к оформлению, образец, штраф за отсутствие номенклатуры
Использовать онлайн-кассу при расчетах с физлицами без статуса ИП и выдавать чеки за товары, работы и услуги покупателю должны практически все ИП и компании. Чтобы чек был оформлен по правилам, нужно вписать корректные реквизиты и прописать наименование товаров.
Рассказываем, как это сделать и какие штрафы ждут бизнес, если печатать чеки с ошибками.
Какие реквизиты должны быть в кассовом чеке
Вся информация в чеке размещается блоками: например, сведения о продавце, сведения о кассе и другие. Всего 8 блоков.
Разберемся, какие реквизиты должны быть в каждом блоке, и что они означают.
Блок 1. Сведения о владельце кассы
| Наименование и ИНН юрлица или ФИО и ИНН индивидуального предпринимателя | Например, индивидуальный предприниматель Сергеев Сергей Анатольевич |
Блок 2. Сведения о кассе
| Регистрационный, заводской номер ККТ и номер фискального накопителя — ФН | Регистрационный номер кассы указан в карточке регистрации ККТ Заводской номер кассы указан в паспорте или внизу корпуса
Номер фискального накопителя можно посмотреть в его документах или в личном кабинете ККТ на сайте налоговой |
| Адрес расчетов | Адрес, где применяется касса |
| Место расчетов | Название магазина или адрес сайта интернет-магазина |
Блок 3. Служебные сведения о чеке
| Наименование документа, дата и время формирования чека, номер смены, номер чека за смену | Кассовый чек 3466 0325/010/032 20.09.2021 19:38
В бумажном чеке может не быть реквизитов «Номер смены» и «Номер чека за смену» |
| Порядковый номер фискального документа — ФД | Отсчет ведется с момента активации фискального накопителя, то есть считаются все документы, которые есть в ФН: например, отчеты, а не только чеки |
| Система налогообложения, которая применялась при расчете | Одну кассу можно применять для нескольких систем налогообложения, но в чеке нужно указать один налоговый режим |
| Адрес сайта налоговой | https://www.nalog.gov.ru/
Может не быть в бумажном чеке |
| Фискальный признак документа — ФПД | Обычно это 10 цифр в таком формате: ФПД 5632134565 |
| Адрес электронной почты отправителя чеков | Электронный адрес оператора фискальных данных или владельца кассы, если он сам отправляет электронные чеки покупателю
В бумажных чеках на очную оплату не указывают |
Блок 4. Информация о кассире
| Должность, ФИО кассира, его ИНН, если есть | Сведения о сотруднике, который принял оплату от покупателя. При продаже через вендинговые автоматы и при оплате через интернет эти данные не указываются В бумажном чеке ИНН может не быть |
Блок 5. Информация о проданных товарах, работах, услугах
| Наименование товаров, работ или услуг | Указывают наименование каждого товара, работы или услуги |
| Количество товаров, работ или услуг | По каждому наименованию |
| Цена за единицу товара, работы, услуги с учетом скидок и наценок | В чеке должна быть цена с учетом скидок и наценок. Скидка рассчитывается в кассовой программе, передается на кассу и печатается в чеке |
| Признак предмета расчета | Указывают одно из значений: товар, подакцизный товар, работа, услуга, ставка игры, выигрыш, лотерейный билет, выигрыш лотереи, платеж или выплата, агентское вознаграждение
В бумажном чеке признака предмета расчета может не быть |
| Признак способа расчета | Указывают одно из значений: — полный расчет; — предоплата 100%; — предоплата; — аванс; — частичный расчет и кредит; — передача в кредит; — выплата кредита. |
Блок 6. Информация о суммах продаж, НДС и способах расчета
| Признак расчета | Бывают такие признаки расчета: — приход — при получении средств от покупателя; — возврат прихода — при возврате покупателю средств, полученных от него; — расход — при скупке товаров у физлиц без статуса ИП для перепродажи, например, смартфонов; — возврат расхода — получение от продавца-физлица без статуса ИП выданных ему денег в обмен на возврат его же товара |
| Форма расчета и сумма оплаты | Нужно указать, как были оплачены товары, работы или услуги — наличными, безналичными деньгами или другим способом: — сумма по чеку предоплатой — зачетом аванса и предыдущих платежей, если они были; — сумма по чеку встречным представлением. Например, обмен товара на такой же, когда расчета деньгами между сторонами нет; — сумма по чеку постоплатой — например, в кредит. Если товар оплачен кредитными деньгами, которые поступают на расчетный счет продавца из банка, продавец также должен выдать чек, а форма расчета будет безналичными |
| Стоимость товара, работы или услуги с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость | Если продавец не плательщик НДС либо если товар не облагается НДС, ставку налога можно не указывать
Если в чеке указано несколько товаров с разными ставками НДС, нужно перечислить все ставки и суммы по ним |
| Сумма расчета, итог | Итоговая сумма может состоять из нескольких значений. Например, часть суммы можно оплатить наличными, другую часть — безналичными, а оставшуюся часть — зачетом ранее внесенного аванса |
| Код товара | Если товар значится в перечне маркированных товаров, то учетная программа должна поставить его код |
Блок 7. Информация о покупателе
| Номер телефона либо адрес электронной почты покупателя | Эту информацию указывают, если: — чек отправляют покупателю в электронной форме при покупке в интернет-магазине; — при розничной продаже покупатель до момента расчета попросил прислать ему чек в электронной форме. |
Блок 8. QR-код
| QR-код | Код содержит реквизиты проверки кассового чека: дату и время расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер ФН, фискальный признак документа
Считать QR-код и найти чек можно с помощью бесплатного мобильного приложения «Проверка кассового чека» |
Реквизиты в блоках «Сведения о кассе» и «Сведения о владельце кассы» вбивают один раз — при регистрации онлайн-кассы. Эти данные берут в карточке регистрации ККТ, которая хранится в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой.
Требования к наименованию товаров, работ, услуг в чеках с 2021 года
Компании и ИП при расчетах с покупателями должны вбивать в чек номенклатуру — наименование товаров, работ или услуг и их количество. Описывать покупки нужно детально, чтобы клиент мог однозначно понять, за что именно он заплатил: «Молоко Коровкино, 1 л», «Филе курицы охл. 0,5 кг». Наименования «Молоко» или «Филе» недостаточно, так покупателю сложно идентифицировать покупку в чеке.
До 1 февраля 2021 года ИП на спецрежимах могли обойтись без подробностей и указывать в чеке только сумму покупки. Но сейчас этих послаблений нет.
Примеры, как стоит и не стоит указывать наименование товаров и услуг в чеке:
Нет жестких правил, как указывать название товара в чеке, но есть несколько общих требований.
По наименованию один товар должен отличаться от другого. Название товара должно быть максимально понятным, чтобы покупатель мог проверить свою покупку по чеку.
Например, магазин продает сливочное масло. Если других подобных товаров в магазине нет, можно указать в наименовании «Сливочное масло». Но если есть масло других производителей, разного веса, оно продается по разным ценам, то различия нужно указать в чеке. Это может выглядеть так: «Сливочное масло «Вологодское» 82% жирности 180 г».
Наименование товара должно быть не длиннее 128 символов без пробелов. Иначе оно будет обрезаться при передаче в налоговую. Если наименование превышает 128 символов, его можно сократить. Но покупателю все равно должно быть понятно, где какой продукт в чеке.
Если в момент оплаты наименование товара пока неизвестно, в чеке нужно указать признак способа расчета «Аванс». Например, клиент оплачивает обучение заранее и еще непонятно, какие конкретно услуги ему будут оказаны. Когда товар и количество товара станут известны, пробивается второй чек со способом расчета «Полный расчет».
Найти наименование товара, работ или услуг можно в справочниках: Общероссийском классификаторе продукции по видам экономической деятельности и Техническом регламенте таможенного союза для маркированных товаров.
В этих справочниках есть названия групп товаров и услуг, которые помогут определиться, из каких слов должно состоять наименование.
Кому не надо указывать название товара в чеке
Продавцы, которые не обязаны применять ККТ, могут не соблюдать правила заполнения чека.
В частности, к ним относятся:
- самозанятые;
- те, кто продает товары на розничных ярмарках с открытых прилавков, при продаже бумажной периодики, разносной торговле непродовольственными товарами, продаже в киосках мороженого, разливных безалкогольных напитков, молока;
- те, кто работает в удаленных областях.
Остальные ИП и компании должны указывать в кассовом чеке наименование товара, его количество и цену. Без этих реквизитов документ будет считаться неправильным.
Как создать базу товаров в кассе
Способ создания базы товаров зависит от кассовой программы, количества товаров и услуг у продавца. Всего их три:
- Вбивать название товаров вручную.
- Загружать файлы с наименованиями.
- Загружать наименования из электронных накладных.
Вбивать номенклатуру товаров вручную. Подходит, если вы торгуете небольшим ассортиментом товаров или оказываете ограниченный набор услуг — до 500 наименований. Товары или услуги заносятся вручную — либо в кассу, либо в учетный сервис. Брать данные можно из справочника товаров или с этикетки.
Загружать файлы с названиями в кассу или в учетную систему. Подойдет тем, у кого большой перечень товаров — более 500 наименований.
Номенклатуру можно взять:
- у бухгалтера — он выгрузит файл с названиями товаров из бухгалтерской программы;
- у поставщиков — они пришлют прайсы товаров, которые заказываете. Нужно загрузить в учетную систему прайс в формате Excel. На его основе сервис создает карточки товаров — так заполняется номенклатура.
Загружать названия товаров из электронных накладных. Этот способ подойдет тем, у кого в продаже маркированные товары или алкоголь. Современные кассовые сервисы интегрированы с ЭДО и ЕГАИС. Когда поступит электронная накладная, сервис распознает новую позицию, автоматически заведет на нее карточку и поставит на баланс.
Когда база товаров в кассе создана, можно вносить наименование в чек при продаже.
Кто и как должен заносить наименование товара в чек
Номенклатуру в чеке указывает кассир: все необходимые реквизиты кассового чека занесены в кассу при регистрации, нужно вводить только наименование товара, его количество, цену.
Внести товар в чек можно такими способами:
- Сканирование штрихкода — нужен сканер, а товар в базе должен быть со штрихкодом.
- Поиск по наименованию товара — если в кассе есть умный поиск. Достаточно ввести несколько первых букв, и касса найдет нужное наименование.
- Поиск в избранных товарах на экране онлайн-кассы — если вынести на панель самые популярные товары, при выборе соответствующей позиции касса внесет ее в чек.
- Голосовой поиск товара — работает на мобильных устройствах при использовании кассового приложения.
Когда кассир внес в чек наименование товара, останется указать количество товара и цену. Касса подсчитывает итоговую сумму чека.
Особенности чеков для отдельных видов деятельности
Разберемся, как печатать чеки в разных ситуациях:
- при оплате агентского вознаграждения;
- при продаже туристических туров;
- при внесении предоплаты;
- при продаже маркированных товаров.
Чеки за агентское вознаграждение. Нужно настроить кассу по агентской схеме — как именно это сделать, посмотрите в инструкции вашей ККТ, в разных моделях процесс может отличаться.
Такую кассу можно использовать и для продажи собственных товаров, работ, услуг, и для услуг, которые принадлежат принципалу. Это тот, кто поручает агенту совершать сделку от своего имени и за свой счет.
У агента в чеке должен быть дополнительный реквизит. Он зависит от формата фискальных данных, с которыми работает агент. Для ФФД 1.05 и для ФФД 1.1 правило такое:
- если собственных товаров, работ или услуг в чеке нет, указываем признак агента;
- если чек смешанный, указываем признак агента по предмету расчета к каждой позиции принципала.
При ФФД 1.2 признака агента нет вообще. Там всегда надо заполнять признак агента по предмету расчета, даже когда чек смешанный.
Если компания ставит в чеке признак агента, налоговая определяет, что итоговая сумма в чеке — это выручка принципала, а не агента. Поэтому выделять в чеке сумму вознаграждения агента не обязательно: его платит не клиент, а принципал.
Чеки турагентств. Турагентства настраивают кассу по агентской схеме. Чтобы печатать чеки с подробной номенклатурой, можно создать каталог с наименованиями для каждого вида услуг: подбор тура, оформление визы и так далее. Если услуги подробно описаны в договоре, его номер можно добавить в чек: «Продажа путевки по договору от 08.09.2021 № 115».
Чеки за предоплату. Чек на услугу должен выбить тот, кто ее оказал. Агенту достаточно пробить у себя предоплату. То есть у агента никогда не будет чеков на зачет аванса или предоплаты в случае с работами или услугами. А вот с товарами такое может быть — тогда чек на зачет предоплаты агент пробивает в момент передачи товара покупателю.
Если в чеке указано наименование услуги — «Продажа по договору № 115 от 08.09.2021», а все изменения по услуге будете фиксировать в приложении к договору, можно не перечислять, за что именно клиент внес предоплату, и оформить расчеты так:
- «Предоплата 100%» — если клиент внес полную предоплату;
- «Предоплата» — если клиент внес частичную предоплату.
Чеки при продаже маркированных товаров. Чек при продаже розничной маркированной продукции должен содержать реквизит «Код товара».
В бумажном чеке в строке «Код товара» будет стоять значение «М», а в электронной — код маркировки.
ОФД отправит чек с кодом товара в «Честный Знак». Без кода товара данные о продаже передавать нельзя. По нему оператор маркировки понимает, что товар продан, а уникальный код выводят из оборота. У некоторых продавцов до 20.04.2021 реквизита могло не быть — например, у интернет-магазинов.
Штрафы за ошибки в чеках
За ошибки в чеках можно получить предупреждение или штраф:
- для ИП или руководителя ООО — от 1500 до 3000 ₽;
- для организаций — от 5000 до 10 000 ₽.
Налоговая обращает внимание на реквизиты чека, например, при контрольной закупке или по жалобам покупателей, поэтому требования закона необходимо соблюдать.
Как ИП печатать правильные чеки с февраля 2021 года
Закон о контрольно-кассовой технике обязывает указывать наименования, но не объясняет, как они должны выглядеть (п. 1 ст. 4.7 Федеральный закон № 54-ФЗ).
Налоговая рекомендует называть товары и услуги так, чтобы у клиента не возникло сомнений, за что он заплатил деньги. При этом поле «Наименование предмета расчета» может вместить только 128 символов (таб. 5 прил. 2 к Приказу ФНС ММВ 7-20/229@).
Минфин советует пользоваться Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) или справочником, который вы ведете сами (письма Минфина РФ № 03-01-15/49971 и № 03-01-15/68652).
Эксперты сервиса Контур.Маркет советуют учитывать не только рекомендации госорганов, но и ориентироваться на то, как устроен ваш бизнес.
Ведете учет товаров, блюд или записей на услуги? Тогда пишите такие наименования, чтобы и вам было удобно отличить одно от другого в своем каталоге. И клиенту понятна покупка.
Смотрите примеры:
| Стрижка |
|
| Окрашивание |
|
| Маникюр |
|
| Диван |
|
| Изготовление мебели |
|
| Аренда |
|
Как создать каталог услуг и товаров
Зависит от кассы, которую планируете применять с февраля.
Если касса совместима с сервисом Контур.Маркет, создайте каталог в нем. С какими кассовыми программами совместим Контур.Маркет.
Маркет помогает заполнить каталог разными способами. У вас есть прайс в таблице Excel? Просто загрузите его в Маркет. Нет прайса? Есть ещё два варианта:
- Первый способ подходит магазинам, ассортимент которых имеет штрихкоды. Ваш товар наверняка есть в числе 3,5 млн позиций готового каталога Маркета. Отсканируйте штрихкод, Маркет найдет его в каталоге и создаст для вашего товара карточку. Если нет сканера, считывайте штрихкоды смартфоном с помощью приложения Контур.Сканер.
- Второй способ подходит сфере услуг и магазинам, которые продают товары без штрихкода. Добавьте услугу или товар вручную. Кстати, для товаров можете сгенерировать штрихкод прямо в сервисе. Подробнее о трех способах заполнения номенклатуры в Маркете.
Если ваша касса несовместима с Маркетом, уточните у производителя или продавца ККТ способы загрузки номенклатуры. У некоторых производителей ПО есть приложения, которое нужно установить на компьютер для загрузки каталога через флешку. Некоторые предоставляют вместе с кассой доступ к личному кабинету, чтобы загружать номенклатуру.
Заранее подумайте, будет ли вам удобно пользоваться выбранным решением и обновлять номенклатуру на кассе за пару минут, а лучше секунд. Это актуально для предпринимателей, у которых часто меняются цены или ассортимент.
Как передать каталог с наименованиями на кассу
Это тоже зависит от вашей онлайн-кассы.
Если у вас касса с сенсорным экраном, POS-терминал или фискальный принтер чеков, подключенный к ноутбуку. Значит номенклатуру передать можно из облачного сервиса или личного кабинета, который вам предоставили при покупке кассы.
Например, Контур.Маркет отправляет номенклатуру, как только в разделе «Кассы» нажмёте кнопку «Передать данные на кассы» (в других кассовых программах передача происходит иначе).
Если у вас кнопочная касса-калькулятор, могут быть разные варианты.
На кассы Атол 91Ф и 92Ф можно отправить номенклатуру из Маркета, как показано выше. Чтобы всё получилось, настройте интеграцию кассы с Маркетом. Это несложно, благодаря инструкции.
На кассы «Меркурий» каталог загружают через флешку. Предварительно нужно скачать на свой компьютер приложение MercBase, заполнить каталог и сохранить его на флешку. Смотреть пошаговую инструкцию от экспертов Маркета.
Закажите современную онлайн-кассу в готовом комплекте для малого бизнеса.
Узнать подробности
Можно ли с февраля работать на кнопочной кассе
Да, если разберётесь, как передавать каталог товаров и услуг на такую кассу. И если вас не пугает, что передавать номенклатуру понадобится всякий раз, как только изменится цена или ассортимент.
Искать товар по названию на кнопочной кассе неудобно, поэтому номенклатуру тоже лучше распечатать. Тогда вы сможете вводить на кассе номер товара, она найдет его в каталоге и автоматически поставит в чек его название.
Кроме того советуем заранее освоить, как предоставлять скидку на определенный товар или оформлять чек возврата. Комбинацию кнопок для этих действий сложно запомнить, можно распечатать инструкции и положить поближе к рабочему месту.
Подключите сервис Контур.Маркет с кассовой программой, чтобы соблюдать закон 54-ФЗ. Платите всего 1 рубль в год, если оказываете услуги и в каталоге их менее 50.
Узнать подробности
Лайфхак: как упростить работу на кнопочной кассе Атол 91Ф и 92Ф
Основные недостатки касс-калькуляторов в том, что нужно запоминать комбинации кнопок, а маленький дисплей не показывает чек целиком.
Этих неудобств можно избежать, если перевести кассу в режим фискального регистратора и использовать кассу только для печати чека. А формировать чеки вы можете на компьютере или ноутбуке в кассовой программе Контур.Маркета.
Что это даёт:
- Не надо распечатывать номенклатуру или запоминать коды товаров. В Контур.Маркет Кассе вы можете добавлять товары с помощью кнопок-плиток на экране, по штрихкоду или по поиску. Все способы добавления и удаления товара на кассе.
- Не придется держать под рукой инструкции по работе на кассе — Контур.Маркет Кассу легко освоить даже неопытному кассиру.
- Не нужно держать наготове своего технического специалиста. Если возникнет сложность, техподдержка Маркета оперативно поможет в чате. Круглосуточно и бесплатно.
Памятку о требованиях закона и решения для разных касс смотрите на странице Как ИП правильно печатать в чеке товары и услуги.
Обязательные реквизиты кассового чека и БСО в 2021 году
Федеральный закон 54-ФЗ регулирует применение контрольно-кассовой техники. Реквизиты кассового чека и бланка строгой отчётности заполняются в соответствии с этим документом.
В этой статье мы разберёмся, какие реквизиты кассового чека и БСО в 2021 году обязательны к заполнению.
Обязательные реквизиты кассового чека в 2021 году
Кассовый чек — это первичный учётный документ, отпечатанный с применением онлайн-кассы (ККТ нового формата). Чек может быть не только в печатном виде, но и в электронном, однако он обязательно должен содержать сведения о произведённом расчёте и соответствовать требованиям.
С 1 января 2021 года в кассовом чеке стало обязательным указание системы налогообложения, которая используется во время расчёта. А с 1 февраля 2021 года для индивидуальных предпринимателей, которые используют спецрежимы ПСН, УСН и ЕСХН, стало обязательным указание наименования товара.
Обязательные реквизиты указаны в ст. 4.7 54-ФЗ:
- наименование документа;
- порядковый номер за смену;
- дата, время и адрес осуществления расчёта;
- наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя-пользователя;
- идентификационный номер налогоплательщика пользователя;
- применяемая при расчёте система налогообложения;
- признак расчёта;
- наименование товаров, работ, услуг;
- сумма расчёта с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
- форма расчёта;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчёт с клиентом;
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта уполномоченного органа, где можно проверить факт записи этого расчёта и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты клиента в случае передачи ему кассового чека в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека в случае передачи клиенту документа в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения;
- QR-код.
В кассовый чек могут быть внесены дополнительные реквизиты с учётом сферы деятельности, в которой проводятся расчёты. Также уполномоченный орган может определять, какие реквизиты могут не указываться в документе.
Обязательные реквизиты БСО в 2021 году
Бланк строгой отчётности — это альтернатива кассовому чеку, которая не нарушает требования законодательства РФ. Согласно объяснению, данному в ст. 1.
1 54-ФЗ, БСО приравнивается к кассовому чеку и, как и чек, он может быть отпечатан или создан в электронном формате.
В бланке в обязательном порядке должны присутствовать сведения о расчёте, которые и подтверждают его осуществление.
Реквизиты бланка строгой отчётности не отличаются от тех, что обязательно должны присутствовать в кассовом чеке. Об этом сказано в п.1 ст. 4.7 54-ФЗ. И также БСО могут быть дополнены другими реквизитами, если того требует вид деятельности.
Контроль над использованием БСО
Использовать бланки строгой отчётности, отпечатанные в типографии могут лишь те, кто освобождён от применения онлайн-кассы. В остальных случаях, как и кассовые чеки, БСО должны быть отпечатаны с применением ККТ нового типа.
Контроль над использованием бланков строгой отчётности осуществляет уполномоченный орган, в данном случае ФНС. Сразу после формирования БСО, данные поступают в налоговую службу, а у налогоплательщика они хранятся на фискальном накопителе.
Штрафы за невыдачу БСО
Нарушения законодательства касательно выдачи бланков строгой отчётности считаются административными и влекут за собой предупреждение или наложение штрафов. Предусмотрены следующие наказания (в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ):
- за невыдачу БСО на должностных лиц накладывается штраф в размере 2 тысяч рублей, на юридических лиц — в размере 10 тысяч рублей;
- за неприменение онлайн-кассы на должностных лиц накладывается штраф в размере от 25% до 50% суммы расчёта, но не менее 10 тысяч рублей, на юридических лиц — от 75% до 100% суммы расчёта, но не менее 30 тысяч рублей.
Повторное нарушение (при сумме выручки без чека или БСО более 1 млн рублей) влечёт за собой приостановку деятельности на срок до 90 дней или дисквалификацию на два года.
Кроме того, наказание последует и за несоблюдение порядка и сроков хранения фискальных документов. Также нужно помнить, что бланк строгой отчётности — это первичный документ, а значит за его отсутствие могут быть наложены штрафы, предусмотренные ст. 120 НК РФ.
Для передачи фискальных данных по требованиям закона «О применении контрольно-кассовой техники» подходит онлайн-сервис «Астрал.ОФД». Кроме основной функции, программа обладает и другими возможностями, такими, как аналитика фискальных данных, отправка чеков по SMS и Email, мониторинг работы торговых точек.